顧穎
摘 要:檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。中華五千年文明史,世代相傳,浩如煙海的檔案資料發(fā)揮著獨(dú)特的價(jià)值和作用。檔案物化并延續(xù)了人類的記憶,成為聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的信息紐帶。通過(guò)檔案,我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律,了解中華民族創(chuàng)造的輝煌業(yè)績(jī),繼承傳統(tǒng)文化的精華,學(xué)習(xí)歷史上志士仁人的高尚情操,從中感受中華民族的歷盡劫難而生生不息、不斷發(fā)展的強(qiáng)大力量、從一定意義上說(shuō),檔案本身也屬于無(wú)形資產(chǎn)。無(wú)形資產(chǎn)是寶貴財(cái)富,檔案作為無(wú)形資產(chǎn)的重要載體,對(duì)于無(wú)形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的法律憑證作用。
關(guān)鍵詞:檔案;管理;重要;意義
檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙,檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)、檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真是的記錄下來(lái),使瞬間變成永恒,成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌,功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相伴隨,并隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長(zhǎng),越來(lái)越深入地滲透到人類活動(dòng)的方方面面。檔案工作從狹義上講,就是檔案業(yè)務(wù)工作,它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作,是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案,為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案具有特殊功能,主要是指檔案有人們社會(huì)活動(dòng)中具有的其他文獻(xiàn)所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。
一、憑證作用
檔案室歷史的真憑實(shí)據(jù)名具有一定的法律效用,這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用,是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)決定的。因?yàn)椋瑱n案室自然形成的,這種形成的自然性,決定了檔案記錄歷史情況的客觀性,檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看,它保留了當(dāng)事人的歷史真跡,如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等,這些都反應(yīng)了檔案室確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
二、參考作用
檔案作為一種歷史記錄,不僅具有憑證作用,同樣也具有廣泛的參考作用。這是因?yàn)闄n案不僅真是的記錄和反映了人償社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度,而且,也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度,為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩面的經(jīng)驗(yàn)?!安焱獊?lái),視茲故軼”,對(duì)檔案的參考作用做了高度的概括。檔案的參考作用,其主要特點(diǎn)在于它的可靠性和廣泛性。
(1)檔案的參考作用具有極大的可靠性。檔案室原始記錄,是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案室“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”,它比其他資料來(lái)源可靠。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的,而非后人編造的,這就是客觀的記錄了歷史情況,具有最可靠的憑證。其次,它保留著真切的歷史痕跡,如有些是當(dāng)事人的親筆手稿;有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的,這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。
(2)檔案參考作用具有一定的防范。檔案是人尖在活動(dòng)中形成的,人類的活動(dòng)是廣泛的,因而,檔案也是廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的,它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料。每個(gè)地區(qū)游檔案館,每個(gè)單位有檔案室,保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案,人們遇有難題,都可以到檔案部門參考檔案,尋找答案。鑒于檔案的重要性,作為檔案從業(yè)者,我們就要保護(hù)好、管理好檔案,要依法行使自己的職責(zé),定期接收檔案,妥善保管好檔案,為檔案的利用創(chuàng)造條件,提供方便。
三、強(qiáng)化意識(shí),規(guī)范管理
提高員工檔案歸檔意識(shí),文件材料辦理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔,會(huì)避免時(shí)間長(zhǎng)了材料遺失。檔案管理人員應(yīng)提高管理意識(shí),做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開(kāi)發(fā)利用等工作。
四、提高素質(zhì),不斷改革
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要,首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才,才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
(1)規(guī)范化。檔案實(shí)行集中管理后,統(tǒng)一印制檔案裝具,統(tǒng)一進(jìn)行人員培訓(xùn),統(tǒng)一整理方法,統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),有力的保證了案卷質(zhì)量。對(duì)文件借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊(cè)進(jìn)行控制,切實(shí)做到了管理規(guī)范化,為以后工作的順利開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
(2)信息化。為了提高檔案管理效果和工作效率,檔案室利用檔案信息化管理軟件,為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。,形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時(shí),建立科學(xué)的檢索方式,實(shí)現(xiàn)了檔案工作信息化管理,使“死”檔案變成了“活”信息,切實(shí)強(qiáng)化了管理效果。
(3)安全化。檔案實(shí)行集中管理后,硬件條件要比原來(lái)基層管理要好的多,“十防”工作也落實(shí)到了實(shí)處,檔案管理的安全系數(shù)很高。更重要的是通過(guò)建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制,嚴(yán)把了檔案查閱關(guān)。在檔案查閱這個(gè)環(huán)節(jié)上,不允許任何個(gè)人和本局與檔案業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容,是在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。由于管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化,檔案的安全性、完整性和保密性得到了有效保證。
做好檔案管理工作是一項(xiàng)重要的任務(wù)。以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源,檔案人員不僅要熟悉生產(chǎn),精通檔案業(yè)務(wù),還必須能夠隨時(shí)掌握生產(chǎn)技術(shù)工作動(dòng)態(tài),了解、利用情況,以便及時(shí)采取相應(yīng)措施,做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作,滿足各項(xiàng)工作的需要,從而達(dá)到最大限度地提高檔案的利用效益。