基于財務視角下的全面合同管控模式

古佳麗 中國電子科技集團公司第二十研究所

基于財務視角下的全面合同管控模式

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經(jīng)濟的發(fā)展為企業(yè)帶來源源不斷市場機會的同時也帶來更多的經(jīng)營風險。合同作為交易雙方明確權(quán)利義務、承載雙方交易信息的工具，企業(yè)可利用對合同的全過程管理降低經(jīng)營風險。財務人員是企業(yè)經(jīng)營風險的最后一道防線，從財務視角下對合同進行全流程管理，為企業(yè)降低風險起到重要作用。

財務管控 合同 風險 控制

一、合同財務管控的意義及內(nèi)涵

在經(jīng)濟日益活躍今天，企業(yè)面臨的風險卻空前加大，資金損失、法律糾紛、經(jīng)營欺詐等問題層出不窮，使得合同在市場交易中起著越來越關鍵的作用。合同是雙方在經(jīng)營交易中的重要媒介，承載著業(yè)務內(nèi)容、權(quán)利義務、交易方式、糾紛處理等眾多信息。目前很多企業(yè)，將合同管理局限在合同簽訂以及文檔的保管，對于合同的執(zhí)行、合同的監(jiān)控、風險預警等卻不夠重視。開展合同全過程管控研究，就是要以合同為切入點防控風險，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

從財務管理的維度出發(fā)，開展合同全過程管理，是指以合同管理為抓手，通過合同事前審核、全過程跟蹤管理等工作實現(xiàn)業(yè)財融合，形成一套對合同風險識別、監(jiān)督、預警及應對的管理機制，提高對業(yè)務流、合同流、發(fā)票流、物流、資金流的管理水平，推動對應收賬款、存貨、預付賬款等“三金”的精益管理，增強對經(jīng)營風險的防范能力。

二、合同的財務管控基礎

1.合同履行過程的信息采集。財務人員應建立合同的財務管控臺賬，根據(jù)合同文本、合同預算、財務賬簿和發(fā)票登記簿等，實時對合同履行階段產(chǎn)生的發(fā)票流、資金流、物流等信息進行采集，準確對收付款、接收發(fā)票、開具發(fā)票、入庫、領用、出庫、驗收等每個環(huán)節(jié)在合同財務管控臺賬進行登記。

2、生成合同履行狀態(tài)。在合同過程管控臺賬中，根據(jù)銷售信息、采購支出信息，生成合同履行狀態(tài)及結(jié)果情況信息。主要包括：預算余額、發(fā)票差額、賬面毛利、收付款差額、存貨結(jié)余、往來科目余額等。對合同從訂立到履行終結(jié)，從多個維度進行全過程跟蹤監(jiān)控管理，對合同風險點進行跟蹤監(jiān)控。

三、合同的財務管控方式

合同的財務管控主要包括預算控制、進度控制、資金控制、發(fā)票結(jié)算控制、物流控制等。

（一）預算控制

預算控制即合同成本控制。簽訂銷售合同后，首先明確該合同最低毛利率，鎖定成本最高限額。使用目標成本法，對該合同對應的采購及支出情況進行控制。

在合同會簽審批前，財務人員對已發(fā)生支出與本次預計支出合計后，與成本控制限額進行比對。若超過成本限額，及時通知相關部門，采取相應措施壓控成本。同時，設置預算預警線，對成本支出數(shù)接近預算預警線的，及時提醒業(yè)務部門尚可使用的預算余額。

（二）進度控制

對合同的收付款、出入庫、時間節(jié)點等進度情況進行監(jiān)控，實時與合同約定事項進行比照檢查，對未達到合同約定進度的原因和影響進行查找和分析。主要從時點、結(jié)果兩個維度進行控制：

1.合同進度時點控制。財務人員實時登記收付款時間金額、出入庫時間、發(fā)票時間等臺賬信息，通過與合同約定的收付款時間金額、收貨時間、交付時間、發(fā)票時間、項目計劃節(jié)點等信息進行比對，對存在的應收（付）而未收（付）、應出（入）庫而未出（入）庫、應開（收）票而未開（收）票等與合同約定進度不符的情況，及時提示業(yè)務部門辦理相關業(yè)務。

2.合同履行結(jié)果控制。對合同履行結(jié)果情況進行分析，若銷售合同和對應的采購合同履行完畢，合同履行結(jié)果數(shù)據(jù)應具有以下特征：

（1）發(fā)票（含稅）差額（開票-收票）等于收付款差額（收款-付款）約等于合同預計毛利。（2）該筆合同的存貨結(jié)余、應收賬款余額、預收賬款余額、應付賬款余額、預付賬款余額均為零。

在合同約定的最終履行時點后，若合同履行結(jié)果數(shù)據(jù)不具有以上特征，說明合同在相應環(huán)節(jié)可能沒有履行完畢，應及時查明原因并提示業(yè)務部門辦理相關業(yè)務。

（三）資金控制

對合同的資金收付情況進行監(jiān)控。根據(jù)資金流監(jiān)控合同的凈現(xiàn)金流量、往來款余額及三金占用等情況，及時發(fā)現(xiàn)到期應收款項，督促業(yè)務部門及時催收；結(jié)合發(fā)票開具情況，及時監(jiān)控資金到款情況，對長期未到賬原因進行跟蹤解決。

（四）發(fā)票結(jié)算控制

對合同的發(fā)票開具、接收等結(jié)算情況進行監(jiān)控。根據(jù)發(fā)票流、資金流監(jiān)控合同開票情況和賬面利潤情況，對符合開具發(fā)票條件的及時提示業(yè)務部門開具發(fā)票并辦理財務結(jié)算。對于長期掛賬的預付賬款，應向業(yè)務人員核實情況，督促業(yè)務人員及時索取發(fā)票、辦理財務報銷及入庫手續(xù)。

（五）物流控制

對合同的庫存情況進行監(jiān)控，對存貨長期結(jié)余的情況，及時查明原因，提示業(yè)務部門及時銷售，并辦理領用、出庫等財務手續(xù)。依據(jù)合同類型和條款，檢查憑證后是否附對方單位的簽收單、我方的驗收單等物流憑據(jù)，保證手續(xù)規(guī)范、齊全。并定期檢查業(yè)務人員登記的運輸臺賬與約定的提貨、送貨方式是否一致，發(fā)票是否取得并報銷。

四、合同財務管控風險預警機制

從財務角度進行事前、事中、事后的合同全過程管理，必須要與風險預警機制相結(jié)合。在合同簽訂會簽階段，審核合同條款，尤其關注資金收付的時間及方式、發(fā)票稅率及類型、違約金及賠償金等條款的合理性及可行性，并提出修改建議；在合同履行階段，發(fā)現(xiàn)合同虧損、對方拖延支付到期貨款、對方拖延發(fā)貨、存貨長期積壓、往來長期掛賬、與合同約定進度嚴重滯后、與合同約定事項不符等風險，應及時向業(yè)務部門負責人及管理層發(fā)出風險預警，提出問題并給出處理建議；在合同執(zhí)行完畢后，應總結(jié)合同的執(zhí)行情況，包括執(zhí)行周期、毛利率、資金收支等信息提供給企業(yè)管理層，為企業(yè)經(jīng)營決策提供有力支持。

總之，財務人員可根據(jù)合同流分析每筆業(yè)務或項目的盈虧情況、毛利率等；根據(jù)發(fā)票流分析每筆業(yè)務或項目賬面利潤情況和開票情況，及時督促合同主辦部門辦理財務結(jié)算；根據(jù)資金流分析每筆業(yè)務或項目的凈現(xiàn)金流量、往來款余額及三金占用等情況，督促合同主辦部門及時催收；根據(jù)物流分析每筆業(yè)務或項目的庫存情況、物流結(jié)算情況等。

綜上所述，對合同管理采用業(yè)務人員與財務人員雙軌制平行監(jiān)管的機制，打破了僅僅由業(yè)務人員負責合同執(zhí)行的傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)業(yè)財深度融合，有利于防范經(jīng)營風險，提高企業(yè)管理水平。