機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題及解決策略探討

王金華

【摘要】隨著社會的不斷進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展，我國各個(gè)領(lǐng)域均得到了不同程度的發(fā)展，此時(shí)人們也越來越意識到檔案管理的重要性，尤其對于機(jī)關(guān)單位而言，更應(yīng)加強(qiáng)對該方面的重視和建設(shè)。如今，文書檔案管理是機(jī)關(guān)單位中的重要管理形式之一，然而在其實(shí)際應(yīng)用中卻暴露出許多待完善之處。本文簡要介紹了機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的主要問題，并提出了行之有效的優(yōu)化機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量的相關(guān)策略，以期能夠?yàn)樘嵘覈鴻C(jī)關(guān)單位整體工作質(zhì)量提供有價(jià)值的參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)文書檔案管理；問題；策略

前言

機(jī)關(guān)單位是國家為行使職能而設(shè)立的機(jī)構(gòu)，其發(fā)展?fàn)顩r如何對于我國整個(gè)社會發(fā)展會產(chǎn)生一定的影響，機(jī)關(guān)單位在開展檔案管理工作時(shí)已經(jīng)習(xí)慣了原有文書檔案管理的模式，雖然此種管理模式在我國已經(jīng)存在多年，也發(fā)揮了很好的作用，但其已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會的發(fā)展要求和發(fā)展趨勢，尤其很多機(jī)關(guān)單位對于文書檔案管理方面的重視程度不夠，導(dǎo)致很多重要材料的保存不夠完整，對于日后的工作而言可謂十分不利。雖然針對該方面我國機(jī)關(guān)單位已經(jīng)做出了調(diào)整，但依然有可進(jìn)一步提升之處。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的主要問題

機(jī)關(guān)單位往往事務(wù)較為繁忙，其很難將檔案管理工作重視起來，由此也導(dǎo)致其很少會考慮將信息化管理應(yīng)用到檔案管理中。另外，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)單位中負(fù)責(zé)檔案管理的人員往往不是專業(yè)人員，其不僅缺乏文書檔案管理意識，也缺乏管理、利用文書檔案的能力，導(dǎo)致很多文書檔案在存放的過程中或是被損壞，或是因粗心而丟失。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位中的檔案管理人員流動(dòng)性過大，導(dǎo)致很多文書檔案管理中的工作交接質(zhì)量不高，漸漸地就導(dǎo)致了文書檔案管理整體質(zhì)量有所下滑的情況出現(xiàn)。

二、優(yōu)化機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量的相關(guān)策略

1轉(zhuǎn)變管理意識

若要提升檔案管理質(zhì)量，首先需要轉(zhuǎn)變管理意識。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識到現(xiàn)代化、信息化管理的重要性和必要性，并且積極將其引入其中，此種做法并不是完全否定文書檔案管理模式，其主要是為了能夠提升工作效率。因此，機(jī)關(guān)單位今后應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)管理人員思想工作的重視，使其能夠具備新型管理觀念，并且為檔案管理工作配備一定的設(shè)備和技術(shù)人員，使文書檔案能夠與信息檔案共同存在，并形成互補(bǔ)的狀態(tài)。此種轉(zhuǎn)變對于機(jī)關(guān)單位而言可謂十分有利，若其檔案管理無法跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，很容易被時(shí)代淘汰。

2提升重視程度

文書檔案管理質(zhì)量長期得不到提升的一大原因在于，無論是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還是機(jī)關(guān)工作人員均沒有對文書檔案管理提起重視。今后整個(gè)機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對此方面的宣傳，以期能夠引起全單位的重視，使其了解到檔案管理并不僅僅是檔案管理員的工作，任何人員在提交文書檔案資料時(shí)均應(yīng)對該資料有一定的了解和審核，避免增加文書檔案管理者的工作量，同時(shí)檔案管理者也要積極做好登記工作，對于沒有及時(shí)上交材料的部門或人員要進(jìn)行登記，并適當(dāng)提醒其盡早將材料上交，以便于統(tǒng)一管理。

3提升文書檔案利用率

機(jī)關(guān)單位存在的最大意義在于為人民服務(wù)，因此在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)也應(yīng)將此觀念融入進(jìn)去。文書檔案管理具有一定的滯后性，若在管理中做不到科學(xué)合理和迅速，則會對檔案利用率的提高造成阻礙，因此今后在該方面應(yīng)注重對文書材料的分門別類，將所有材料分類后根據(jù)索引將其擺放在不同的位置，并且在添加相關(guān)資料時(shí)要根據(jù)已經(jīng)確定的方位來擺放資料，避免出現(xiàn)張冠李戴的情況，否則勢必會對材料的調(diào)用產(chǎn)生影響。另外，重要的資料應(yīng)將其錄入到信息檔案中，一來是為了能夠長久、安全的保存，二是為了能夠在調(diào)用資料時(shí)更加方便快捷。

4注重文書檔案的儲存和保護(hù)

文書檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)對其的儲存和保護(hù)措施，文書檔案具有的較為明顯的弊端在于，當(dāng)其處于過于潮濕的環(huán)境中時(shí)會逐漸發(fā)霉，而當(dāng)其被雨水浸泡后更是瞬間失去應(yīng)用價(jià)值，因此為其選擇適當(dāng)?shù)膬Υ嫖恢靡彩种匾Ｔ跈C(jī)關(guān)單位中應(yīng)為文書檔案材料建立專門的儲存庫，并且要做到通風(fēng)干燥，同時(shí)在相對隱蔽的角落中放置樟腦丸，這也是保護(hù)文書檔案的重要方式之一。機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作看似簡單，但其中擁有很多需要注意的地方，無論是文書資料的收集整理，或是資料的使用和儲存，各個(gè)環(huán)節(jié)均對相關(guān)人員的工作能力和工作素養(yǎng)有了更高的要求，尤其是當(dāng)代社會中更應(yīng)加強(qiáng)此方面建設(shè)，因此在今后的文書檔案管理工作中，相關(guān)人員也應(yīng)具備一定的自我提升意識，在工作中盡量避免因人為失誤造成資料的不完整等。

總結(jié)

綜上所述，研究關(guān)于機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題及解決策略方面的內(nèi)容具有十分重要的意義，其不僅關(guān)系到文書檔案管理的優(yōu)化，也與整個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展息息相關(guān)。如今在檔案管理方面雖然已經(jīng)有了多種形式，然而文書檔案管理作為機(jī)關(guān)單位主要的檔案管理方式之一仍是不可缺少，鑒于此，更應(yīng)在檔案管理時(shí)做到細(xì)心、負(fù)責(zé)、認(rèn)真，避免發(fā)生各種意外導(dǎo)致文書檔案被損壞。如今雖然各方面的研究和應(yīng)用有了不小的起色，但仍然需要加強(qiáng)此方面的研究。