高校干部人事檔案管理問題與對策研究

黎勇

【摘 要】本文分析干部人事檔案專項審核視角下管好高校干部人事檔案的意義，并針對高校干部人事檔案管理中面臨的工作難度加大、制度不健全且執(zhí)行不嚴格、管理模式發(fā)展滯后、人員隊伍存在欠缺、硬件設施建設不到位等問題，提出應從管理制度、管理模式、管理隊伍建設、管理硬件設施條件等方面采取對策，促進干部人事檔案管理工作的順利開展。

【關(guān)鍵詞】高校 干部人事檔案 專項審核 管理 問題 對策

【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】 A

【文章編號】0450-9889（2017）05C-0119-03

為貫徹落實全面從嚴治黨、從嚴管理監(jiān)督干部要求，2014年10月至2016年6月，中共中央組織部在全國部署開展干部人事檔案專項審核工作，對領(lǐng)導干部的“三齡二歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡，學歷、經(jīng)歷和身份信息等進行重點核查。目前該項工作已基本完成，并集中解決了檔案中存在的問題。隨著該項工作的開展，高校對干部人事檔案問題越來越重視，也取得了一定的成效，但還面臨一些具體的問題。在干部檔案人事專項審核的大背景下，高校應充分認識管好干部人事檔案的意義，針對問題，積極研究、改進和提高管理水平，更好地為干部人事工作服務。

一、干部檔案人事專項審核視角下管好高校干部人事檔案的意義

高校干部人事檔案記錄著高校干部的原始材料、各類證件、個人簡歷等，是組織、人事等有關(guān)部門全面分析和考察高校儲備人才綜合素質(zhì)信息的主要來源。干部檔案人事專項審核視角下管好高校干部人事檔案，具有以下兩方面的意義。

（一）有利于高校了解和正確選拔使用干部，合理配置人才

高校干部人事檔案是組織、人事等相關(guān)部門在選拔干部時全面了解與考察選拔對象的重要憑借。管好高校干部人事檔案，有助于組織、人事等相關(guān)部門歷史地、全面地考察干部個人經(jīng)歷和不同時期德、能、勤、績、廉的表現(xiàn)，對干部形成比較客觀準確的評價，從而科學合理地配置人才，做到人盡其才，才盡其用。

（二）有利于強化干部對學校的信任感和歸屬感

高校干部人事檔案在干部的個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具繼續(xù)深造等相關(guān)證明時起著憑證、依據(jù)和參考的作用。它關(guān)乎每一位干部的切身利益，所以，管好高校干部人事檔案，為他們提供更好的服務，有利于增強學校對干部的凝聚力和向心力，強化干部對學校的信任感和歸屬感。

二、高校干部人事檔案管理面臨的問題

（一）管理工作難度加大

近年來，隨著高等教育的深入發(fā)展，高校人才的流動與日俱增，干部的多向交流互動變得尤其頻繁，高校中部門較多、干部人數(shù)不少且調(diào)動頻繁，干部外出進修、攻讀學位、參加各種培訓活動頻繁。這就使得接收、轉(zhuǎn)遞檔案的數(shù)量不斷增多。加之，檔案工作環(huán)節(jié)眾多，整理步驟繁雜，而與此同時我國大部分高校從事干部檔案工作的專職干部幾乎沒有，有的兼職人員還要身兼數(shù)職，且大多還是采用傳統(tǒng)的人工管理方式。這些種種原因，使高校檔案管理人員工作量劇增，加大了檔案管理工作的難度。

（二）制度不健全且執(zhí)行不嚴格

制度是保障，高校干部人事檔案管理工作能否順利開展，關(guān)鍵看制度的健全程度與執(zhí)行力度。高校應根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》《干部檔案工作條例》，嚴格規(guī)定檔案的保密、歸檔、鑒別、整理、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、核查等方面的要求和流程，制定并不斷完善干部人事檔案管理制度。然而，目前我國很多高校雖然對干部人事檔案管理作出了一些規(guī)定，但是并未建立完備的制度。有的高校雖然制定了有關(guān)保密制度、歸檔制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、核查制度等，但是執(zhí)行力度不夠，不能嚴格遵循制度，也影響到干部人事檔案的準確性，不利于干部人事檔案工作的順利展開。

（三）管理模式發(fā)展滯后

目前，大多數(shù)高校沒有深入研究科學開展干部人事檔案管理的新模式，干部人事檔案管理還處于被動服務的封閉半封閉狀態(tài)，已經(jīng)不能適應教育事業(yè)的高速發(fā)展。當前很多高校在干部人事檔案管理當中仍然主要運用手工整理和紙面管理的模式，準確性難以得到保障，工作效率也比較低下。有的高校雖然引入了計算機等設備，但主要是簡單地應用于編制姓名索引、個人檔案目錄等，遠難達到信息化和數(shù)字化管理的要求。這些都在一定程度上影響了高校干部人事檔案信息的有效利用。

（四）管理人員隊伍存在欠缺

目前，高校干部人事檔案管理員大都是非專業(yè)出身，他們政治素養(yǎng)不夠高，檔案管理業(yè)務水平和工作能力還存在欠缺。因而在干部人事檔案管理實踐中，他們往往對歸檔和不歸檔的范圍難以準確地掌握，就會出現(xiàn)檔案材料歸檔和適用上的混亂。同時，高校干部人事檔案管理員專職的少，兼職的多，他們無法投入足夠的時間和精力去進行干部人事檔案的管理，這也極易造成檔案工作的低效和混亂。此外，高校干部人事檔案管理員隊伍不穩(wěn)定，檔案員經(jīng)常轉(zhuǎn)崗或轉(zhuǎn)行，這也會極大地影響檔案工作的連續(xù)性。

（五）管理硬件設施建設不到位

目前，許多高校在干部人事檔案管理方面經(jīng)費投入不足，基礎(chǔ)設施配套不到位，檔案現(xiàn)代化及檔案保護設施配備不全。許多數(shù)高校人事檔案保管室集庫房、辦公、查閱為一體，沒有實現(xiàn)“三分開”，甚至沒有專門的檔案保管室。且在保管條件上，還是用較為原始的卷柜統(tǒng)一存放，檔案管理在保密、防光、防火等硬件條件上還存在諸多不足。這就導致高校干部人事檔案，既也不方便查找和閱覽，也存在較大的安全隱患。

三、促進干部人事檔案管理工作科學化、規(guī)范化的對策

（一）加強制度化建設

高校干部人事檔案管理工作非?，嵥?、枯燥、繁雜，僅僅靠某幾個檔案管理人員的愛崗敬業(yè)，是難以做到長期有序和科學化規(guī)范化的，只有加強制度化建設，才能將此項工作落到實處。具體而言，高校應加強以下方面的制度建設。一是定干部人事檔案管理目標責任制。首先，單位領(lǐng)導對干部人事檔案工作負領(lǐng)導責任，應重視并帶動學校教職員工和檔案管理人員重視人事檔案管理工作，應將這一工作納入自己的議事日程，抓緊建立良好的檔案管理工作體制。其次，相關(guān)組織、人事部門負責人對干部人事檔案工作負管理責任，應努力促使干部人事工作部門全員形成“檔案意識”和“檔案習慣”。最后，干部人事檔案工作人員對干部人事檔案管理負直接責任，應兢兢業(yè)業(yè)、堅持原則、盡職盡責地做好干部人事檔案管理工作。二是進一步完善檔案信息采集制度。首先，明確高校干部人事檔案信息提供主體的責任和義務，要求檔案信息提供主體及時提供真實、準確的工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等能反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，提升信息采集的效率和質(zhì)量。其次，對已經(jīng)收集到的高校干部人事檔案信息，必須做好鑒別工作，把好干部人事檔案管理的“入口關(guān)”。最后，定期開展干部人事檔案審核工作，對干部的“三齡二歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡，學歷、經(jīng)歷和身份信息等進行重點核查，看相關(guān)信息是否齊全完整、是否手續(xù)完備、是否客觀真實，并集中加以條理化和規(guī)范化。三是健全高校干部人事檔案有關(guān)保密制度、歸檔制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、核查制度等，并嚴格加以執(zhí)行。嚴格規(guī)定檔案查、借、閱、轉(zhuǎn)等各項工作的程序，在做好保密工作的同時，充分發(fā)揮檔案的最大功效。

（二）規(guī)范和改進高校人事檔案管理模式

在高校人事檔案管理模式上，一方面，要加強規(guī)范。對檔案材料的內(nèi)容加以規(guī)范，嚴格鑒定“三齡二歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡，學歷、經(jīng)歷和身份信息的有關(guān)信息，同時，對檔案信息的收集、歸檔及查、借、閱、轉(zhuǎn)等流程加以規(guī)范，從而為人事工作提供翔實可靠的決策依據(jù)。另一方面，要加以改進。應摒棄陳舊的檔案管理方式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。應加強高校干部信息檔案數(shù)據(jù)庫建設，對原有的紙質(zhì)檔案加以轉(zhuǎn)化，利用信息系統(tǒng)軟件程序，在電腦和系統(tǒng)中庸文字、圖片或者聲像資料進行保存管理；實現(xiàn)檔案查、借、閱、轉(zhuǎn)等流程的數(shù)字化、動態(tài)化、現(xiàn)代化。此外，應對干部檔案信息數(shù)據(jù)庫及時進行備份、更新和系統(tǒng)維護，增加安全性、真實性和使用率。

（三）加強干部人事檔案管理隊伍的建設

高校人事檔案管理人員應具備強烈的責任心和使命感，對每一份檔案都認真對待、嚴格把關(guān)；應具備專業(yè)的檔案管理能力，做到收集和管理的檔案真實、準確、規(guī)范，為高校干部的選拔、任免等提供科學、可靠的依據(jù)；還應具備一定的信息技術(shù)素養(yǎng)，能夠適應干部檔案信息管理的現(xiàn)代化信息化發(fā)展需要。高校加強干部人事檔案管理隊伍建設，應加大檔案人員專業(yè)培訓力度，一方面，為干部人事檔案管理員提供各種學習培訓時機，從政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)等諸多方面提高檔案管理人員的水平，促使新上崗的檔案管理人員盡快熟悉干部人事檔案的管理要求；另一方面，加強現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)知識培訓，提升干部人事檔案管理員的計算機能力和信息素養(yǎng)，由此打造一支富有責任心和耐心，具有一定政治素養(yǎng)、科學文化知識、檔案學理論知識以及現(xiàn)代管理能力和計算機能力的專（兼）職干部人事檔案管理隊伍，以實現(xiàn)干部人事檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化。

（四）創(chuàng)設良好的檔案管理硬件設施條件

良好的檔案管理硬件設施條件，能夠為檔案的管理提供一定的保障。根據(jù)《人事檔案工作條例》的規(guī)定，“干部檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開”，“干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備”，“庫房的防火、防潮、駐蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查；要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃-24℃，相對濕度45%-65%）”。為此，高校應加大硬件設施設備的資金投入力度，及時對各項設施進行安全隱患排查和更換，并及時進行設備設施的更新?lián)Q代，用專門的計算機、功能性檔案卷柜或檔案新型密集架等現(xiàn)代化設備替換陳舊的設施設備，增強專用檔案室防火、防潮、防光、防蛀、防盜等功能，使空間布局更合理，查閱使用更便捷。

總之，高校干部人事檔案管理工作是一項非常重要的工作，它對于高校的長期發(fā)展意義重大，應從各個方面促進這一工作的展開，實現(xiàn)其科學化、規(guī)范化發(fā)展，更好地為高校人事工作服務。

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【作者簡介】黎 勇（1974— ），男，廣東中山人，廣西機電職業(yè)技術(shù)學院黨委組織部（人事處）副部長（副處長）。

（責編 劉健華）