企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策探討

黃杰

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，在企業(yè)發(fā)展的過程中也面臨著更加復(fù)雜的環(huán)境，對(duì)于檔案的管理也有了更大的難度。就目前企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的現(xiàn)狀來說，其中還存在著一定的問題和不足之處，導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案管理水平無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，不能充分發(fā)揮出檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的積極作用，因此企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)對(duì)客觀存在的問題給予高度的重視。本文主要對(duì)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，探尋提高檔案管理水平的有效措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理現(xiàn)狀；對(duì)策分析

檔案管理在企業(yè)的日常工作管理中處于基礎(chǔ)性的地位，它充分體現(xiàn)出了企業(yè)的發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。近年來隨著企業(yè)發(fā)展速度不斷加快，再加上組織結(jié)構(gòu)等方面的改革，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的需求，在發(fā)展中逐漸顯露出一定的弊端，檔案管理工作中也出現(xiàn)了一系列的問題，制約了檔案管理水平的提高，因此需要對(duì)問題出現(xiàn)的原因進(jìn)行分析，進(jìn)而有針對(duì)性的提出相應(yīng)的解決措施，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的深化。

1 檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

檔案記錄的內(nèi)容具有客觀真實(shí)性，它記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，在企業(yè)發(fā)展的過程中，將重要的文件保存下來形成檔案，能夠?yàn)楣芾碚邲Q策提供有效的參考資料。紙質(zhì)文件材料、視頻音頻等是現(xiàn)階段企業(yè)檔案的主要內(nèi)容，它涉及到了企業(yè)發(fā)展的方方面面，必須要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，保證企業(yè)檔案的條理性。如果在企業(yè)檔案管理中存在問題，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案記錄的混亂，還可能會(huì)對(duì)企業(yè)其他的管理工作造成影響，使正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)無法順利開展。加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，在一定程度上拉動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)做好的檔案管理也是企業(yè)宣傳的良好材料。

2 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1、企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，企業(yè)決策者還沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)其認(rèn)識(shí)還停留在信息收集與整理階段，由于重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理的理念和手段相對(duì)比較滯后，在檔案信息的處理分析方面存在不足之處。其次從管理人員的角度來說，在開展檔案管理工作時(shí)的工作積極性也不高，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)制約了檔案管理水平的提高。另外在檔案管理工作中的資金以及人力資源的投入也相對(duì)比較缺乏，使檔案管理工作缺乏必要的基礎(chǔ)和保障。

2、檔案管理工作不規(guī)范

管理工作的不規(guī)范直接影響了檔案管理的質(zhì)量，一些檔案管理部門在開展工作時(shí)單純的進(jìn)行分類整理，沒有對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行深入分析。甚至在一些企業(yè)還未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案由各個(gè)職能部門進(jìn)行單獨(dú)管理，這種管理方式使得企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息不能及時(shí)共享。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也有待加強(qiáng)，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓(xùn)就直接上崗，對(duì)檔案的收集、統(tǒng)計(jì)、利用等工作流程不熟悉。另外在檔案交接方面還沒有形成完善的流程，管理人員在收集和移交不同部門的檔案資料時(shí)，檔案催收工作不及時(shí)使得管理工作缺乏必要的時(shí)效性。交接工作的問題還表現(xiàn)在新老人員交替階段，中間缺乏有效的溝通，容易在交接的過程中出現(xiàn)檔案資料的丟失，對(duì)公司的發(fā)展造成負(fù)面影響。

3、檔案保護(hù)工作不到位

目前企業(yè)的檔案管理大部分還是以紙質(zhì)檔案為主，在檔案存放的過程中受到外界環(huán)境的作用容易出現(xiàn)損壞的問題。一般情況下對(duì)于檔案的存放需要在專門的庫房，但是一些其企業(yè)由于受到資金條件的限制，不能設(shè)置專門的庫房來進(jìn)行存放工作，或者是存放檔案的庫房中缺乏必要的防范設(shè)備，使得在存放的過程中對(duì)檔案的使用性能造成影響。

4、檔案管理設(shè)備缺乏

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)的配套設(shè)施還存在一定的不足之處。近年來電子信息技術(shù)發(fā)展的不斷完善，在保證檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，大幅提高了管理工作的效率，但是目前檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用還不廣泛，相關(guān)的配套設(shè)備相對(duì)來說比較陳舊，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。例如對(duì)于聲像檔案的管理，由于管理設(shè)備的缺乏導(dǎo)致此類檔案保存時(shí)在安全性方面存在問題，可能會(huì)出現(xiàn)丟失或者材料不完整的現(xiàn)象，若是重要檔案信息的丟失還會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成潛在的威脅。

3 提高檔案管理水平的對(duì)策探討

1、轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案管理在企業(yè)日常管理中占據(jù)著基礎(chǔ)性的地位，決策者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，擺脫傳統(tǒng)的管理理念的制約，不斷提高對(duì)檔案信息的分析和處理能力。檔案管理部門也應(yīng)切實(shí)樹立責(zé)任意識(shí)，將管理工作落實(shí)下來，促使檔案日常管理工作的順利開展。

2、建立完善的檔案管理制度

（1）規(guī)范檔案管理行為。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷的規(guī)范檔案管理行為，按照檔案法中的規(guī)定開展信息的收集、整理與分析，不同部門、不同種類的檔案進(jìn)行整理時(shí)，要保證檔案信息的準(zhǔn)確性。在檔案借閱方面也需要建立起完善的制度，管理部門做好記錄工作，對(duì)于在借閱過程中出現(xiàn)的逾期不還或者丟失破損現(xiàn)象應(yīng)采取相應(yīng)的處理措施。檔案管理工作應(yīng)與企業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)緊密結(jié)合在一起，保證檔案的編研工作正常開展。

（2）有效利用檔案信息。對(duì)于檔案的管理不僅是對(duì)各項(xiàng)信息的收集和匯總，其最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)信息材料的利用，如果只是單純的收集信息，那么檔案管理的價(jià)值就無法實(shí)現(xiàn)。因此需要對(duì)檔案中的信息材料深入分析挖掘，并與企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況結(jié)合在一起，使其能夠?yàn)樯a(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)。

（3）加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)保護(hù)工作，適當(dāng)加大在檔案管理方面的資金投入，在條件允許的情況下配備專門存放檔案的庫房，同時(shí)保證庫房的配套設(shè)備達(dá)到材料存放的要求，尤其是對(duì)于重要檔案的管理存放時(shí)，必須做好相應(yīng)的防護(hù)措施。

3、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理工作的開展離不開必要的基礎(chǔ)設(shè)施，特別是隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備的管理，及時(shí)淘汰陳舊落后的設(shè)備，使檔案管理工作的效率得到有效的提高。在開展檔案管理工作時(shí)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的管理模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)共享，通過在信息系統(tǒng)中對(duì)檔案信息的查詢，有效的提高了檔案的利用效率，使檔案管理的價(jià)值得以充分發(fā)揮。所以需要不斷的加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

管理人員是開展檔案管理工作的主體，為了有效的提高檔案管理工作的水平，需要不斷的加強(qiáng)對(duì)于管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。管理人員需要有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，以理論基礎(chǔ)知識(shí)為切入點(diǎn)，掌握信息收集的方法，使檔案的日常管理工作正常開展，不斷的學(xué)習(xí)新的管理理念，解決在當(dāng)前管理模式中存在的弊端。企業(yè)也可以定期進(jìn)行培訓(xùn)，確保管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力能夠滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，既是企業(yè)發(fā)展軌跡真實(shí)客觀的記錄，同時(shí)也為企業(yè)的發(fā)展提供了積極的指導(dǎo)。因此企業(yè)需要充分意識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，針對(duì)在現(xiàn)階段管理工作中存在的問題進(jìn)行深入分析，根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際情況采取相應(yīng)的解決對(duì)策，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。

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