淺談如何做好檔案管理工作

閆薇薇

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐步加快，檔案的管理模式及利用方式方法也發(fā)生了巨大的變革。作為單位管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞，決定著工作質(zhì)量和效率，也是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此，加強(qiáng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性、完整性，加強(qiáng)資源共享，已經(jīng)成為今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

加強(qiáng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性、完整性，加強(qiáng)資源共享，從而提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給領(lǐng)導(dǎo)的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，作為檔案管理工作人員，務(wù)必認(rèn)真做好、完善檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

1 對(duì)檔案管理工作要有正確的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作是否有正確的認(rèn)識(shí)，直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量和水平。很多人在開始接手檔案工作時(shí)，會(huì)遇到很多問題，很多人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，感覺無非是把上級(jí)來的文件和本單位下發(fā)的文件歸類封存而已，以為是一個(gè)特簡(jiǎn)單的工作，這樣的人不在少數(shù)。正是由于有這種看法，所以開始整理時(shí)毫無頭緒，無從下手，文件堆滿桌子，手忙腳亂。直到這時(shí)才會(huì)真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常重要的工作。從宏觀上講，檔案是在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的文件轉(zhuǎn)化物，是歷史憑據(jù)也是人類發(fā)展歷程中的寶貴財(cái)富，對(duì)人類文明進(jìn)步具有重要的參考價(jià)值和憑證作用。從小處講，小到各單位，檔案資料是單位發(fā)展過程的經(jīng)歷紀(jì)錄，記錄著單位經(jīng)濟(jì)、政治、文明等方面不斷發(fā)展完善的過程。這個(gè)過程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以說，做好檔案管理工作，對(duì)單位發(fā)展具有非常重要的意義。

2 要了解檔案的重要作用

檔案資料的重要性具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)

檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一人政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)我們黨和國(guó)家歷來強(qiáng)調(diào)辦事要實(shí)事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實(shí)行管理，必須切實(shí)地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時(shí)無以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對(duì)間隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。事實(shí)證明，大至制定黨和國(guó)家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。

2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)

檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。大量的實(shí)踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。

3、政治斗爭(zhēng)的必要工具

檔案中記載了社會(huì)、階級(jí)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級(jí)統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭(zhēng)的工具。我們黨和國(guó)家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭(zhēng)的可靠根據(jù)和銳利武器。在國(guó)際斗爭(zhēng)中，檔案也是維護(hù)我國(guó)主權(quán)、同霸權(quán)主義進(jìn)行斗爭(zhēng)的一種有力工具。今后，政治斗爭(zhēng)還將在一定范圍內(nèi)長(zhǎng)期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。

4、科學(xué)研究的可靠資料

無論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。

5、宣傳教育的生動(dòng)素材

檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性等而見長(zhǎng)。由此可見，檔案在生活中具有多么重要的作用。

3 檔案管理人員必須具備基本的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是整個(gè)單位發(fā)展過程中的重要組成部分。檔案工作人員要具備專業(yè)知識(shí)，勇于開拓創(chuàng)新。

1、檔案管理人員要具備較強(qiáng)的組織文字材料的寫作能力。文字處理也是檔案管理工作的一部分。檔案管理者要有一定的文學(xué)修養(yǎng)、扎實(shí)的文字功底、較強(qiáng)的文字書寫能力和概括能力，這樣才可以將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項(xiàng)工作服務(wù)。

2、檔案管理人員一定要把好公文形成關(guān)。公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基石。而公文的擬制，是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。

4 檔案管理人員應(yīng)具備應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的工具選擇也極大地豐富起來，使檔案管理工作面臨更多考驗(yàn)。為適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的各類要求，在檔案管理部門加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案管理人員首先要積極學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，加速檔案信息的電子化和數(shù)字化進(jìn)程，在提高工作效率的同時(shí)，注重檔案信息的完整性，為使用者提供快捷、高效的檔案查詢服務(wù)。

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