關(guān)于企業(yè)物資電子采購平臺建設(shè)的幾點思考

王英門

摘 要：物資采購與管理是企業(yè)管理的重點領(lǐng)域，應(yīng)用信息開發(fā)平臺建設(shè)一套“界面有友、業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的集物資采購、物資管理、合同管理、財務(wù)支付等一體的物資電子采購一體化平臺，對于規(guī)范企業(yè)管理，防范企業(yè)管理風(fēng)險具有深遠(yuǎn)意義。本文結(jié)合企業(yè)實際，深入分析物資采購風(fēng)險及制度化建設(shè)，總結(jié)梳理物資電子采購一體化平臺建設(shè)過程。

關(guān)鍵詞：物資采購管理 風(fēng)險防控 風(fēng)險點 需求分析 流程圖 規(guī)范管理

中圖分類號：F724.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）09（b）-019-02

物資管理歷來都是企業(yè)管理的重點領(lǐng)域，是企業(yè)風(fēng)險防控的重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。公司是兩臺60萬超臨界供熱機(jī)組，每年備品配件采購金額近億元，且備品種類繁多，供應(yīng)商類型繁雜，專業(yè)性強(qiáng)，來源形式多樣，來源單一，完全市場化和不完全市場化等來源，從而造成了物資采購程序難規(guī)范、廉潔風(fēng)險大、采購期長等問題。如何及時采購到物美價廉的備品是物資采購部門的終極目標(biāo)，也是公司廉潔風(fēng)險防控的追求。構(gòu)建一套界面友好、業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯的物資采購系統(tǒng)是解決上述問題的基本保障。

1 現(xiàn)狀及問題分析

自2011年公司兩臺機(jī)組投產(chǎn)以來，隨著供熱市場的不斷開拓，公司占領(lǐng)了當(dāng)?shù)?0%以上的熱用戶，保障供熱穩(wěn)定的前提是要有高可靠性的發(fā)電設(shè)備，而設(shè)備高可靠性的基礎(chǔ)是備品配件的質(zhì)量和采購的及時性。近年來公司物資采購管理呈現(xiàn)以下特點。

1.1 采購金額大，風(fēng)險管控難度大

經(jīng)過對投產(chǎn)以來物資采購（不含燃煤采購）的總體情況進(jìn)行匯總、分析可知，物資采購是公司經(jīng)營活動的重要組成部分，是除煤炭采購?fù)獾淖畲蟪杀局С?。隨著市場的開拓，相應(yīng)的檢修維護(hù)、非標(biāo)技改物資采購金額將呈現(xiàn)逐年攀升的狀況，運用傳統(tǒng)手段做好物資采購管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的管理需求，必須在管理方式上變革。

1.2 信息化程度低，精細(xì)管理難度大

經(jīng)過對投產(chǎn)3年來采購人員訂單執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、分析可以看出（見圖1），在日常工作中采購員須將同類物資進(jìn)行細(xì)分，再有針對性地邀請有資質(zhì)的供應(yīng)商參與投標(biāo)報價，從而突出供應(yīng)商優(yōu)勢，降低采購成本，但是由于信息化程度不高，給采購人員帶來了很大的工作量。每年1700批次的物資采購需要手工執(zhí)行，不僅使采購員工作效率低下、出現(xiàn)差錯的概率提升，而且給紀(jì)檢部門的監(jiān)督管理帶來很大的困難。一旦失去監(jiān)管的物資采購工作必然帶來權(quán)錢交易的風(fēng)險。

1.3 供應(yīng)商種類繁多，日常管理難度大

在日常采購中使用最低價中標(biāo)可以規(guī)避很大的風(fēng)險及壓力，可是如何確保最低價中標(biāo)后所采購的物資質(zhì)量。這就必須做好供應(yīng)商的日常管理，不僅要對供應(yīng)商設(shè)置入圍門檻，還要有約束措施。但由于對合格供應(yīng)商的入圍、日常及年終考核只能手工完成，只能是粗放式的，無法細(xì)分更多的量化指標(biāo)，既不能完全規(guī)避“多報價、多供貨、多出錯、多考核”的誤區(qū)，也無法做到實時管理。

1.4 備品配件型號繁雜，庫存管理難度大

現(xiàn)有采購物資品種有21000種，現(xiàn)有MIS管理系統(tǒng)功能單一，計劃采購單與庫存物資的比對需靠人工比對，工作量大、效率低，常常因為物資急用，重復(fù)采購，降低庫存物資資金占用額得不到有效控制，且未能做到先進(jìn)先出，部分物資超過保質(zhì)期，造成浪費。如橡膠制品。此外在項目資金管理上、物資領(lǐng)用合理性等物資管理環(huán)節(jié)上，都出現(xiàn)物資管理跟不上企業(yè)運營要求的問題，存在管理漏洞。

1.5 單據(jù)管理分散，過程抽查效率低

單個物資采購全流程包含申請、計劃、采購詢比價、簽訂合同、入庫驗收、領(lǐng)用及付款。每個節(jié)點是相對獨立的，而每個節(jié)點又是全流程不可分割的一部分。若要檢查單個物資采購全流程的情況，需要將各個節(jié)點的單據(jù)查找出來，工作量非常大，從而使物資采購監(jiān)管只能采用抽查的方式，而且抽查效率較低。一旦某個節(jié)點單據(jù)丟失，該物資采購調(diào)查就無法形成完整的證據(jù)鏈。這種情況也必然導(dǎo)致該環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員有僥幸心理的產(chǎn)生。

2 解決對策措施

以上問題歸根結(jié)底是由于信息化程度低，人工處理工作量大，精細(xì)管理達(dá)不到要求，致使許多環(huán)節(jié)存在廉潔風(fēng)險，需紀(jì)檢人員介入監(jiān)督，無形中增加了雙方的工作量。因此，建立一套高效、智能、公開、透明的軟件平臺是提高管理水平，防范管理風(fēng)險的必然要求。

2.1 強(qiáng)化聯(lián)查功能，提升監(jiān)管能力

物資采購平臺要實現(xiàn)全部流程單據(jù)在線中保存，具有單據(jù)聯(lián)查的功能，監(jiān)督管理人員（含紀(jì)檢人員、部門管理人員、公司領(lǐng)導(dǎo)等）不用通知該環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員，直接通過系統(tǒng)悄無聲息地了解某項物資的采購全流程情況。例如：物資申請是否合理、采購決策是否合規(guī)、合同條款是否合適、付款條件是否具備、入庫驗收是否正確等。

2.2 強(qiáng)化供應(yīng)商管理，做到公開、透明

供應(yīng)商管理實現(xiàn)在線登記注冊，在這個平臺上供應(yīng)商可以填寫資料、選擇供貨目錄、完成注冊、申請入圍；入圍后的供應(yīng)商可以參與報價投標(biāo)、跟蹤訂單執(zhí)行、確定入庫情況、跟蹤付款情況，完成單位信息變更。在系統(tǒng)中實現(xiàn)“一事一評”和年度評價，并對評價指標(biāo)進(jìn)行量化處理；同時將根據(jù)年度綜合評價得分情況對合格供應(yīng)商進(jìn)行分級，在下一年度的物資采購中，在參加投標(biāo)范圍、付款和質(zhì)保金留用等方面對不同評級的供應(yīng)商進(jìn)行區(qū)別對待，促進(jìn)合格供應(yīng)商進(jìn)一步提高其質(zhì)量意識和服務(wù)意識。對供應(yīng)商存在的八種行為直接列入黑名單并在系統(tǒng)中實現(xiàn)黑名單管理，要求其共同維護(hù)好商業(yè)環(huán)境。

2.3 強(qiáng)化項目與資金關(guān)聯(lián)，提升費用管理

每項物資申請采購都必須關(guān)聯(lián)一條費用項目，這條費用項目就像是這項物資其中的一個特性，從其申請環(huán)節(jié)一直到最終的領(lǐng)用環(huán)節(jié)，該費用項目均一直與其關(guān)聯(lián)且無法修改，從而確保了公司對此項目的費用管控。例如：A改造需要100萬元，申請采購改造所需的物資均帶有“A改造”這一特性，任何時候需要了解“A改造”計劃多少錢、采購多少錢、領(lǐng)用多少錢等一目了然，確保項目資金得到有效控制。

2.4 強(qiáng)化查詢功能，規(guī)范物料檔案

采購平臺要將原有的1.9萬余條物料檔案整理、導(dǎo)入。規(guī)范的物料檔案不僅在物料名稱、規(guī)格型號、物料編碼上進(jìn)行統(tǒng)一、完善，同時單個物料檔案增加費用項目、最低庫存、安全庫存及專業(yè)屬性。此外，通過系統(tǒng)設(shè)置查詢條件可以很清晰地查找出每個專業(yè)下面庫存金額是多少，庫存了哪些東西，庫存是否合理，是否存在物資申報不合理的異常行為等。

2.5 強(qiáng)化庫存控制，降低資金成本

在電子采購平臺中，增設(shè)最低庫存、安全庫存這兩個特性，每個物資都有最低庫存、安全庫存數(shù)量控制，最低庫存、安全庫存數(shù)量一旦導(dǎo)入系統(tǒng)，將作為該物料的一個特性，在下次調(diào)整前該特性不得進(jìn)行修改，從而達(dá)到尋求物資成本控制與安全生產(chǎn)的平衡點的目的。當(dāng)該物料庫存數(shù)量>安全庫存，其申報部門必須說明原因并及時領(lǐng)用，否則將對其進(jìn)行考核；當(dāng)最低庫存<該物料庫存數(shù)量<安全庫存，維持該庫存數(shù)量，不再進(jìn)行采購；當(dāng)該物料庫存數(shù)量≤最低庫存數(shù)量，系統(tǒng)進(jìn)行自動觸發(fā)，補(bǔ)貨到安全庫存數(shù)量。這種作法不但減輕需求部門填報物資計劃的工作量，更重要的是確保物資庫存金額的安全，確保物資庫存種類的安全。

3 幾點體會

電子采購平臺建設(shè)過程應(yīng)把握好幾個關(guān)健點，才能真正利用信息化做到將權(quán)利關(guān)進(jìn)制度的鐵籠子，實現(xiàn)科技防控的目的。

3.1 思想準(zhǔn)備做到“四合”

（1）要做好磨合，即做好各個業(yè)務(wù)板塊的實際需求與信息化建設(shè)小組的磨合。各個業(yè)務(wù)板塊的需求如何通過信息化平臺體現(xiàn)出來，需要軟件開發(fā)人員與業(yè)務(wù)技術(shù)人員充分溝通，互通有無。軟件開發(fā)人員需要充分理解各業(yè)務(wù)板塊的需求，才能少走彎路。受現(xiàn)有軟件技術(shù)的限制，有些功能需求開發(fā)難度大，業(yè)務(wù)技術(shù)人員還要為軟件開發(fā)人員提供替代方案。做到開發(fā)功能及方案明確、用戶各項需求清晰。

（2）要做好配合，即項目組雙方，以及公司各部門之間要相互配合，要舉全公司之力推進(jìn)平臺建設(shè)。每個人每個崗位都要對崗位的工作職責(zé)、工作方法、業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險點進(jìn)行梳理，不斷對業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化及提升，才能確保電子采購平臺高效運轉(zhuǎn)。公司宣傳報道要及時跟蹤項目進(jìn)度，營造全員參與的氛圍。

（3）要做好契合，即準(zhǔn)確定位電子采購平臺的建設(shè)方向。電子采購平臺的建設(shè)不能只定位為采購管理的平臺，它應(yīng)該是為集團(tuán)各單位及潛在供應(yīng)商提供招標(biāo)與采購信息服務(wù)的信息平臺；是供需雙方進(jìn)行網(wǎng)上電子招投標(biāo)及采購活動的交易平臺；是集團(tuán)提升采購管理、強(qiáng)化過程監(jiān)督，優(yōu)化供應(yīng)商資源的管理平臺；是涵蓋了勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備、材料、服務(wù)等領(lǐng)域的一個電子商務(wù)平臺。只有這樣它才能迸發(fā)出更強(qiáng)的生命力。

（4）要做好融合，即做好各業(yè)務(wù)板塊管理需求的融合，采購平臺與公司管理制度、廉潔風(fēng)險防控的融合。要堅持“制度+科技”，研究程序化的管理辦法，使工作流程固定化，減少人為干預(yù)，實行業(yè)務(wù)全過程自動監(jiān)控，及時排查警示業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的風(fēng)險問題。

3.2 實施過程做到“四好”

（1）做好需求調(diào)研。平臺建設(shè)的第一步就是需求調(diào)研，必須將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵用戶的實際需求摸清楚。需求調(diào)研方式有調(diào)研問卷、座談和面對面交流。調(diào)研范圍不僅限于業(yè)務(wù)部門，還包括紀(jì)檢監(jiān)察部門和財務(wù)部門，紀(jì)檢監(jiān)察部門提出對關(guān)健節(jié)點的監(jiān)控要求，財務(wù)部門提出對資金管理和庫存管理的要求。

（2）做好風(fēng)險點查找。建設(shè)物資采購信息化平臺的目的是規(guī)范管理，減少人為干預(yù)，防范廉潔風(fēng)險。因此，必須梳理出物資采購各環(huán)節(jié)的所有風(fēng)險點，要應(yīng)用好廉潔風(fēng)險防控工作成果，將風(fēng)險點和防控措施應(yīng)用到平臺的建設(shè)，提升廉潔風(fēng)險防控能力，實現(xiàn)了工作過程有痕跡、監(jiān)督檢查有依據(jù)、采購過程可追溯。

（3）做好條塊管理整合。物資采購信息化平臺要將物資管理、資金支付、設(shè)備管理等相關(guān)制度融入軟件，將財務(wù)、紀(jì)檢、設(shè)備、生策等重要部門的管理需求融入軟件，實現(xiàn)管理鏈條的完整性，及時封堵管理上的漏洞。

（4）做好管理功能規(guī)劃。根據(jù)對現(xiàn)狀和問題的分析，要將排查出來的問題通過信息化加以解決。

3.3 上線過程做好“兩?！?/p>

一是保證數(shù)據(jù)安全，二是保證系統(tǒng)誤差控制。

3.4 重在后期的組織優(yōu)化

電子采購平臺的建設(shè)是物資采購建設(shè)制度信息化的過程，企業(yè)制度建設(shè)與信息化有機(jī)融合，為此，如何建設(shè)一套科學(xué)實用且符合企業(yè)實際的電子采購平臺，關(guān)鍵在于不斷地優(yōu)化，根據(jù)電子采購后期的實踐及時更新電子采購平臺的操作中。

物資采購信息化建設(shè)提升了公司物資采購管理水平，避免人為因素造成的廉潔風(fēng)險，減少紀(jì)檢監(jiān)察人員的監(jiān)督工作量，提升了監(jiān)督的便利性，給廉潔風(fēng)險防控科學(xué)化提供了很好的模版和借鑒。

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