與時俱進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

姜晶

摘 要：隨著信息時代的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在日新月異的變化，各個單位利用計(jì)算機(jī)信息化進(jìn)行管理的程度逐步加重，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)要做到與時俱進(jìn)，提高檔案信息管理水平；硬件投資，完善檔案信息化建設(shè)；明晰責(zé)任，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全運(yùn)行。該文從檔案信息化建設(shè)的多角度進(jìn)行了全面的對策分析。

關(guān)鍵詞：與時俱進(jìn) 檔案管理 信息化

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（a）-0187-02

信息技術(shù)發(fā)生日新月異的變化，檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)實(shí)現(xiàn)信息化管理的轉(zhuǎn)變，該文從檔案信息化建設(shè)的多角度進(jìn)行了全面的對策分析。

1 與時俱進(jìn)，提高檔案信息管理水平

現(xiàn)代檔案管理工作必須考慮到網(wǎng)絡(luò)社會的現(xiàn)實(shí)，與時俱進(jìn)地開展檔案信息化管理水平的提升。首先，要清楚地認(rèn)識到檔案信息化管理轉(zhuǎn)變的重要性。檔案管理工作必須盡快融入信息技術(shù)力量，這樣才能夠發(fā)揮出檔案的高效率的信息資源價值的功能，雖然當(dāng)前檔案不能直接創(chuàng)造社會經(jīng)濟(jì)價值，但是這種信息資源價值的提升在社會發(fā)展的過程中也很重要，可以提供一定的社會效益。因此，提高檔案信息管理水平是檔案管理工作的一個重要內(nèi)容，也是一個必然的重要問題。其次，要重視信息管理應(yīng)用水平的提升。檔案管理軟件的對象是電子文件，選擇適當(dāng)?shù)奈募芾碥浖?，開發(fā)利用合適的文件軟件是檔案信息管理的關(guān)鍵，也是檔案信息化建設(shè)的實(shí)施工作的重要組成部分。檔案管理軟件具有多種功能：智能、方便、全面。通過軟件集成化的管理對電子文檔進(jìn)行歸檔管理，這樣做有利于更好地挖掘檔案信息化管理的功能，從而實(shí)現(xiàn)電子文件文檔的科學(xué)、高效、規(guī)范化管理。有條件的組織還可以根據(jù)自身檔案管理的特點(diǎn)來進(jìn)行軟件的自主開發(fā)利用，折舊能夠確保檔案管理更為有效。例如，對于房地產(chǎn)的檔案管理工作而言，如果能夠開發(fā)出對房地產(chǎn)的變化進(jìn)行變化數(shù)據(jù)分析的軟件就更有利于對檔案內(nèi)容進(jìn)行理性分析。此外，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的裝配過程，涉及檔案管理、電子信息技術(shù)、綜合專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理人員對于這些技術(shù)內(nèi)容必須全面掌握，那么就需要進(jìn)行科學(xué)化的培訓(xùn)，通過人力資源的改變來實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的發(fā)展，進(jìn)而加強(qiáng)檔案工作，推動檔案工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員復(fù)合模式的構(gòu)建?？傊?，檔案管理必須要適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的大環(huán)境，與時俱進(jìn)地將傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理格局的全面轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對檔案信息化管理水平的提升。

2 硬件投資，完善檔案信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)要發(fā)展就必須要實(shí)現(xiàn)硬件體系的投資。首先，要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。檔案信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)包括信息化設(shè)備的建設(shè)，這些系統(tǒng)的建設(shè)目前很多單位已經(jīng)配備了，但是要注意適時更新，確保管理工作的全面發(fā)展。其次，要加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息資源是檔案管理工作的重點(diǎn)，相關(guān)的檔案信息必須形成資源庫，主要內(nèi)容包括：對需要存儲的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔、對原始沒有電子檔案化的問卷設(shè)計(jì)歸檔計(jì)劃，進(jìn)行有計(jì)劃地處理，便于形成資源庫。另外，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)工作也要逐步開展。隨著信息時代的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在日新月異的變化，各個單位利用計(jì)算機(jī)信息化進(jìn)行管理的程度逐步加重。層出不窮的計(jì)算機(jī)設(shè)備給我們的生活帶來方便，但對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)，應(yīng)設(shè)立完善的設(shè)備維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，更有助于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)工作順利開展。

3 明晰責(zé)任，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全運(yùn)行

檔案信息化管理工作要明確責(zé)任，確保信息化數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。首先，要明確檔案信息管理人員責(zé)任，具體來講檔案管理組織應(yīng)該建立相關(guān)的責(zé)任明晰制度內(nèi)容，例如，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。在責(zé)任劃分下能夠更好地從實(shí)際出發(fā)，對出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)能夠及時找到人員解決信息化安全問題。其次，要注意數(shù)據(jù)安全的處理工作：其一，嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程進(jìn)行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。其二，存、儲介質(zhì)如移動硬盤、U盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質(zhì)禁止在檔案計(jì)算機(jī)上使用。另外，要健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)的流程和技術(shù)規(guī)范。歸檔流程必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求去做，不可以自行處理；技術(shù)管理則需要統(tǒng)一使用軟件，規(guī)范檔案形式。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：其一，檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，要求整理能夠?qū)崿F(xiàn)全面細(xì)分。其二，統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，例如：組織檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查是一項(xiàng)科學(xué)性的工作。必須確定統(tǒng)一的調(diào)查目的和任務(wù)，確定好調(diào)查對象、單位、時間、地點(diǎn)，調(diào)查方法和調(diào)查提要，這樣才能使統(tǒng)計(jì)調(diào)查按最必要的項(xiàng)目和統(tǒng)一的口徑進(jìn)行，從而獲得所需的原始材料。其三，服務(wù)各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，例如，信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行；信息錄入要準(zhǔn)確，只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫的后期維護(hù)才會有意義。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在日新月異地變化，各個單位利用計(jì)算機(jī)信息化進(jìn)行管理的程度逐步加重，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)要做到與時俱進(jìn)，提高檔案信息管理水平；硬件投資，完善檔案信息化建設(shè)；明晰責(zé)任，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

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