新形勢下高職院校檔案管理工作探究

蔡偉

摘 要：檔案管理是高職院校日常管理的一項(xiàng)重要組成部分。雖然隨著社會(huì)的發(fā)展，高職院校檔案管理工作水平明顯提高，然而就現(xiàn)在的發(fā)展形勢與速度來看，高職院校的檔案管理工作與時(shí)代的需求有著顯著的差距。本文是在分析新形勢下以及檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對(duì)高職院校檔案管理提出一些更為合理的改進(jìn)途徑。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案；管理工作；發(fā)展

高職院校的檔案管理工作涉及全校各方面的工作內(nèi)容，因此，管理過程中的方方面面都要得到重視。高職院校本身所屬范疇導(dǎo)致其與普通本科院校有著較大差距，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工作崗位設(shè)置和工作人員配置各方面也不盡相同。因此，對(duì)于檔案管理工作的投入力度自然不如本科院校的力度大，兩者之間的人力、物力和財(cái)力懸殊較大，加上高職院校的工作重心不再檔案管理上，對(duì)于檔案管理制度的完善缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范，不能盡快適應(yīng)這個(gè)信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代。這些方面的問題匯聚成了一條洪流，成為高職院校管理工作成長與發(fā)展道路上的一大障礙。因此，各大高職院校必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。

1 檔案管理工作的存在意義

（一） 檔案真實(shí)的記錄著高職院校的發(fā)展歷程

高職院校的檔案，不僅記錄著學(xué)校內(nèi)部的黨政工作，更是對(duì)學(xué)校內(nèi)部一切教學(xué)活動(dòng)和管理工作的原始記錄憑證。只要是稱得上完善的高職院校檔案，必然是包含著整個(gè)學(xué)校的各種教育教學(xué)活動(dòng)和校務(wù)管理活動(dòng)過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個(gè)院校的發(fā)展歷程以及發(fā)展水平，對(duì)高職院校的改革發(fā)展，推陳出新，有著寶貴的參考價(jià)值。

（ 二） 檔案銜接著高職院校的各項(xiàng)工作

具體來說，高職院校的檔案不僅能夠?yàn)楦魑活I(lǐng)導(dǎo)了解本校歷史，基于此狀，提供改進(jìn)的借鑒價(jià)值。更重要的是，由于檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變?yōu)闄n案。因而，無論是高職院校的管理部門還是教學(xué)部門，如果能夠?qū)Ρ拘n案進(jìn)行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度或是教學(xué)工作的針對(duì)性和具體性。高職院校的科研和教學(xué)以及管理工作都和學(xué)校一樣有著連貫性的特點(diǎn)，將檔案完整的保存下來，對(duì)學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)工作都能起到銜接作用。

（ 三）檔案是評(píng)估學(xué)校人才培養(yǎng)水平的重要依據(jù)

對(duì)高職院校辦學(xué)質(zhì)量的評(píng)估檢查需要大量的事實(shí)文件材料做為依據(jù)。因此，掌握著學(xué)校辦學(xué)歷程、規(guī)模發(fā)展、師資建設(shè)、專業(yè)設(shè)置和教學(xué)質(zhì)量等方面，對(duì)學(xué)校的管理制度、辦學(xué)理念、資源的持有情況等面面俱存的檔案就成為了評(píng)估專家的手中寶。評(píng)估專家通過檔案能夠直接了解整個(gè)高職院校的發(fā)展水平，因此檔案對(duì)高職院校的地位聲望有著重要影響。

2 新形勢下高職院校檔案管理工作面臨問題

（一）在校地位得不到提高

雖然高職院校已經(jīng)把檔案管理明確歸為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是由于檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，導(dǎo)致學(xué)校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至教師都對(duì)檔案管理工作對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的效益和價(jià)值抱有懷疑態(tài)度。因此，在大多高職院校中，檔案管理工作處在一個(gè)不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。雖然各校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作給予了高度的重視，但是在實(shí)際扶持工作的落實(shí)中，檔案管理工作的實(shí)際職能和作用被削弱，處于一個(gè)較為低下的位置。這種人為的不重視，容易導(dǎo)致面臨檢查、審核、評(píng)估的時(shí)候，這些院校都會(huì)選擇突擊編造完成檔案，毀壞了檔案的真實(shí)性。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不合格

據(jù)調(diào)查顯示，雖然部分高職院校已經(jīng)開始聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多高職院校的檔案管理人員不是科班出身，甚至有些人員并沒有接受過高等教育，專業(yè)知識(shí)與技能水平過低，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握能力也很低。就此影響了檔案管理工作的速度與質(zhì)量，最終影響高職院校管理水平的提高。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

雖然當(dāng)前電腦的普及程度已經(jīng)很高了，各大高職院校也在辦公室配備了現(xiàn)代化辦公設(shè)備諸如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等，但是對(duì)于檔案管理這種地位不高的部門，配備的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的電腦用來進(jìn)行檔案的錄入，一些陳舊的電腦無法安裝最新的軟件，影響了檔案管理的現(xiàn)代化。甚至有些高職院校沒有給予檔案管理足夠的辦公庫房空間，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提高。而且現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，電子檔案已經(jīng)開始流行，而高職院校內(nèi)部還是因循守舊用著紙質(zhì)檔案，不利于越來越多的檔案保存。這種繁重的工作量導(dǎo)致在進(jìn)行檔案的收集、整理與分類的過程中，工作人員出現(xiàn)倦怠情緒，出錯(cuò)率也驟然上升，影響檔案質(zhì)量。

3 新形勢下的高職院校檔案管理工作改進(jìn)途徑

（一）落實(shí)對(duì)檔案管理工作的重視

只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是高校檔案管理工作有效進(jìn)行的重要依據(jù)。高職院校的上級(jí)部門如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃為目的，這樣才能引起相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為檔案管理人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案對(duì)于教育健康發(fā)展的重要性，從而引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、重視檔案管理工作，讓檔案管理向著規(guī)范化發(fā)展，不斷為教育事業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二） 完善歸檔制度，規(guī)范化收集檔案

高職院校檔案人員都應(yīng)當(dāng)掌握檔案管理技能，強(qiáng)化檔案意識(shí)，學(xué)習(xí)了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校具體實(shí)際情況，對(duì)檔案材料的收集整理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。兼職檔案員通過各種途徑，對(duì)所屬部門應(yīng)歸檔的材料要按照相關(guān)預(yù)立卷規(guī)定，保證按時(shí)、按質(zhì)建立預(yù)立卷，從而確保專職檔案員能對(duì)檔案管理工作的順利開展。檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案收集工作，并認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（三） 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

如今高職院校最缺少的就是復(fù)合型的檔案管理人才，專業(yè)知識(shí)與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案管理工作水平。因此，雙管齊下的培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力，為檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是校內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養(yǎng)與提高他們的職業(yè)道德與思想素質(zhì)，努力打造一支德才兼?zhèn)涞母呒寄堋⒏咚刭|(zhì)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。

（四） 轉(zhuǎn)變工作思路，提高檔案利用率

糾其根本來講，高職院校的檔案管理工作屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，其根本任務(wù)是為高職院校的其他管理事務(wù)服務(wù)的，也是為了高職院校的工作水平提高而服務(wù)。為了完成這項(xiàng)職能，必須科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開展檔案管理工作的調(diào)查與研究工作，多方面的進(jìn)行檔案編研工作，力爭把檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

4 結(jié)束語

當(dāng)前我國檔案管理工作正朝著數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的方向前進(jìn)，面對(duì)瞬息萬變的新形勢，各大高職院校必須緊緊依托現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)各大院校之間的聯(lián)系，齊心協(xié)力做好檔案工作，向著更美好的未來邁進(jìn)！

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