新成立高校檔案管理探究

馬峰濤　董秀銳

[摘要]隨著高校管理體制改革的不斷深化，新成立高校數(shù)量日益增多，給高等教育的發(fā)展注入了新的活力。同時，也為高校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文結(jié)合工作實際，適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展趨勢，針對新成立院校在檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了初步改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞]新成立；高校；檔案管理

0引言

近年來，隨著我國高等教育教學(xué)改革的不斷深入，通過各種形式新成立的高校數(shù)量越來越多，既實現(xiàn)了優(yōu)勢互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)合作的辦學(xué)思路，又充分整合了教育資源，促進(jìn)了教育事業(yè)的更大發(fā)展。與此同時，高校檔案工作也搭載上改革的列車，逐步走向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，檔案管理的內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣。本文以河北中醫(yī)學(xué)院為例，結(jié)合作者在檔案工作中的實踐，進(jìn)行一些交流和探討。

1新成立高校檔案管理工作現(xiàn)狀

河北中醫(yī)學(xué)院始建于1958年，是全國建校較早的高等中醫(yī)藥院校之一，河北省重點骨干大學(xué)，河北省人民政府與國家中醫(yī)藥管理局共建高校，教育部卓越醫(yī)生（中醫(yī)）教育培養(yǎng)計劃改革試點高校、河北省雙一流建設(shè)單位。歷經(jīng)分合，于2013年4月，河北中醫(yī)學(xué)院重新組建成立。

1.1檔案管理工作出現(xiàn)停滯

學(xué)校成立前，兩校區(qū)各自獨立，檔案保管相對完整。但是成立期間牽涉到各校區(qū)分管部門交叉完成的工作，尚未立卷歸檔的文書，由于涉及人員較多，加之并校期間工作人員思想狀況不穩(wěn)，沒有人牽頭專門去督導(dǎo)檔案工作，所以基本處于停滯狀態(tài)。

1.2檔案工作意識薄弱

根據(jù)高校檔案管理辦法，為便于積極提供檔案利用，為學(xué)校各項工作服務(wù)，要求各校區(qū)的檔案實行統(tǒng)一集中管理。而實際情況是，兩校區(qū)處在不同的位置，距離相對較遠(yuǎn)，又恰逢新建時期，面臨著教學(xué)研一系列新生問題。在這種情況下，多數(shù)人認(rèn)為檔案工作相對次要，沒有盡快提上學(xué)校工作日程。

1.3檔案的數(shù)字化建設(shè)需要重新布局

學(xué)校成立前，兩校區(qū)檔案管理基本上處于人工狀態(tài)，沒有采用先進(jìn)的檔案數(shù)字化建設(shè)平臺，檔案室固有設(shè)備利用率并不高，嚴(yán)重影響了檔案工作的進(jìn)展和檔案的利用效果。新校成立后，為了適應(yīng)檔案工作發(fā)展趨勢，學(xué)校檔案的數(shù)字化整體建設(shè)勢必要在檔案整合后重新布局。而學(xué)?，F(xiàn)有的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源以及應(yīng)用系統(tǒng)等各方面要素都基本還處于一窮二白的地步，給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了重重障礙。

2檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低

學(xué)校成立前，檔案室工作人員數(shù)量相對較少，身份、年齡、文化水平參差不齊，高校檔案專業(yè)畢業(yè)生更是鳳毛麟角。曾幾何時，檔案從業(yè)者的門檻都非常低，大大拉低了檔案工作隊伍的整體素質(zhì)。從當(dāng)前檔案管理工作的新形勢、新背景來看，真正屬于復(fù)合型的檔案管理人才匱乏，特別是針對檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次編研和挖掘的人才短缺。上述因素最終導(dǎo)致高校檔案室的功能受到很大制約。

新成立高校要做好檔案管理工作，關(guān)鍵是要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作觀念，規(guī)范檔案制度，推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，提高人員素質(zhì)。

2.1轉(zhuǎn)變檔案觀念，強(qiáng)化檔案意識

學(xué)校成立后，隨著學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整，檔案室內(nèi)部整合，部分檔案工作人員調(diào)離，檔案工作任務(wù)較之以前明顯加重，檔案工作者的壓力與日俱增。因此，學(xué)校成立后檔案工作人員及兼職檔案員有必要對自己的身份和工作性質(zhì)重新定位，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，改變在埋頭苦干、與外界鮮有聯(lián)系等工作作風(fēng)及習(xí)慣，要刷新存在感，主動適應(yīng)學(xué)校發(fā)展大局，服務(wù)學(xué)校發(fā)展需要，使檔案工作在最大限度上實現(xiàn)自身價值。校區(qū)成立后應(yīng)加大檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，加強(qiáng)廣大師生員工的檔案意識，時刻心系檔案，愛護(hù)檔案，共同促進(jìn)學(xué)校檔案工作的順利開展。

2.2完善組織架構(gòu)，規(guī)范檔案管理

新成立高校的各項工作都處于百端待舉的狀態(tài)，檔案工作也不例外。因此，首先要有組織保障。成立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定小組章程，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌管理全校檔案信息資源及檔案工作的管理機(jī)構(gòu)。其次，要有嚴(yán)格的制度規(guī)范。建立健全檔案管理系列工作制度，制定《檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，印發(fā)檔案制度學(xué)習(xí)手冊，將檔案工作納人學(xué)校各部門的績效考核，使檔案工作逐步趨于程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，為高校成立后檔案工作的有序開展保駕護(hù)航。

2.3加快數(shù)字化建設(shè)，適應(yīng)趨勢發(fā)展

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是新時期檔案室的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向?qū)W校數(shù)字化一體建設(shè)高度融合的必由之路。作為新成立高校，要抓住歷史機(jī)遇，在戰(zhàn)略起點上高度重視，切實從各方面加大力度做好檔案信息資源開發(fā)利用工作。首先，要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，加強(qiáng)對電子文檔的管理；其次，要加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)平臺建設(shè)，搭建檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高服務(wù)利用水平；最后，要加強(qiáng)檔案信息安全體系建設(shè)，通過計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

2.4科學(xué)配備人員，加強(qiáng)素質(zhì)培訓(xùn)

檔案工作人員是檔案工作的主體，直接決定著檔案事業(yè)的成敗。因此。快速有效地成立一支事業(yè)心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)硬、規(guī)模結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，是做好建校初期檔案工作的基本保證。首先，要保證檔案室擁有適量的、與檔案工作強(qiáng)度相匹配的專職檔案人員，盡可能在年齡、專業(yè)、學(xué)歷、業(yè)務(wù)等方面層次合理，以便檔案整體隊伍中相互映襯、取長補(bǔ)短；其次，要在全校推進(jìn)檔案工作管理體系建設(shè)，明確各二級部門單位負(fù)責(zé)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案管理人員，充分發(fā)揮他們在全校檔案工作中的樞紐作用。檔案室負(fù)責(zé)同志要適時進(jìn)行業(yè)務(wù)督導(dǎo)，定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過穩(wěn)定的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)全校檔案人員做好工作的信心與決心。

3結(jié)語

高校的建立，對檔案工作來說，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)該高瞻遠(yuǎn)矚，及時把握機(jī)遇，讓檔案工作乘上高校改革發(fā)展的春風(fēng)，與學(xué)校各項工作發(fā)展齊頭并進(jìn)，共創(chuàng)共贏。