淺談醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需求

李琦芳

摘 要：伴隨著科技發(fā)展的熱潮以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于應(yīng)用型人才的需求量大大增加，為了更好的利用人才，挖掘出各類人才的潛能，以便使他們更好地服務(wù)于社會(huì)，做好人事檔案的管理工作是十分必要而且極為迫切的。目前，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化的管理是做好社會(huì)工作的關(guān)鍵。本文主要對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題以及優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行闡述，以期能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：新形勢；醫(yī)院；人事檔案管理；措施

由于我國國民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，所有單位的歷史檔案的保管工作亦產(chǎn)生了前所未有的變化。各級(jí)各類部門檔案管理行為正逐漸趨于規(guī)范化、科技化，由此對(duì)我們的歷史檔案存儲(chǔ)保管、現(xiàn)實(shí)運(yùn)用過程擬訂了更先進(jìn)的考核基準(zhǔn)。歷史檔案的內(nèi)容包括每個(gè)人的歷史資料記錄及其各種相關(guān)證件，它如實(shí)、清晰地地記載著每個(gè)人各個(gè)階段的政治表現(xiàn)、品德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、學(xué)識(shí)深淺、工作業(yè)績等各種情況。給組織管理部門完整地、客觀地審核、考驗(yàn)及啟用所需人才提供歷史檔案依據(jù)。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事櫸案資料的真實(shí)性和完整性不足

人事檔案是由醫(yī)院的每一位工作人員的全面信息組成的，對(duì)于信息的收集是檔案管理工作的重要核心，在人事檔案的記錄過程里，由于會(huì)涉及到之前的信息，因此信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性無法查證，并且在信息填寫時(shí)會(huì)因書寫的不規(guī)范導(dǎo)致信息出現(xiàn)誤差，大大降低了檔案管理的可靠性與合理性。如今大部分的檔案記載都是以陳舊的資料為主的，記錄的是一些工作者的過往，不能夠客觀地反映出工作人員的實(shí)際能力與素質(zhì)，例如服務(wù)態(tài)度、工作效率等，這些都是需要長時(shí)間觀察才能發(fā)現(xiàn)的，以此來作為升職加薪的重要參照，這些在人事檔案中是很少體現(xiàn)的。

（二）人事檔案管理制度較為陳舊

由于社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)對(duì)于實(shí)踐型人才的需求每日俱增，人才的流動(dòng)性也是非常的頻繁，適當(dāng)?shù)娜瞬帕鲃?dòng)對(duì)于醫(yī)院是有利的，可以為醫(yī)院注入一些新鮮的血液，改變一些傳統(tǒng)的管理模式，由于受到傳統(tǒng)制度的影響，醫(yī)院的人事檔案管理方式比較落后，不能適應(yīng)新形勢的需要。對(duì)于人事制度的創(chuàng)新可以為檔案管理工作帶來巨大的突破，但是在一些醫(yī)院里，人事檔案的管理體制并沒有得到創(chuàng)新與改進(jìn)，甚至出現(xiàn)任意涂改的現(xiàn)象。對(duì)于醫(yī)院檔案管理的考核體系也不夠前衛(wèi)，并沒有把人事檔案的管理作為目標(biāo)來實(shí)施考核，關(guān)于醫(yī)院的人事管理制度也不夠創(chuàng)新，或者是沒有將制度全面貫徹，這些都是限制人事檔案管理工作順利開展的因素。

（三）人事檔案的管理手段較為陳舊

人事檔案所包含的是工作人員的經(jīng)歷和如今的成績，包括工作人員的私密信息，所以需要專門的人員進(jìn)行管理，并且把他們單獨(dú)地存放起來，人事檔案信息的收集會(huì)需要一段時(shí)間，所以檔案管理的工作量會(huì)有些大，以往的收集整理都是利用傳統(tǒng)的手工方式，這種陳舊的方法己經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展了。同樣也不適用于檔案信息管理，部分醫(yī)院的信息化條件還不夠高，缺少對(duì)信息管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完善。而以手工整理人事檔案資料，是不利于網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展的，也不利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率還比較大，使檔案缺乏真實(shí)性。這是因?yàn)獒t(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還未察覺到檔案管理的重要性，因此在檔案管理方面的資金投入較小，所以檔案管理的設(shè)施比較老舊。

2 新形勢下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的方法

（一）加強(qiáng)人事檔案的程序化管理

我國當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)模式的構(gòu)建，還有人事管理制度改革的不斷推進(jìn)，其都給社會(huì)檔案的管理過程充實(shí)進(jìn)了嶄新的內(nèi)涵，而且對(duì)此項(xiàng)工作制定出了更為嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)實(shí)這樣一個(gè)嶄新的歷史階段，我們一定要展望未來，利用更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、全新的觀念做好干部檔案管理工作，尤其是要遵循檔案管理業(yè)務(wù)的特?cái)?shù)化要求，力推其程序化管理進(jìn)程，依照相關(guān)的規(guī)范化管理流程、超常化思維及有關(guān)法律條例及執(zhí)行程序體系確確實(shí)實(shí)履行好歷史檔案的管護(hù)職責(zé)。要完成此項(xiàng)管理任務(wù)，亟待要求現(xiàn)階段的歷史檔案保管人員仔細(xì)揣摩關(guān)于歷史檔案保管的所有歷史檔案管護(hù)的工作條例、運(yùn)作體系，徹底改善執(zhí)行管理?xiàng)l例的業(yè)務(wù)運(yùn)作水平及增強(qiáng)管理實(shí)踐能力；第二，須樹立規(guī)范化管理觀念，完善所有工作程序，理順業(yè)務(wù)運(yùn)作流程。達(dá)到對(duì)所有歷史檔案保管工作科學(xué)化執(zhí)行、檔案查閱程序嚴(yán)格化、科學(xué)化、檔案分類規(guī)范化。而且在此基礎(chǔ)上，還要認(rèn)真落實(shí)人事檔案管理制度及規(guī)范，也就是：查看檔案資料流程、資料入檔控制流程、審查驗(yàn)正執(zhí)行程序、不同地域查閱方法、資料保密控制程序、檔案封存建檔告知條例，促使歷史檔案資料的保管工作按照章程依法實(shí)施。

（二）強(qiáng)化人事檔案的信息化管理模式

人事檔案資料作為一類現(xiàn)成的寶貴信息存儲(chǔ)資源，僅在運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行科學(xué)的管理時(shí)，方可在當(dāng)今的信息化時(shí)代中完整展示其應(yīng)有的價(jià)值。在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，其不僅給人事檔案管理過程帶來了全新的提質(zhì)機(jī)遇，亦給擴(kuò)大人事檔案管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域、流程、方法賦予了完整的技術(shù)支撐，人事檔案管理業(yè)務(wù)只有立足于人力、程序及管理工藝三項(xiàng)內(nèi)容最佳融合的管理構(gòu)架基礎(chǔ)之上，方有希望達(dá)到檔案保管和使用過程的科學(xué)化及時(shí)消化。其當(dāng)使用微機(jī)對(duì)歷史檔案中的信息資料進(jìn)行處理、整合、凝煉，以達(dá)到對(duì)檔案內(nèi)容處理的信息模式運(yùn)作化，如此不但可促使檔案管理人員有效克服不得不進(jìn)行繁瑣反復(fù)人工操作的麻煩，還可大幅度增強(qiáng)檔案工作運(yùn)作效率，也有力促使了檔案資料信息技術(shù)利用的區(qū)域、傳遞速率、操作模式的持續(xù)更新和優(yōu)化，并且使歷史檔案管護(hù)邁入了嶄新的階段。

（1）基于歷史檔案管理時(shí)加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍，可以有效地完成歷史檔案信息化的保管，有利于及時(shí)地、精確地、方便地查詢到每位員工的歷史記錄，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做人事調(diào)動(dòng)的決定提供相關(guān)的數(shù)據(jù)材料。

（2）建立回檔通知業(yè)務(wù)的管理策略，便利、精確地收集立刻出現(xiàn)的以往的檔案資料信息，加深對(duì)歷史檔案記錄內(nèi)容的豐富。在平常的工作過程中，要有效地掌握與考察每一位工作人員在平時(shí)的工作中有沒有受到過獎(jiǎng)勵(lì)或者是懲罰，各項(xiàng)新的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、事跡以及在培訓(xùn)時(shí)的狀況等，將沒有及時(shí)補(bǔ)產(chǎn)到檔案里的內(nèi)容做好記錄，為檔案信息的精準(zhǔn)化提供有效的助力，這便是人事檔案信息化管理的基本流程。

（三）加強(qiáng)人事檔案團(tuán)隊(duì)素質(zhì)化的管理

在科技發(fā)展的當(dāng)下，提升人事檔案的管理是當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然，要想做好人事檔案管理必須有一個(gè)優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)具有自主創(chuàng)新與獨(dú)立實(shí)踐的特點(diǎn)，是一支含有應(yīng)用型人才的管檔團(tuán)隊(duì)，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基本保障。隨著計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)于存檔人員的綜合素質(zhì)要求越來越高。只有人事檔案管理工作人員具有很高的素質(zhì)，才可以真正地實(shí)現(xiàn)管檔工作的順利進(jìn)行。所以，最基本的就是對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。另外，根據(jù)工作條例，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，也是促進(jìn)醫(yī)院的人事檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需要。

3 結(jié)語

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展方向，一定要引起高度重視，各單位只有在人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，落實(shí)信息化人事檔案管理制度，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使人事檔案管理更加快捷、高效地為自身發(fā)展服務(wù)。

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