淺談檔案的開放與利用

周承瑩

摘 要：檔案受到越來越多的重視，檔案的開放與利用已成為一種巨大的社會資源。分析檔案開放利用的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)檔案開放利用存在的問題。探討從法律的完善、社會環(huán)境的改善及各檔案館的管理服務(wù)提升的角度，如何更好、更深入、更全面的利用檔案，使檔案發(fā)揮其作用。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案開放；檔案利用

檔案如今已受到越來越多人的重視，它作為一種巨大的社會資源，正依法對社會開放，并逐步為全社會所廣泛利用。檔案中包括了各種各樣的信息，而信息開放的程度已經(jīng)成了一個(gè)社會開放程度的顯著標(biāo)志。檔案的開放和利用已經(jīng)成為一個(gè)非常重要的課題。

1 檔案開放利用工作概述

如今的檔案開放體系是檔案館—現(xiàn)行文件服務(wù)中心的“文檔一體”、“文檔互補(bǔ)”的開放格局；是檔案館—機(jī)關(guān)檔案室之間的全方位的系統(tǒng)的開放體系。這種開放體系的最終目標(biāo)是： 由“開放檔案”最終實(shí)現(xiàn)“檔案開放”——檔案形成之日便是開放之時(shí)；同時(shí)在開放之時(shí)要制定“安全例外”與“一般例外”，確保檔案開放“不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益”。 ①

（一）檔案開放利用的現(xiàn)狀

通過檔案的定義：檔案是自然人或法人在其社會活動中直接形成的，作為原始記錄按一定規(guī)律集中保存起來以備查考的具有物理載體的文獻(xiàn)。②檔案的保存目的就是用來查考，以此人們從中獲得歷史的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。按照允許開放利用范圍的大小，檔案可分為3種：開放的檔案、限制利用的檔案和保密的檔案。③

1、檔案館開放的檔案。根據(jù)《檔案法》 第十九條規(guī)定，開放的檔案有3種分類：第一，開放期等于30年，“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放”；第二，開放期小于30年，“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年”，《檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)一步規(guī)定：這幾類檔案可以隨時(shí)向社會開放；第三，開放期大于30年，“涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年”。

2、檔案館限制利用的檔案。此類檔案雖不向公眾開放，但可以在有限范圍內(nèi)為一定的目的提供利用。根據(jù)《檔案法》，開放期一般為自形成之日起滿30年，限制利用的檔案可分為兩類：第一，沒有到開放期的未開放的檔案?！稒n案法》第二十條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案……”第二，超過開放期而未開放的檔案?！稒n案法實(shí)施辦法》第二十條對此作了具體的規(guī)定：到了開放期但“涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其他到期不宜開放的檔案，其向社會開放的起始時(shí)間可以延長到檔案形成之日起滿50年，滿50年開放仍有可能對國家重大利益造成損害的，可以繼續(xù)延期開放。由此可見，超過開放期而未開放的限制利用的檔案也有一個(gè)開放期：大于等于50年。

3、保密的檔案。這類檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)僅供特定范圍內(nèi)的檔案利用者利用的檔案。國家檔案局、國家保密局1991年9月27日發(fā)布的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》第二條規(guī)定：如果原檔案形成機(jī)關(guān)、單位認(rèn)為仍屬國家秘密的，應(yīng)當(dāng)自該檔案形成屆滿30 年之日前的6 個(gè)月，以文書形式通知同級檔案行政管理機(jī)關(guān)和國家檔案館延長保密期限。對于建國前后形成滿30 年的已經(jīng)解密的檔案和未定密的其他檔案，原則上應(yīng)該開放利用。但是有“安全例外”和“一般例外”。在《暫行規(guī)定》第七條列舉了20 款“例外”，例外是指開放利用時(shí)需要限制和控制的。

2 積極開展檔案開放利用工作的作用

1、有利于政府實(shí)施“信息公開”制度，有利于體制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開。信息公開是有關(guān)保障公民了解權(quán)和對了解權(quán)加以必要限制而組成的法律制度。

“信息公開”制度的具體要求有，行政許可機(jī)構(gòu)將有關(guān)行政許可的資料和信息向社會公開，機(jī)關(guān)集體作出的重大許可決定也必須自覺地向社會公開其決議過程，從中可以看出要將這些信息向社會公布，便要借助檔案。這些信息是保存在檔案之中，這類行政檔案的公開利用就關(guān)系到政府信息公開制度的完善情況了。

政務(wù)公開的主要內(nèi)容是政務(wù)信息的公開，而政務(wù)信息的主要存在形式是現(xiàn)行文件或未到進(jìn)館年限的檔案。我國實(shí)行改革開放以來，倡導(dǎo)行政公開辦事原則，逐步推行了信息公開制度。由于我國的具體國情，政務(wù)公開制度是從“村級事務(wù)”開始的。村務(wù)公開的重點(diǎn)是財(cái)務(wù)公開村級財(cái)政公開的內(nèi)容，主要包括財(cái)務(wù)計(jì)劃及其執(zhí)行情況、各項(xiàng)收入和支出、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、收益分配、代收代繳費(fèi)用、小電費(fèi)、以資代勞情況以及群眾要求公開的其他財(cái)務(wù)事項(xiàng)。1998年6月美國總統(tǒng)克林頓訪華。6月27日隨同訪華的專家在湖南省雙峰縣四個(gè)村參觀時(shí)，既不聽情況介紹，也不看準(zhǔn)備好的材料，而是徑直走進(jìn)村檔案室，通過檔案了解中國基層的民主建設(shè)和村民自治情況。村務(wù)公開所要向人們公開的許多信息，許多內(nèi)容都忠實(shí)地記載在檔案和文件之中，村務(wù)信息公開的重要內(nèi)容就是檔案公開。

2、有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案最重要的功能就是以備人們利用查考，當(dāng)我們充分意識到檔案的重要性以及其價(jià)值后，如何利用就成了需要思考的問題。在檔案事業(yè)的發(fā)展中，較好地開展檔案開放利用工作正是檔案事業(yè)發(fā)展的標(biāo)志。檔案利用工作是檔案工作價(jià)值的直接體現(xiàn)，是檔案工作的成果。而檔案開放工作就是讓更多人利用更多的檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案的開放與利用體現(xiàn)了整個(gè)檔案工作的價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3、有利于各檔案館、檔案室在實(shí)踐中提高檔案工作水平。檔案利用工作質(zhì)量的優(yōu)劣，成為衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)工作開展程度及其質(zhì)量高低的主要標(biāo)準(zhǔn)。人們利用檔案通常是到檔案館或是在單位中的檔案室，如果檔案館（室）的開放利用工作做得不好，那么就會影響其檔案工作水平。而對社會開放檔案，并且鼓勵人們多去了解。去利用開放的檔案的人多了，自然能夠在實(shí)踐中提高檔案館（室）檔案工作水平。

3 如今檔案利用開放工作存在的問題

從現(xiàn)在各方面看，人們利用檔案的范圍比較廣泛，要求也越來越高。檔案作為寶貴的信息資源，發(fā)揮著其查考價(jià)值，滲透到人們的生活之中。但是同時(shí)，不得不說，檔案開放利用工作存在一些問題。

1、檔案開放利用的速度遲緩。1980年中共中央作出關(guān)于開放歷史檔案的決定。1987年我國頒布了《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“各級國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。”我國檔案開放工作在世界上來說算是比較晚的。1794年法國政府以法令的形式宣布法國所有公共檔案館實(shí)行開放原則。19世紀(jì)后，歐洲各國逐步將其公共檔案館向公眾和社會開放。與國外不同的是，我國不僅起始開放的時(shí)間較晚，并且從決定開放到真正實(shí)施的持續(xù)時(shí)間較長。我國雖然在1980年就規(guī)定開放檔案，但時(shí)至今日，檔案仍沒有達(dá)到開放的目標(biāo)。

2、檔案開放利用的深度和廣度不夠。我國明清以前的歷史檔案很少，利用檔案來展現(xiàn)歷史的風(fēng)貌以及還原歷史真相很難辦到。加上現(xiàn)代的檔案大都市機(jī)關(guān)檔案，反映“民間文化”的檔案少之又少，造成檔案的利用率不高。這雖然與利用者的需求有關(guān)，但更主要的問題是檔案工作者對檔案信息資源的開放程度。目前檔案開放利用的深度和廣度不能滿足人們對檔案中寶貴信息資源的開發(fā)和利用的需要。

4 如何擴(kuò)大檔案開放，提高檔案利用

（一）擴(kuò)大開放

1、推進(jìn)法制建設(shè)，完善檔案法規(guī)，檔案的開放需要一個(gè)較好的法律環(huán)境和法律保護(hù)，檔案的收集，保管，利用都需要法律的保護(hù)，需要一系列的法律、條例、規(guī)范、規(guī)定等組成完整的法律體系，明確的執(zhí)法程序和相應(yīng)的全民檔案法律意識及良好的法律環(huán)境。大力宣傳《檔案法》、《保密法》，使人們自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護(hù)國家、集體和個(gè)人合法權(quán)益。有了良好的執(zhí)法環(huán)境，對于檔案的開放十分有益。作為檔案工作者，要利用法律的手段，加大檔案開放力度。并且在法律允許的范圍內(nèi)，拓寬開放空間。

2、構(gòu)建良好社會環(huán)境。在全社會營造尊重歷史，重視檔案的氛圍，增強(qiáng)人們對于檔案信息資源的需求。隨著改革開放，社會對檔案需求越來越大，檔案被越來越多的人認(rèn)知并利用。在這樣的形勢下，在社會中宣傳檔案信息資源的優(yōu)勢。檔案信息資源是社會原始活動的記錄，客觀地反應(yīng)歷史面貌和人們的思想活動的特點(diǎn)。我們需要營造人們對社會信息的需要，使人們了解到檔案中的資源可以滿足人們不同需求，為檔案開放營造良好的環(huán)境。逐步深化人們對檔案性質(zhì)和價(jià)值認(rèn)識是有利于檔案開放的。

3、擴(kuò)大現(xiàn)行文件的開放。作為檔案開放職能的延伸，我國許多綜合性檔案館承擔(dān)起開放現(xiàn)行文件的職能。現(xiàn)行文件的本質(zhì)是提高和保障我國公民知情權(quán)，加強(qiáng)政務(wù)信息共享，促進(jìn)社會主義物質(zhì)文明，政治文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展。④開放政府的現(xiàn)行文件，不僅保障公民的知情權(quán)，提高政府工作透明度，還推進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)工作的開放與檔案管理的開放，推進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）提高利用

1、確保提供高質(zhì)量的信息。高質(zhì)量的信息是檔案事業(yè)發(fā)展的源泉。因此在做檔案收集工作時(shí)，就要把好關(guān)，努力豐富優(yōu)化館藏，在數(shù)量和質(zhì)量方面都要注意。在接收檔案時(shí)不管是現(xiàn)行單位的檔案還是撤銷單位的檔案都要顧全，特別是歷史檔案的收集，不光是紙質(zhì)檔案，還有一些特殊載體檔案如甲骨檔案，金文檔案等；以及一些相關(guān)的資料，如地方志，文集，家譜等。這樣保證了館藏的數(shù)量與質(zhì)量的豐富從而提高檔案信息資源的質(zhì)量，吸引更多人利用檔案。

2、提供一流的服務(wù)。這就包括了檔案人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，檔案利用的環(huán)境，以及設(shè)備。檔案人員的素質(zhì)也成為提高檔案利用的一個(gè)要素，能夠與檔案需求者很好的溝通，從而提高他們的滿意度非常重要。利用檔案時(shí)的設(shè)備條件要符合快速，便捷，這也是國家和檔案部門需要努力的地方。另外，檔案部門可以簡化手續(xù)，使用電子檢索系統(tǒng)提高檔案利用時(shí)的效率。

3、使檔案利用進(jìn)入社會各個(gè)階層。檔案館是檔案事業(yè)的主體，可以通過檔案館將檔案工作的管理制度，技能讓全社會知曉。使檔案工作進(jìn)入社會各領(lǐng)域、各層面，尤其是新領(lǐng)域的管理。例如：近年來興起的民營企業(yè)檔案、農(nóng)業(yè)與農(nóng)村檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案、證券檔案以及當(dāng)前的熱門話題信用檔案等等，檔案部門面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇。使檔案服務(wù)層面變廣，提供服務(wù)不論地位，不講學(xué)歷和政治傾向，不看職業(yè)。只有讓檔案進(jìn)入到各個(gè)階層，各個(gè)領(lǐng)域，才能引起人們對檔案查考興趣，使人們充分利用檔案，提高檔案的利用率。

總之，在我國高速發(fā)展的今天，在透明度原則的要求下，我國的檔案的開放工作受到了挑戰(zhàn)。我國檔案信息開放利用還需要進(jìn)一步的改善提高，需要檔案人員的思想的解放創(chuàng)新，以及全社會的努力，營造利用檔案信息資源的氛圍。

參考文獻(xiàn)

[1]吳文革：《構(gòu)建檔案開放的系統(tǒng)體例》，《檔案學(xué)通訊》2003年第3期第12頁。

[2]王向明：《檔案管理學(xué)原理》，上海大學(xué)出版社2009年9月第一版第9頁。

[3]劉國能等：《檔案利用學(xué)》，中國檔案出版社1996年7月第一版第71頁。

[4]王向明：《檔案管理學(xué)原理》，上海大學(xué)出版社2009年9月第一版第306頁。