環(huán)保部門檔案的管理與利用研究

楊濤+唐春蓮

摘 要：隨著環(huán)保事業(yè)的不斷發(fā)展，環(huán)保檔案管理工作也取得了很大進(jìn)步，由原先的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案。而且隨著各個(gè)行業(yè)的逐漸發(fā)展，環(huán)保檔案的需求量也逐漸增多，當(dāng)前環(huán)保檔案管理工作成為了社會(huì)比較關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題，如何對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理是當(dāng)前環(huán)保部門的一項(xiàng)重要工作。本文主要對(duì)環(huán)保檔案管理和利用中存在的問(wèn)題進(jìn)行了具體分析，并提出了具體的完善對(duì)策，希望給當(dāng)前的環(huán)保檔案工作提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞：環(huán)保部門；檔案管理和利用；對(duì)策

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，隨之而來(lái)的環(huán)境問(wèn)題也逐漸增多，為此我國(guó)提出了建設(shè)生態(tài)文明社會(huì)的主張，只有加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)工作，才能促進(jìn)現(xiàn)代化社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。環(huán)保部門在這個(gè)過(guò)程中發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用，要不斷提高環(huán)保部門的檔案管理意識(shí)，改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案管理的水平，以充分發(fā)揮檔案管理在環(huán)保工作中的重要作用。

1 環(huán)保檔案的內(nèi)容以及檔案管理的重要性

1.1 環(huán)保檔案的內(nèi)容

環(huán)保檔案是指各級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其直屬單位，在環(huán)境保護(hù)工作中直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。

1.2 環(huán)保檔案管理的重要性

環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境保護(hù)工作開展時(shí)，對(duì)環(huán)境保護(hù)工作過(guò)程形成的文件資料進(jìn)行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對(duì)象是環(huán)境保護(hù)文件資料，是環(huán)境保護(hù)工作的信息載體。配備專業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在下列方面：一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以為環(huán)保工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。在環(huán)境保護(hù)工作過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過(guò)收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進(jìn)行管理和保存，是有價(jià)值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境保護(hù)工作者進(jìn)行環(huán)境保護(hù)目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。另一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以提高環(huán)境保護(hù)工作效率。環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理歸類，形成環(huán)保檔案庫(kù)。當(dāng)工作需要時(shí)，可以有針對(duì)性地及時(shí)提供完整資料，迅速解決工作中的問(wèn)題。

2 環(huán)保檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作不充分

目前，環(huán)保單位由于人員配備不足、場(chǎng)地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進(jìn)而使得檔案資料分散，信息不全。

2.2 檔案管理人員的素質(zhì)偏低

配備專業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻缺乏專業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當(dāng)前信息化時(shí)代，專業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，還必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)管理環(huán)保檔案，這給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)[2]。

2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善

環(huán)保檔案具有信息來(lái)源太多、信息量巨大、信息累成復(fù)雜等特點(diǎn)，信息管理難度大，因而對(duì)信息進(jìn)行制度化、規(guī)范化十分重要，然而，目前并沒(méi)有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無(wú)論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據(jù)。另外，由于靠層層上報(bào)匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。

3 完善環(huán)保檔案管理工作的主要對(duì)策

3.1 提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)

首先，分管檔案工作的主要領(lǐng)導(dǎo)要有足夠的認(rèn)識(shí)，要為實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，投入一定經(jīng)費(fèi)，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)，克服傳統(tǒng)保守的習(xí)慣，破除應(yīng)用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強(qiáng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行革新和完善。

3.2 建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，是新形勢(shì)下檔案工作進(jìn)展的必定走勢(shì)和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實(shí)施，必將給檔案工作帶來(lái)長(zhǎng)足的進(jìn)展和巨大的變革，因此，要加速標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，積極組織貫徹實(shí)施。國(guó)家環(huán)境保護(hù)總局制定頒發(fā)的《中國(guó)環(huán)境保護(hù)檔案分類規(guī)范》、《中國(guó)檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》為加強(qiáng)我國(guó)環(huán)境保護(hù)檔案工作、科學(xué)地管理環(huán)境保護(hù)檔案、統(tǒng)一環(huán)境保護(hù)檔案分類檢索、實(shí)現(xiàn)環(huán)境保護(hù)檔案的分類檢索系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！吨袊?guó)檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》其分為九大類，作為統(tǒng)一的微機(jī)信息管理分類標(biāo)識(shí)，符合環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點(diǎn)[2]。運(yùn)用《環(huán)保檔案分類表》（簡(jiǎn)稱）分類類目標(biāo)識(shí)，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類表分類類目標(biāo)識(shí)所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，做到信息分類符合環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機(jī)聯(lián)系，便于微機(jī)信息管理。

3.3 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)在社會(huì)上普遍缺乏復(fù)合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機(jī)技術(shù)又有檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，例如有的單位雖配備了微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，由于缺少專業(yè)人員，結(jié)果微機(jī)僅起到條目輸入、統(tǒng)計(jì)等簡(jiǎn)單功能，極個(gè)別的還使其常年閑置，不能充分地發(fā)揮其在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化中應(yīng)有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的開展，所以環(huán)保檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否則環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實(shí)現(xiàn)，這是前提條件。實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作人員提出了更高更嚴(yán)的要求，要求檔案工作人員相應(yīng)地調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，至少要做好 3 個(gè)方面的工作：一是掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，要求對(duì)環(huán)保科技知識(shí)和科技檔案管理知識(shí)的掌握，沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)知識(shí)，環(huán)?？萍嘉墨I(xiàn)編撰難以開展；二是掌握相近和相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這是由當(dāng)代科學(xué)技術(shù)高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學(xué)科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實(shí)決定的；三是掌握計(jì)算機(jī)、微縮、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的工作原理并能進(jìn)行熟練的操作。

3.4 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)

一是加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?，F(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)置是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在環(huán)?？萍紮n案工作現(xiàn)代化建設(shè)中，需不斷加大檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。二是選擇比較好的科技檔案管理系統(tǒng)，提高使用效率。全國(guó)己開發(fā)了幾十種類型、各個(gè)層次的科技檔案管理實(shí)用系統(tǒng)軟件，由于開發(fā)歷史相對(duì)較短，缺乏統(tǒng)一管理，在設(shè)計(jì)方面有著諸多不足。如設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范及設(shè)計(jì)語(yǔ)言不相同，造成軟件開發(fā)出來(lái)之后兼容性差，難以實(shí)現(xiàn)各檔案館（室）之間的信息和資源共享；科技檔案計(jì)算機(jī)管理軟件低水平重復(fù)開發(fā)，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財(cái)、物的大量浪費(fèi)，沒(méi)有一家能形成規(guī)模打開市場(chǎng)，行銷各地。因此，選擇使用相對(duì)較先進(jìn)，適合自身使用的軟件至為關(guān)鍵。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，環(huán)保工作是當(dāng)前的一項(xiàng)熱點(diǎn)問(wèn)題，環(huán)保檔案管理在環(huán)保工作中發(fā)揮著非常重要的作用，只有不斷提升環(huán)保檔案管理的意識(shí)，提升環(huán)保檔案管理水平，才能促進(jìn)環(huán)保工作更好的發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)生態(tài)文明社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李亞容. 環(huán)境保護(hù)部門中企業(yè)環(huán)保檔案的管理研究[J]. 環(huán)境科學(xué)與管理，2014，（09）：35-37.

[2]張愛華. 基層環(huán)保部門檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 山西檔案，2011，（06）：31-32.