優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

王建評(píng)

摘要：本文對(duì)新形勢(shì)下優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，闡述了提升檔案管理工作效果和效率的方法與對(duì)策，為優(yōu)撫醫(yī)院在新時(shí)期順應(yīng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展潮流、更好地幫助榮復(fù)軍人奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：優(yōu)撫醫(yī)院 檔案管理

一、優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)優(yōu)撫醫(yī)院大多成立于解放戰(zhàn)爭(zhēng)和抗美援朝時(shí)代背景下，截止到目前為止在全國(guó)范圍內(nèi)有幾百所，遍布各個(gè)省市，其運(yùn)營(yíng)宗旨是為在鄉(xiāng)榮復(fù)軍人、帶病回鄉(xiāng)和傷殘軍人進(jìn)治療和療養(yǎng)?？梢哉f(shuō)優(yōu)撫醫(yī)院是黨和國(guó)家重視在鄉(xiāng)榮復(fù)軍人、帶病回鄉(xiāng)和傷殘軍人、對(duì)其給予體貼和關(guān)懷的重要窗口和平臺(tái)，所以國(guó)家和負(fù)責(zé)全額撥款支持其運(yùn)行。長(zhǎng)期以來(lái)，受到其服務(wù)對(duì)象和管理體制特征等原因的限制，我國(guó)的優(yōu)撫醫(yī)院呈現(xiàn)出明顯的半封閉特征，這種管理特征導(dǎo)致其檔案管理工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)、沒有先進(jìn)的管理模式，在軟硬件設(shè)施上也和醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展的時(shí)代形勢(shì)相去甚遠(yuǎn)。具體來(lái)講，優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理存在如下問(wèn)題：

第一，檔案管理意識(shí)薄弱，檔案挖掘程度不深。對(duì)優(yōu)撫醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理是各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)和前提，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。但是醫(yī)院在全面建設(shè)的過(guò)程中，顯然忽視了檔案管理的重要性，缺乏基本的檔案管理意識(shí)，普遍存在重視醫(yī)療但是輕視檔案的管理思想，將檔案管理視為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的輔助性工作，將檔案管理簡(jiǎn)化為檔案的整理、收藏和保管，最終導(dǎo)致了檔案開發(fā)程度不足、檔案利用率較低的局面。

第二，檔案管理機(jī)構(gòu)缺失，管理流程不規(guī)范。首先，很多優(yōu)撫醫(yī)院都沒有針對(duì)檔案管理工作成立獨(dú)立的管理部門，檔案管理工作大多掛靠在其他行政科室之中，相關(guān)工作人員將檔案保管在擁擠的庫(kù)房和簡(jiǎn)陋的設(shè)備之中，檔案管理工作條件也僅僅限于收受管層面。其次，檔案管理工作存在收集不規(guī)范、不系統(tǒng)的問(wèn)題，優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理綜合部門一般只負(fù)責(zé)人事檔案文書檔案、音像檔案、科技資料檔案的保存，并不負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療影像檔案和病歷檔案的保存，這些檔案大多存于所屬科室之中，導(dǎo)致管理局面多頭而又無(wú)序，醫(yī)院又沒有針對(duì)檔案管理提出完善和統(tǒng)一的管理要求，這導(dǎo)致了各個(gè)優(yōu)撫醫(yī)院之間的檔案管理水平良莠不齊、高低不一，管理制度存在著嚴(yán)重的不規(guī)范之處。

第三，檔案管理規(guī)劃性，難以和醫(yī)院發(fā)展實(shí)現(xiàn)同步。現(xiàn)代優(yōu)撫醫(yī)院管理需要在運(yùn)用信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理論的基礎(chǔ)上，對(duì)人財(cái)物、信息和時(shí)間等資源的組織和協(xié)調(diào)，所以醫(yī)院會(huì)根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求調(diào)整自身的發(fā)展需求、年度計(jì)劃和工作目標(biāo)、技術(shù)創(chuàng)新方向和人才培養(yǎng)要點(diǎn)，并通過(guò)保障措施和有計(jì)劃的實(shí)施步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)和醫(yī)療計(jì)劃，但是對(duì)檔案管理工作，醫(yī)院的計(jì)劃性和規(guī)劃性顯然大打折扣，檔案管理人員大多不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀，檔案管理工作發(fā)展和創(chuàng)新的步伐極其緩慢，醫(yī)院檔案管理工作難以和醫(yī)院發(fā)展相協(xié)調(diào)。

二、加強(qiáng)優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理工作的方法和對(duì)策

第一，建立科學(xué)的檔案管理理念。優(yōu)撫醫(yī)院的創(chuàng)辦宗旨和服務(wù)理念在于全心全意為榮復(fù)軍人提供全方位的醫(yī)療服務(wù)，在救人治病的基礎(chǔ)上還承擔(dān)著深厚的政治使命，所以檔案信息一方面能夠記載優(yōu)撫醫(yī)院這一特殊服務(wù)性質(zhì)的單位組織的真實(shí)情況和發(fā)展歷史；另一方面能夠研究其特殊服務(wù)對(duì)象（榮復(fù)軍人）群體的生理變化和心理變化，使得后續(xù)的安撫和幫扶工作能夠落到實(shí)處。所以優(yōu)撫醫(yī)院的檔案管理工作不僅是改善自身醫(yī)療質(zhì)量和優(yōu)撫工作效率的重要手段，也是推動(dòng)有優(yōu)撫工作不斷向前的主要方法和途徑，是新時(shí)期加強(qiáng)軍政團(tuán)結(jié)、軍民團(tuán)結(jié)、維持社會(huì)穩(wěn)定等政治任務(wù)得以完成的主要力量，對(duì)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定都具有積極的意義。優(yōu)撫醫(yī)院的檔案管理者應(yīng)該意識(shí)到自身工作的社會(huì)意義和現(xiàn)實(shí)意義，充分地意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從轉(zhuǎn)變思想觀念著手，在優(yōu)撫醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行大力宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持，提升檔案管理在新時(shí)期的服務(wù)效能，使得醫(yī)院上下樹立檔案促發(fā)展的重要理念，將檔案管理工作從封閉、被動(dòng)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放、主動(dòng)的模式，使得檔案工作能夠在醫(yī)院服務(wù)中發(fā)揮重要作用。

第二，健全檔案管理制度?？茖W(xué)的檔案管理工作離不開科學(xué)的檔案管理制度和檔案管理體系的支持，管理制度成為檔案管理工作科學(xué)展開的前提，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理技術(shù)和檔案管理手段也在逐漸升級(jí)和提高，醫(yī)院應(yīng)該在與時(shí)俱進(jìn)、因地制宜地調(diào)整和完善檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的檔案管理體系。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案的歸檔、保管、鑒定、使用、保密等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確的制度規(guī)范，讓檔案工作的每一個(gè)流程都有據(jù)可依；其次，醫(yī)院要建立妥善的檔案收集制度，將檔案歸檔的范圍充分地?cái)U(kuò)大起來(lái)，將具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸為醫(yī)院檔案的資料都收集起來(lái)，尤其是那些對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要潛在價(jià)值的文件，醫(yī)院不僅要收集和整理使之成為檔案，還要強(qiáng)化對(duì)其的開發(fā)和利用；再次，醫(yī)院需要設(shè)置專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備和專職檔案管理人員，使得醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門、各個(gè)科室和不同載體的檔案資料都能進(jìn)行統(tǒng)一的收集和管理，將多頭無(wú)序的管理局面徹底地扭轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)。

第三，建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，優(yōu)撫醫(yī)院需要探索和醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。首先，應(yīng)當(dāng)建立健全領(lǐng)導(dǎo)分工責(zé)任制，定期地對(duì)檔案管理工作開展研究和探討，對(duì)檔案管理中遇到的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行分析和摸索，使得檔案管理水平和醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際情況相契合；其次，要將檔案管理工作納入到醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃和制度建設(shè)之中去，讓檔案管理工作能夠處在有效的監(jiān)管和監(jiān)督之下；再次，醫(yī)院要為檔案管理工作建立信息平臺(tái)，創(chuàng)建收管用并重的檔案管理工作鏈條，使得信息加工、數(shù)據(jù)分析、檔案使用和技術(shù)咨詢能夠處在同等重要的位置上，讓檔案管理在醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)和醫(yī)療活動(dòng)中發(fā)揮跟蹤服務(wù)和超前服務(wù)的積極作用；最后，醫(yī)院要建立完善的檔案管理工作人員激勵(lì)制度，為檔案管理人員提供培訓(xùn)和再教育的機(jī)會(huì)，持續(xù)不斷地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新人才激勵(lì)機(jī)制，重視其工作成果并適時(shí)地給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，使其維持檔案管理工作積極性和信心。

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