創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理崗位機(jī)制研究

張琳

摘要：員工是房產(chǎn)檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用因素，決定著檔案管理部門工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理崗位信息化。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新管理 房產(chǎn)檔案 崗位競爭 激勵(lì)機(jī)制

員工是房產(chǎn)檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用因素，決定著檔案管理部門工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理崗位信息化。

一、建立健全各種檔案管理崗位機(jī)制

1、創(chuàng)建檔案管理崗位競爭激勵(lì)機(jī)制

創(chuàng)建競爭激勵(lì)機(jī)制是管理手段創(chuàng)新的重要內(nèi)容，它是由管理工作內(nèi)在的需要決定的，主要包括管理觀念的創(chuàng)新、管理內(nèi)容的創(chuàng)新、管理功能的創(chuàng)新和管理手段的創(chuàng)新。從當(dāng)前一些房產(chǎn)檔案管理崗位部門的現(xiàn)狀看，影響其發(fā)展的最大制約因素是在工作中沒有形成競爭激勵(lì)機(jī)制，致使整個(gè)房產(chǎn)檔案管理崗位工作缺乏生機(jī)與活力。因此，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職等嚴(yán)格掛鉤。這樣可以有效地激發(fā)員工的創(chuàng)造性，使其潛能充分地發(fā)揮出來。

提高員工素質(zhì)是創(chuàng)建競爭激勵(lì)機(jī)制的前提。員工是房產(chǎn)檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用的因素，決定著檔案管理thldl.org.cn部門的工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理崗位信息化、數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2、規(guī)范各種檔案管理崗位機(jī)制

應(yīng)該改革內(nèi)部分配制度，對所有干部職工實(shí)施按件計(jì)酬分配模式。例如，可以根據(jù)工作難易程度確定相應(yīng)的業(yè)務(wù)系數(shù)作為計(jì)件取酬的標(biāo)準(zhǔn)，所屬崗位人員每月完成的業(yè)務(wù)總量，扣除其差錯(cuò)部分的業(yè)務(wù)量后，按實(shí)際業(yè)務(wù)量計(jì)件考核取酬。把個(gè)人能力素質(zhì)和工作業(yè)績作為計(jì)酬的主要依據(jù)，按能定崗、按崗定責(zé)、多勞多得。筆者所在單位就采取類似做法，這項(xiàng)制度激發(fā)了各崗位人員的工作積極性，提高了檔案整理質(zhì)量。

二、提高檔案管理崗位服務(wù)意識(shí)

1、服務(wù)方式由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變

隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)對房產(chǎn)檔案信息的需求日益增強(qiáng)，檔案工作人員應(yīng)提高服務(wù)意識(shí)，在服務(wù)方式、服務(wù)機(jī)制、服務(wù)手段等方面不斷完善和提高，改變“等客上門”的傳統(tǒng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)開展檔案信息的各種服務(wù)，只有這樣，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

另外，要大力開展房產(chǎn)檔案宣傳服務(wù)工作，增強(qiáng)社會(huì)公眾對房產(chǎn)檔案管理崗位的認(rèn)識(shí)，使更多的公眾熟悉檔案管理崗位的內(nèi)容及其價(jià)值。如提供功能全、效率高、使用方便的檢索系統(tǒng)；加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息研究工作，將檔案的價(jià)值系統(tǒng)、全面、集中地向社會(huì)公布，向檔案信息利用者提供有效的利用途徑；拓展檔案信息的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)等。

2、服務(wù)手段由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。實(shí)現(xiàn)與其他檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

三、創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理崗位技術(shù)

1、房產(chǎn)檔案管理崗位信息化

隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展及房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)日益頻繁，房產(chǎn)檔案藏量飛速增長，檔案利用頻率越來越高。因此，房產(chǎn)檔案館要積極開展房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步提高管理水平和查詢服務(wù)效率。

房產(chǎn)檔案館要進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫中增設(shè)檔案查閱登記，詳細(xì)規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時(shí)，工作人員根據(jù)授權(quán)直接通過房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時(shí)，一律進(jìn)行查閱登記，提交有關(guān)證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授權(quán)和范圍查閱相關(guān)房產(chǎn)信息，這樣可以延長房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

2、建立檔案管理崗位網(wǎng)絡(luò)制度

應(yīng)該完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時(shí)，要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

四、“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好工程檔案的管理工作。

一是加強(qiáng)對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。信息社會(huì)對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報(bào)刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時(shí)將工程檔案的有關(guān)信息傳播出去，特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)——工程檔案專業(yè)網(wǎng)站，明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機(jī)互通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時(shí)溝通信息，完善工程檔案的管理工作。

二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍?，F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對內(nèi)，工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對外，定期舉辦工程檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。實(shí)踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時(shí)間短、見效快、針對性強(qiáng)、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程檔案的管理能力，對工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。

三是深入現(xiàn)場，做好對重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國計(jì)民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動(dòng)做好對重點(diǎn)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，還要對登記在冊的重點(diǎn)工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。

四是注重對工程檔案信息的反饋。城市建設(shè)日新月異，對工程檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實(shí)際，了解工程狀況，及時(shí)掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時(shí)將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對工程檔案的管理。