財(cái)務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制問題研究

王思懿

摘要： 敘述了公共圖書館內(nèi)部控制的內(nèi)涵，以委托——代理理論為基礎(chǔ)，分析了公共圖書館實(shí)施內(nèi)部控制的必要性。結(jié)合財(cái)務(wù)工作的實(shí)際情況，從內(nèi)控環(huán)境、財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)、信息化管理平臺、內(nèi)部審計(jì)和績效考核等方面給出了優(yōu)化內(nèi)部控制的具體實(shí)踐措施。

Abstract： Based on the theory of Principal-agent， this article says the connotation of internal control in public library， analyzes the necessity of promoting internal control in public library. Taking the financial situation into consideration， it puts forward some practical measures to optimize the internal control from the aspects of internal control environment， construction of financial team， information management platform， internal audit and performance merit.

關(guān)鍵詞： 公共圖書館；信息化管理；內(nèi)部控制

Key words： public library；information management；internal control

中圖分類號：G250.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）19-0015-02

1 公共圖書館內(nèi)部控制的內(nèi)涵

社會的進(jìn)步與發(fā)展極大地滿足了人們的物質(zhì)需求，與此同時(shí)，越來越多的人開始關(guān)注自身文化素質(zhì)的提高。公共圖書館作為社會文明的窗口，在信息傳遞與共享方面發(fā)揮著重要的作用。得益于知識經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，公共圖書館的數(shù)量和館藏規(guī)模都在逐漸增加，經(jīng)營資金的收支管理和成本控制顯得尤為重要。

公共圖書館的內(nèi)部控制是指為了保證圖書館財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠性、管理活動的效率和經(jīng)濟(jì)活動的合法合規(guī)性，由單位高級管理層和其他工作人員設(shè)計(jì)、執(zhí)行的制度。廣義地講，圖書館的內(nèi)部控制是指圖書館的內(nèi)部管理系統(tǒng)，具體包括為保證單位內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)所采取的一系列必要的管理措施[1]。

2 公共圖書館開展內(nèi)部控制的必要性分析

一般認(rèn)為，內(nèi)部控制是對企業(yè)而言，沒有必要對公共圖書館進(jìn)行內(nèi)部控制。但在我國，公共圖書館屬于事業(yè)單位，這就決定公共圖書館的經(jīng)營目標(biāo)和管理績效評估標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)存在很大差異。就經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和職工薪酬風(fēng)險(xiǎn)來說，企業(yè)比事業(yè)單位承擔(dān)更大的經(jīng)濟(jì)壓力。對于發(fā)展萎靡不振的企業(yè)，債務(wù)資本可能將企業(yè)壓得叫苦不迭，每期的職工薪酬更會成為“壓死駱駝的最后一根稻草”。企業(yè)發(fā)展如同逆水行舟，不進(jìn)則退。激烈的外部競爭迫使企業(yè)不斷探求、摸索科學(xué)的經(jīng)營方法。經(jīng)過十幾年的努力，企業(yè)現(xiàn)已建立起相當(dāng)成熟的內(nèi)部控制制度。而行政事業(yè)單位，經(jīng)營資金主要來源于預(yù)算收入，職工薪酬由國家或者地方財(cái)政部門直接劃撥。相較于企業(yè)，行政事業(yè)單位幾乎沒有任何的生存風(fēng)險(xiǎn)，在單位內(nèi)部接連出現(xiàn)內(nèi)控意識薄弱、內(nèi)控建設(shè)動力不足等問題，由此而造成的業(yè)務(wù)舞弊、嚴(yán)重違法違規(guī)問題并非個(gè)例。

與高速發(fā)展的企業(yè)相比，內(nèi)部管理水平是制約行政事業(yè)單位發(fā)展的瓶頸，而內(nèi)部控制的高效執(zhí)行對管理水平的提升能起到立竿見影的作用。

3 公共圖書館實(shí)施內(nèi)部控制的理論基礎(chǔ)

3.1 委托——代理理論概述

委托——代理理論認(rèn)為組織（企業(yè)、圖書館等）是一系列契約的集合體。在這種契約下，一方（委托人）授權(quán)另一方（代理人）為自己（委托人）的利益從事一些活動，這就形成了委托——代理關(guān)系[2]14。在委托——代理關(guān)系中存在3方面顯著的特征：信息不對稱、利益不完全相同和風(fēng)險(xiǎn)偏好不同。在一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，委托人授予代理人一定的經(jīng)濟(jì)決策權(quán)，委托其為實(shí)現(xiàn)自己（委托人）的目標(biāo)而服務(wù)。對于具體的經(jīng)濟(jì)活動，代理人掌握著比委托人更多的信息。從委托——代理行為來看，代理人追求的是代理利益（工資福利水平、工作滿意程度等）的最大化，委托人追求自身效益（公共產(chǎn)品的質(zhì)量、公共項(xiàng)目的實(shí)施效果等）的最大化。委托代理行為目標(biāo)的不同，勢必導(dǎo)致兩者利益的沖突，也會導(dǎo)致雙方對于風(fēng)險(xiǎn)的接受程度不相同。委托人希望最大限度地發(fā)揮社會效益，所以愿意承擔(dān)更大的風(fēng)險(xiǎn)；代理人的代理目標(biāo)決定他不愿意接受更大的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 公共圖書館的委托——代理關(guān)系分析

委托——代理理論認(rèn)為，委托——代理關(guān)系存在于所有組織和合作性活動中。公共圖書館作為事業(yè)單位的組成部分，同樣存在委托——代理關(guān)系[3]。

從公眾的角度分析，公眾為享受自由、平等獲取知識的權(quán)力，通過法定程序?qū)⒆约旱牟糠謾?quán)力讓渡給政府，及時(shí)繳納合理的稅款，委托其為實(shí)現(xiàn)自己權(quán)益服務(wù)。公眾作為委托人，政府作為代理人，構(gòu)成了合理的委托——代理關(guān)系。

從政府的角度分析，政府部門的運(yùn)營資金來源于預(yù)算收入，預(yù)算收入具體又可以分為稅收收入、專項(xiàng)收入和其他收入三個(gè)部分。歸根結(jié)底，預(yù)算收入的資金最終來源是廣大的人民群眾。這個(gè)特點(diǎn)決定了對于資金的使用，政府必須接受社會公眾的監(jiān)督，同時(shí)為了維護(hù)公眾能享受自由、平等獲取知識的權(quán)力，政府有責(zé)任為其提供公共產(chǎn)品——公共圖書館。公共圖書館代理政府執(zhí)行保障公民獲取知識服務(wù)的職能[2]15。在政府與公眾的關(guān)系中，政府為代理者；在政府與公共圖書館的關(guān)系中，政府又充當(dāng)委托者。因此，在公眾、政府和公共圖書館三者之間存在合理的委托——代理關(guān)系。

4 財(cái)務(wù)視角下完善公共圖書館內(nèi)部控制的理性思考

4.1 強(qiáng)化管理層責(zé)任，改善內(nèi)控環(huán)境

在單位推行內(nèi)部控制管理，首先需要為其創(chuàng)建良好的內(nèi)部環(huán)境，幫助內(nèi)部控制順利著陸。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制環(huán)境分為外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境中與單位實(shí)施內(nèi)部控制密切相關(guān)的因素有：組織結(jié)構(gòu)、人力資源政策、單位文化和內(nèi)部審計(jì)。其中，單位負(fù)責(zé)人對內(nèi)部控制的態(tài)度是單位文化的核心。如果單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部控制來促進(jìn)對公共權(quán)力運(yùn)行的監(jiān)管，單位中的其他工作人員也會受到上級領(lǐng)導(dǎo)的影響，積極響應(yīng)內(nèi)部控制建設(shè)[4]。公共圖書館要想做好內(nèi)部控制，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)鍵。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)做好榜樣示范，積極主動學(xué)習(xí)內(nèi)控管理知識，幫助關(guān)鍵部門正確認(rèn)識完善內(nèi)部控制的意義。圖書館領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)基于內(nèi)部控制制度的頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合本單位的內(nèi)部管理水平，組織關(guān)鍵部門科學(xué)、合理地設(shè)計(jì)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，并定期對內(nèi)部控制情況進(jìn)行測評，有針對性地解決工作中出現(xiàn)的問題。

4.2 合理設(shè)置職能部門，不斷提升從業(yè)人員素質(zhì)

財(cái)務(wù)人員是單位會計(jì)工作的主體，內(nèi)部控制需要有合格的會計(jì)工作人員，這是內(nèi)部會計(jì)控制的根本前提。公共圖書館在選拔、聘用財(cái)務(wù)人員的過程中應(yīng)將會計(jì)從業(yè)資格證書的取得作為基本條件，同時(shí)考察他們作為“財(cái)務(wù)人”的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等綜合素質(zhì)。在設(shè)置內(nèi)部職能部門和工作崗位的過程中，根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)情況，合理設(shè)置職能部門，對不同崗位的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行科學(xué)地劃分，最終在不相容崗位和職務(wù)之間形成相互監(jiān)督、有效制衡的管理機(jī)制。圖書館還應(yīng)該定期組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)經(jīng)法規(guī)和相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識，堅(jiān)持按照原則辦事。

4.3 完善內(nèi)控信息化管理平臺，加強(qiáng)信息交流與反饋

信息化具有化繁為簡的能力，在推行內(nèi)部控制的過程中，信息化能夠規(guī)范單位財(cái)務(wù)管理行為，最大限度地降低人為因素對于內(nèi)部控制的影響，在單位內(nèi)部形為良好的信息傳遞渠道。圖書館工作人員通過將內(nèi)部控制的基本要求固化在信息系統(tǒng)中，即可實(shí)現(xiàn)自動、實(shí)時(shí)地監(jiān)控單位每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。應(yīng)用信息化系統(tǒng)的同時(shí)，建立用戶管理制度和操作系統(tǒng)的安全準(zhǔn)則，明確不同崗位工作人員訪問單位財(cái)務(wù)信息的權(quán)限，將信息安全責(zé)任落實(shí)到具體崗位和工作人員，確保信息傳遞的安全與保密[5]。

4.4 完善內(nèi)部審計(jì)和績效考核機(jī)制，提高工作熱情

企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)經(jīng)過十幾年的努力，已經(jīng)比較完善。分析其經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)可知，內(nèi)部審計(jì)可以再監(jiān)督單位的內(nèi)部控制，內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量關(guān)系到內(nèi)部控制是否能持續(xù)有效運(yùn)行。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該正確認(rèn)識內(nèi)部審計(jì)工作的重要意義，減少主觀干預(yù)，盡最大可能保證審計(jì)工作的獨(dú)立、有效進(jìn)行。同時(shí)，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)該積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新、完善自己的知識，努力提高審計(jì)工作的質(zhì)量。

單位的內(nèi)部控制實(shí)施還可以與績效考核結(jié)合。考核依據(jù)不局限于工作業(yè)績，將每位員工對內(nèi)部控制管理的貢獻(xiàn)納入考核范圍，并根據(jù)單位實(shí)行內(nèi)部控制管理的年度不同分配以不同的權(quán)重，每個(gè)會計(jì)年度終了，對單位員工進(jìn)行綜合評定。將年度績效考核結(jié)果與年終獎金、榮譽(yù)稱號或者職位晉升結(jié)合，獎勵(lì)為單位內(nèi)部控制實(shí)施做出突出貢獻(xiàn)的員工，由此激發(fā)單位工作人員對于內(nèi)部控制建設(shè)的熱情。

總之，公共圖書館的內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不可能畢其功于一役。作為一項(xiàng)長期的工作任務(wù)，它需要圖書館領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)鍵部門的協(xié)作與配合，在單位內(nèi)控制度頂層設(shè)計(jì)的指導(dǎo)下，通過團(tuán)隊(duì)的共同努力，借助先進(jìn)的信息化平臺和企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，使公共圖書館的內(nèi)部控制建設(shè)更加完善[6]。

參考文獻(xiàn)：

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[6]張少春.實(shí)施內(nèi)控規(guī)范打造行政事業(yè)單位管理“升級版”[N].中國會計(jì)報(bào)，2014-01-03.