國有企業(yè)人事檔案管理信息化路徑初探

李盈霞

摘 要：近年來，隨著網絡信息技術的飛速發(fā)展，我國的檔案管理方式也發(fā)生了巨大的轉變，逐步向信息化方向發(fā)展，在開發(fā)人力資源、提高企業(yè)核心競爭力方面起著至關重要的作用。但是，客觀來講，我國國有企業(yè)人事檔案管理信息化過程中依然存在嚴重的問題亟待解決。因此，如何進一步加強檔案管理制度建設、推動信息化發(fā)展進程還有待深入探討。

關鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；信息化；管理制度；人力資源

1 國有企業(yè)人事檔案管理現狀

人事檔案是社會組織、國家機構在人事管理中形成的反映工作人員個人履歷、道德素質、工作業(yè)績、專業(yè)特長等客觀面貌的信息并以備考查的表格、文字等原始記錄。人事檔案管理工作堅持科學的原則和方法，以往通過分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五項程序，對干部人事檔案和職工人事檔案以人頭為單位集中保存。隨著網絡信息技術的出現，我國企業(yè)人事檔案的管理方式也逐步向信息化方向發(fā)展，旨在建立健全檔案資料信息系統(tǒng)，實現數據共享，有利于提高人力資源開發(fā)水平，充分挖掘企業(yè)的內在潛力。但是，據調查研究顯示，目前我國國有企業(yè)在人事檔案管理信息化的過程中還存在嚴重的問題，尤其是在檔案管理水平、工作效率、服務方式、體制建設等方面亟待完善。

2 國有企業(yè)人事檔案管理信息化路徑中存在的問題

1、信息化管理建設投資不到位

目前，我國國有企業(yè)在人事檔案管理信息化建設方面不夠重視，基礎建設投資不足，導致后期工作無法正常進行。很多企業(yè)的管理人員為了追求最大的經濟效益，往往將大量的資金投入到生產經營過程中，忽視檔案管理基礎設施建設。據調查研究顯示，很多國有企業(yè)單位的人事檔案管理缺乏相應的機構和工作人員，很多都是兼職的，檔案資料存放也不科學規(guī)范，嚴重的影響了管理水平的提高。甚至有些企業(yè)管理者認為人事檔案管理不能為企業(yè)帶來直接的經濟效益，因此投入過多的資金反而是一種浪費。這不僅不利于人事檔案管理向信息化方向發(fā)展，還不利于企業(yè)經濟效益的提高。

2、檔案管理人員綜合素質較低

我國國企人事檔案管理工作人員的綜合素質普遍偏低，尤其是在計算機網絡技術方面存在較大的欠缺。首先，國企的職位相對比較穩(wěn)定，尤其是人事檔案管理部門的工作人員不同于生產一線的職工，學習能力低，對現代信息化的接受能力較差，不利于檔案管理模式向信息化方向發(fā)展。其次，據調查研究顯示，很多國企人事檔案管理人員一般都是受照顧的老弱病殘對象、或者非技術人員，因此不僅缺乏積極進取的工作精神，還缺少專業(yè)技能，嚴重阻礙檔案管理水平的進一步提高。

3、人事檔案管理資料不夠完善

目前，我國企業(yè)在人事檔案資料記載方面不夠完善，很多企業(yè)只是簡單的錄入員工的姓名、職務、文化程度、籍貫等，難以充分反映員工的專業(yè)技能和業(yè)務水平，不利于企業(yè)人力資源的進一步開發(fā)。而且在檔案管理過程中，很多企業(yè)缺乏對員工能力的正確評估，并實行條塊分割制度，實行人才壟斷。尤其是在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，檔案資料的不完善，使得網絡信息管理內容空洞，難以充分發(fā)揮人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的應用價值。

4、人事檔案管理制度的不規(guī)范

我國國企人事檔案管理制度不夠規(guī)范，由于很多企業(yè)的職員調動頻繁、薪水待遇也隨意改動，使得很多員工的薪水等級和任免信息難以及時完善，而資料不完整不利于進行系統(tǒng)的網絡信息匯總。此外，很多企業(yè)單位人事檔案管理工作人員的態(tài)度不端正，私自變更工齡、篡改履歷、編造虛假材料等現象十分嚴重，甚至存在公報私仇銷毀或偽造檔案的劣跡。因此，這種不正之風不利于構建規(guī)范化、信息化的人事檔案管理制度。

3 國有企業(yè)人事檔案實現信息化管理的具體措施

信息科技誕生后也相繼產生了許多相關技術和軟件，其中檔案管理技術的出現為我國國有企業(yè)檔案管理提供了現今的技術基礎，并且國有企業(yè)人事檔案管理的信息化相比傳統(tǒng)管理模式有著突出優(yōu)勢。首先，國有企業(yè)人事檔案管理的信息化能夠實現檔案信息的長期保存，對比傳統(tǒng)紙質版的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式能夠將檔案信息保存到信息庫中，只是占有一定的存儲空間不會像傳統(tǒng)模式那樣占有現實空間，并且信息化檔案管理時所耗費的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長期或者永久保存成為可能，不僅實現了檔案信息的永久保存，并且對于檔案的管理質量來說也是極為可靠的，所以實現檔案信息的長久保存是信息化管理的一項優(yōu)越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國國有企業(yè)數量非常多，各個國有企業(yè)內部檔案資料非常復雜，管理起來難度非常大，管理人員的工作量也就相應加大了，因此，檔案管理實現信息化能夠將復雜的檔案管理簡單化，以此來促進檔案管理工作的發(fā)展進步。

1、重視信息化人事檔案管理建設

我國國企應該進一步提高對人事檔案管理工作的重視程度，進一步推動檔案管理信息化發(fā)展。首先，加強對國企管理人員的培訓與考核，使他們重視人事檔案工作，建立健全相關的機構和崗位。其次，加大對人事檔案管理網絡信息體系建設的投資力度，比如完善電子檔案閱覽室、引進先進的信息網絡系統(tǒng)等等。旨在進一步促進企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，從而充分發(fā)揮人事檔案管理的優(yōu)勢，開發(fā)人力資源，提高企業(yè)核心競爭力。

2、提高檔案管理人員的綜合素質

國有企業(yè)應該進一步人事檔案管理工作人員的綜合素質。首先，提高檔案管理工作人員的入職門檻，聘請專業(yè)人員，并且兼具基本網絡信息技術，為管理信息化提供人力支持。其次，企業(yè)應該定期對檔案管理工作人員進行考核與培訓，通過召開專業(yè)講座或者公派外出學習提升工作人員的專業(yè)技能。此外，建立健全獎懲制度，鼓勵檔案管理工作人員不斷的創(chuàng)新路徑提高工作效率，進一步推動檔案管理信息化進程。

3、完善國企人事檔案的管理資料

我國企業(yè)應該進一步完善人事檔案的管理資料，為信息化發(fā)展提供詳實的數據，從而充分發(fā)揮人事檔案的價值。首先，制定明確的檔案記錄標準，切實反映工作人員的專業(yè)技能、工作業(yè)績、生平履歷等等，可以為企業(yè)發(fā)展過程中人才的選拔、職位的調動提供客觀的數據。其次，提高人事檔案管理的綜合效應，杜絕條塊分割制，打破對人才的壟斷，使人盡其力，進一步提高企業(yè)的經濟效益。

4、完善國企人事檔案的管理制度

首先，建立健全對人事檔案管理的審核體系，保證檔案資料的真實性、科學性、詳實性。其次，完善國企人事檔案管理制度，對于虛報、銷毀、偽造、篡改檔案資料的行為要嚴厲打擊。此外，檔案信息應該及時更新，企業(yè)對員工的調動也應該酌情考慮，尤其是在薪水等級與職務升降等方面。這樣才有利于保證網絡信息檔案數據的豐富，實現人事檔案資料的共享。

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