計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用之我見(jiàn)

郭鵬　孟鷺

摘 要：檔案工作中有一個(gè)不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應(yīng)這瞬息萬(wàn)變的社會(huì)?，F(xiàn)在，一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)擺在了中國(guó)的文書檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過(guò)信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問(wèn)題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構(gòu)和作用，并仔細(xì)比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點(diǎn)。提出了存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；建設(shè)；問(wèn)題應(yīng)對(duì)

21世紀(jì)是一個(gè)全新的信息時(shí)代，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)成為人們?cè)谌粘５墓ぷ骱蛯W(xué)習(xí)中日益重要的工具。計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，對(duì)于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理具有非常重要的作用。伴隨著社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)在發(fā)生著變化。檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會(huì)化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型逐步向知識(shí)密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和程序化提出了現(xiàn)實(shí)需要和必要挑戰(zhàn)。

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化

與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實(shí)現(xiàn)了檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。例如在高校中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)就得到了很好的應(yīng)用。 隨著信息技術(shù)中硬技術(shù)的不斷應(yīng)用，大部分學(xué)校檔案管理工作部門均配備了相應(yīng)的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機(jī)以及相機(jī)等硬件設(shè)備。工作人員可以根據(jù)每一階段利用計(jì)算機(jī)從互聯(lián)網(wǎng)等多個(gè)方面獲取資料信息，對(duì)于收集的資料可以利用掃描儀全部轉(zhuǎn)換為電子版，從而實(shí)現(xiàn)資料數(shù)字化。電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其更易于保管，并且方便，所占空間大大縮小。因?yàn)殡娮游募儆谝活愋滦托畔⑤d體，近年來(lái)以光學(xué)材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質(zhì)作為信息載體的紙質(zhì)檔案。針對(duì)學(xué)校獲得個(gè)人中獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯以及各種紀(jì)念品，由于是屬于立體物品傳統(tǒng)保管工中很難確保其經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間之后不會(huì)出現(xiàn)變色、損壞等。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實(shí)物保存為主要的載體形式，受保存空間和時(shí)間影響較大，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的全程操控，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間和空間約束的限制。

2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中軟技術(shù)的應(yīng)用

檔案信息管理系統(tǒng)的軟件功能越來(lái)越完善。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。信息技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案信息化管理提供了技術(shù)支撐。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作，但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作。一旦建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能，不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能越來(lái)越完善，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用其中為檔案管理信息管理平臺(tái)的運(yùn)行提供了重要的保障。例如依托云技術(shù)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)?；谠朴?jì)算的檔案信息化管理系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)硬件設(shè)施和云管理平臺(tái)以及云檔案管理應(yīng)用程序所構(gòu)成。檔案管理云應(yīng)用程序主要是面向檔案信息用戶，對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)操作管理的軟件。通過(guò)構(gòu)建云計(jì)算檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高不同部門檔案信息封閉的缺陷，有效的避免重復(fù)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的弊端，降低檔案信息化建設(shè)成本支出而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高檔案管理工作質(zhì)量，節(jié)省了人力、財(cái)力。

3 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中存在一些問(wèn)題

首先，從現(xiàn)實(shí)生活中的檔案管理分析來(lái)看，很多檔案館都把計(jì)算機(jī)當(dāng)做是一種被動(dòng)的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對(duì)象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理中，計(jì)算機(jī)這一有利的工具并沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理上面。因此，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。其次，不夠重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)及培訓(xùn)。有些用人單位并沒(méi)有積極的招聘一些在計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員和重視對(duì)員工的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，以提高計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用效率。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到通過(guò)培訓(xùn)可以轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀，以便更好的指導(dǎo)自身的工作與此同時(shí)重視對(duì)相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)，讓他們充分的掌握計(jì)算機(jī)的操作能力，能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)解決日常管理中的管理問(wèn)題，并能夠熟練掌握處理日常問(wèn)題的辦法。

在信息化社會(huì)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理檔案已成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要組成部分。檔案資源管理的重心也逐步從傳統(tǒng)載體檔案實(shí)體向各類電子文件轉(zhuǎn)移。而在信息化環(huán)境下檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，它是根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工和組織以及處理，并最終轉(zhuǎn)入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式和過(guò)程。信息化時(shí)代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代、網(wǎng)絡(luò)化得重要工具。加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，是當(dāng)前各檔案館的最主要的任務(wù)和目標(biāo)更具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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作者簡(jiǎn)介

郭鵬（1984-），男，河北唐山人，主要從事檔案管理工作。

孟鷺（1978-），男，河北唐山人，主要從事電子商務(wù)，信息技術(shù)研究。