企業(yè)基建工程檔案的收集與整理

陳麗敏

摘 要：基建檔案，是作為基本建設工程項目立項、勘察設計與現(xiàn)場施工、竣工與驗收等一系列工作的重要歷史記錄。基建檔案中關于工程項目立項申請、批復與用地規(guī)劃許可等檔案資料，是該建設項目是否具有合法性的一個重要原始憑證，而項目竣工圖與對應的文字材料等檔案資源，則是項目后期設施使用、后期維護改造等一系列工作開展的重要依據(jù)。為此，要想發(fā)揮出基建項目工程檔案的真正作用，就必須確保其工程檔案的完整性與真實性。

關鍵詞：企業(yè)；基建工程；檔案；收集；整理

1 基建檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.1 基建檔案齊全性和完整性不夠

近年來，基建項目數(shù)量多，規(guī)模大，項目涉及單位部門較多，同時，一個完整的基建工程項目需經(jīng)立項、設計、施工、竣工等多個階段，同時在不同時期需設計單位、施工單位、建設單位、監(jiān)理單位等眾多部門，加大了基建檔案收集管理的難度。另外，隨著項目規(guī)模和數(shù)量加大，項目實施通常時間緊、任務重，但與此同時，對資料的搜集和整理的重視卻并未同時加強。隨著工程建設招投標制的實行，建設項目參與單位，如施工單位、監(jiān)理單位等更加多元化。但不乏某些領導對基建檔案管理工作重視不夠，只注重工程本身的建設進度和質(zhì)量，忽略工程資料的搜集、整理與管理，使得部分單位對基建檔案的重視和實施程度得不到保證。這在一定程度上也影響了基建檔案的齊整性。

1.2 基建檔案案卷質(zhì)量還不夠

由于基礎建設項目的工程特點，項目實施受多方原因影響，工期經(jīng)常定期或不定期拖延，使得相關單位，尤其建設單位不得不進行相關人員的臨時變動，因而在項目驗收過程中，由于工期中斷、人員更迭等原因，使得基建檔案與實際工程脫節(jié)，檔案不連貫或錯誤，丟失、不完整的現(xiàn)象時有發(fā)生。另外，由于基建工程檔案工作技術(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)、工作態(tài)度等原因基建檔案材料書寫和提名等不夠規(guī)范，或案卷裝訂不夠合格牢固導致保存無效等，這些都大大降低了基建檔案的質(zhì)量，也大大降低了基建檔案的利用價值。

1.3 基建檔案管理制度還不夠完善

基建檔案管理是基建管理較為薄弱的部分，檔案管理制度還不夠完善，存在職責不明的現(xiàn)象。工程驗收作為一項階段性工作，通常業(yè)務部門技術(shù)人員與檔案人員為臨時到崗，身兼數(shù)職，人員有流動性，臨時性，其工作素質(zhì)具有不確定性，規(guī)章制度尚不夠固定，責任劃分也不夠清晰。這也間接導致檔案技術(shù)人員檔案保護意識較為薄弱，為基建檔案工作的開展設立了障礙。

2 規(guī)范基建工程檔案管理業(yè)務流程

首先，有必要將相關工程檔案資料的收集、整理和歸檔要求納入合同管理，以發(fā)揮合同本身的法律效力。這是從建設項目開始建設，相關資料的收集管理工作分配給合同管理工作相應的單元，如在招標文件和合同，必須明確具體要求的文件資料收集歸檔規(guī)定的申報要求，并作為本合同的附件，在合同條款在具體材料清單文件的范圍、時間和分數(shù)；設計、施工單位與項目管理單位簽訂相應的網(wǎng)站建設公司，現(xiàn)場監(jiān)理、材料供應、咨詢服務相應的合同，明確檔案工作的內(nèi)容應遵循“四氯“耳朵要求”的文章，以規(guī)范文件的收集和歸檔工作。其次，在項目的建設單位、施工單位要做好檔案工作，網(wǎng)站的具體項目相關的文檔作為項目建設條件的要求，專門準備的文件柜、文件袋、文件保管場所的害蟲控制、防潮、防火和安全工作等項目，電子文件備份工作，確保項目文件的安全性和完整性。二是檔案管理與基礎設施建設工作。在工作中，要逐步完善工作機制，明確職責分工，尤其是檔案機構(gòu)和人員，必須協(xié)調(diào)和督促項目建設監(jiān)理和施工單位配備相應的、明確的工作職責，在工程質(zhì)量管理與發(fā)展、績效考核數(shù)據(jù)的收集和管理，以確保項目檔案管理工作有序。最后，做好竣工驗收階段的文件采集工作。在項目竣工驗收，這是數(shù)據(jù)符合項目的要求完成的一個必要條件，對相關管理部門的項目，監(jiān)理工程師和信息管理員，需要重點檢查驗收標志，嚴格審查竣工圖、文字資料和報告建設單位準備實施。真實的情況和相關的工程變更和隱蔽工程驗收記錄單位的審查重點，檢查資料是否齊全，如果是真的，都是按照規(guī)定，根據(jù)工程檔案信息管理，建設工程質(zhì)量保證。

3 優(yōu)化基建檔案整理分類立卷方法

3.1 按照工程建設階段進行檔案的整理分類歸檔

一般來說，大型工程項目的建設過程中有一個相對重要的階段，結(jié)合這一特點，可以結(jié)合項目的各個階段形成的子項目文件的收集。因此，檔案管理人員必須確保自己的工作同時在工程建設階段，隨時收集相關文件，并在項目完成后的期限內(nèi)，進行分類和歸檔編號。其中，分類原則可以分為四大類，即按單項目分類備案的特殊性。

3.2 根據(jù)生產(chǎn)車間或單個項目文件進行文件整理歸檔

在企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營中，為了改革產(chǎn)品或擴大規(guī)模，大部分需要進行小規(guī)模的改造或擴張。此時，檔案管理人員需要根據(jù)每個單獨的項目或生產(chǎn)車間，并結(jié)合專業(yè)和項目建設階段收集相應的數(shù)據(jù)文件，文件編號可以用三個類別來表達。也就是說，基本建設-生產(chǎn)建設-生產(chǎn)車間或單項目-文件序列號，排序文件中的工礦企業(yè)在項目文件管理中被廣泛使用。

3.3 建立監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部責任制和工作制度

監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生與監(jiān)理過程的特點，制定“誰監(jiān)理、驗收，誰負責”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責任制。專業(yè)監(jiān)理工程師負責本專業(yè)的原材料、分項工程的驗收及有關監(jiān)理資料的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監(jiān)理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監(jiān)理資料的驗收、分類整理。

3.4 要重視對施工資料的監(jiān)理

在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質(zhì)量合格文件，監(jiān)理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實體的質(zhì)量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項重要工作內(nèi)容。

3.5 加強與建設單位的溝通

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強與建設單位的溝通，爭取建設單位的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等，都由建設單位提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和建設單位有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與建設單位溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取建設方的理解和支持。

4 結(jié)論

隨著電子信息技術(shù)的推進和大型基礎建設項目的增多，基建檔案的收集和管理表現(xiàn)出了一定的滯后問題，還不能與基建工程本身及檔案傳播的電子信息技術(shù)的發(fā)展相適應。但隨著項目管理人員意識的提高，基建檔案管理制度的健全完善以及檔案從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的提高，基建檔案管理工作將能更快適應項目的發(fā)展和社會的需求。

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