檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施

鄭艷昆 中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館

檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施

鄭艷昆 中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加速了傳統(tǒng)行業(yè)工作模式的變革，為提高工作效率和降低管理成本起到了重要作用。以往的檔案管理主要由人工完成，不僅管理效率低下，而且檔案容易出現(xiàn)損害、丟失等問題。通過(guò)推行檔案數(shù)字化，可以借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，在減輕管理壓力的同時(shí)，也有利于充分挖掘檔案的利用價(jià)值?，F(xiàn)階段檔案數(shù)字化發(fā)展面臨的突出問題是如何保證數(shù)字檔案的安全性和保密性，在這一背景下探究檔案數(shù)字化質(zhì)量管理和安全控制措施具有重要的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

檔案數(shù)字化 特點(diǎn)分析 質(zhì)量問題 安全保密措施

檔案數(shù)字化是檔案管理和信息技術(shù)融合發(fā)展形成的一種新模式，經(jīng)過(guò)掃描將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的二進(jìn)制數(shù)據(jù)，然后保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、管理和更新。我國(guó)早在20世紀(jì)80年代開始推行檔案數(shù)字化技術(shù)，隨著信息技術(shù)的不斷成熟，現(xiàn)階段已經(jīng)逐步形成了智能化化和規(guī)范化的檔案數(shù)字管理體系。文章首先對(duì)檔案數(shù)字化的基本特點(diǎn)進(jìn)行了概述，隨后在分析數(shù)字檔案面臨突出問題的基礎(chǔ)上，分別從優(yōu)化質(zhì)量和安全保密兩方面提出了強(qiáng)化數(shù)字檔案管理的可行性措施。

一、檔案數(shù)字化的特點(diǎn)分析

（一）經(jīng)濟(jì)效益好

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，在經(jīng)濟(jì)效益上也具有一定的優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在兩方面：其一是縮減了管理人員的編制，節(jié)省了人員成本支出。引入數(shù)字化管理系統(tǒng)后，許多基礎(chǔ)性的工作都可以由計(jì)算機(jī)來(lái)完成，代替了以往的人工作業(yè)；其二是減小了占地面積。一些大型的檔案館往往需要單獨(dú)占用一棟建筑，即便是小型檔案室也會(huì)占用不低于100平米的建筑面積。如果推行檔案數(shù)字化管理技術(shù)，只需要幾臺(tái)計(jì)算機(jī)和一些必要的信息設(shè)備即可，節(jié)省了大量的空間。

（二）檔案利用率高

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然進(jìn)行編號(hào)存儲(chǔ)，但是使用者在借閱和查找檔案時(shí)，仍然需要耗費(fèi)一定的時(shí)間。尤其是在一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案資料，由于管理不當(dāng)或儲(chǔ)存條件不好等因素的影響，紙質(zhì)檔案資料容易出現(xiàn)破損、受潮、丟失等問題，這些檔案資料的利用價(jià)值也會(huì)受到嚴(yán)重影響。在推行檔案數(shù)字化之后，這些檔案資料會(huì)分門別類的進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，管理人員可以根據(jù)使用者的需求，在搜索欄中輸入關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，在不到1s的時(shí)間內(nèi)就可以快速檢索出檔案信息。同時(shí)，數(shù)字化檔案可以被無(wú)限次的備份、復(fù)制，不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等問題，提高了檔案資料的利用效率。

二、檔案數(shù)字化面臨的突出問題

（一）對(duì)軟硬件系統(tǒng)要求較高

檔案數(shù)字化管理對(duì)于硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)都提出了較高的要求。硬件方面，為了能夠快速完成信息檢索，不至于出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓或系統(tǒng)崩潰等問題，需要終端計(jì)算機(jī)的CPU性能優(yōu)越。同時(shí)，計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)容量必須足夠大，從而容納更多的檔案數(shù)據(jù)。除此之外，像通信系統(tǒng)、文字（圖像）掃描設(shè)備等，也都有著嚴(yán)格的要求。軟件方面，部分管理軟件需要購(gòu)買后才能獲取使用權(quán)限，而且后期需要定期進(jìn)行軟件更新。如果更新不及時(shí)，容易出現(xiàn)版本不兼容等問題，也會(huì)影響檔案數(shù)字化的使用效果。

（二）數(shù)字檔案的保密性不強(qiáng)

數(shù)字檔案雖然能夠在管理上提供諸多方便，但是一些珍貴的檔案資料的安全性和保密性往往很難得到解決，不法分子或黑客往往通過(guò)植入病毒或破壞計(jì)算機(jī)安全防御系統(tǒng)等方式，竊取或損毀數(shù)字檔案，從而達(dá)到打擊競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或獲取個(gè)人利益的目的。例如，近年來(lái)一些大型企業(yè)的經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)商業(yè)機(jī)密泄露、檔案資料遭到破壞等問題，凸顯了數(shù)字檔案在安全保密等方面存在的一些缺陷。因此，在檔案數(shù)字化快速發(fā)展的今天，如何做好數(shù)字檔案的安全保密工作成為檔案管理人員需要重點(diǎn)考慮的問題之一。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊

檔案管理引入數(shù)字化系統(tǒng)后，原有的工作模式發(fā)生了巨大的改變，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力提出了較高的要求。對(duì)于一些年輕員工來(lái)說(shuō)，由于基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)時(shí)間較長(zhǎng)，因此對(duì)于一些辦公軟件的學(xué)習(xí)較快，很夠很快適應(yīng)工作模式的變化。而對(duì)于一些工作年限較長(zhǎng)的管理人員，對(duì)新事物的學(xué)習(xí)能力較差，往往很難在短時(shí)間內(nèi)掌握這些信息設(shè)備和管理軟件的操作方法。因此，現(xiàn)階段檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)參差不齊，成為導(dǎo)致數(shù)字檔案管理工作難以高質(zhì)量開展的重要因素。

三、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

（一）建立健全檔案管理制度

檔案數(shù)字化是在檔案信息化建設(shè)這一大背景下進(jìn)行的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全一系列相關(guān)的規(guī)章制度，確保數(shù)字檔案信息資源的互連和共享。例如，根據(jù)《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中要制定《紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程》等規(guī)章制度，使檔案數(shù)字化工作有章可循。當(dāng)然，建立了這些數(shù)字檔案管理制度后，最重要的還是要確保這些制度能夠得到貫徹和落實(shí)。檔案管理部門可以安排專門的監(jiān)督人員，一方面是負(fù)責(zé)這些新制度的宣傳推廣，使檔案管理人對(duì)這些新制度有一個(gè)基本了解；另一方面也監(jiān)督這些制度的具體執(zhí)行情況，對(duì)于違法管理制度的要提出指正批評(píng)。

（二）做好數(shù)字檔案的檢查驗(yàn)收

檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估是整個(gè)質(zhì)量控制的最后一關(guān)。檢查的對(duì)象包括設(shè)備、人員和工作流程三個(gè)方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報(bào)上級(jí)主管部門。驗(yàn)收分為粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)：粗驗(yàn)主要由自動(dòng)驗(yàn)收軟件完成，細(xì)驗(yàn)就是在自動(dòng)驗(yàn)收軟件驗(yàn)收的基礎(chǔ)上，分別對(duì)每個(gè)畫幅進(jìn)的完整性、清晰度、重頁(yè)、拼頁(yè)等進(jìn)行檢查。評(píng)估就是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

（三）實(shí)施激勵(lì)性質(zhì)量控制措施

檢查和驗(yàn)收是保證工作質(zhì)量的基本方法。檔案數(shù)字化工作是將檔案信息數(shù)字化的過(guò)程，它是后續(xù)檔案工作的基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量會(huì)直接影響其它檔案工作的進(jìn)行，檢查和驗(yàn)收既能保障檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，又能為檔案利用、查詢等工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)全新的檔案工作，沒有成功的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，需要在實(shí)際工作中積極探索。要保證檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，就必須進(jìn)行階段性講評(píng)，它能幫助工作人員了解前一階段工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，及時(shí)改進(jìn)工作方法，提高工作效率，為下一階段的工作打下基礎(chǔ)。

四、檔案數(shù)字化的安全保密控制

（一）重視檔案管理人員素質(zhì)的提升

人的不規(guī)范操作行為是導(dǎo)致數(shù)字檔案安全隱患的重要因素，例如部分檔案管理人員不熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作技巧，沒有定期檢查安全系統(tǒng)，導(dǎo)致病毒入侵等。因此，必須要重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，尤其是對(duì)信息設(shè)備操作能力。例如，可以定期組織檔案管理人員參加信息技術(shù)講座，對(duì)當(dāng)前的檔案數(shù)字化發(fā)展形式、數(shù)字檔案的管理形式和安全保密技術(shù)措施等進(jìn)行講解，以全面提升數(shù)字化檔案管理的安全性。另外，也要安排專門的監(jiān)督人員，定期對(duì)檔案管理工作展開檢查，如果發(fā)現(xiàn)安全隱患要及時(shí)指出，并對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)教育。

（二）重視安全保密系統(tǒng)的建設(shè)

自檔案管理引進(jìn)數(shù)字化系統(tǒng)以來(lái)，針對(duì)數(shù)字檔案的安全保密系統(tǒng)工作就從未間斷。近年來(lái)，數(shù)字檔案的安全保密形勢(shì)日益嚴(yán)峻，采用新技術(shù)、新理念，加快安全保密系統(tǒng)建設(shè)刻不容緩?？偨Y(jié)以往工作經(jīng)驗(yàn)，安全保密系統(tǒng)的建設(shè)工作可以分別從以下幾方面來(lái)開展：首先，重視數(shù)字化設(shè)備的安全檢查和定期檢修工作。對(duì)于一些投入使用年限較長(zhǎng)的數(shù)字檔案館，其中部分?jǐn)?shù)字化管理設(shè)備長(zhǎng)期沒有得到更新，無(wú)論是實(shí)用性還是安全性都大打折扣。通過(guò)定期的檢修工作，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)此類問題，從而通過(guò)設(shè)備革新或直接更換，提高數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性能。其次，要重視安全軟件的配置和兼容性。部分?jǐn)?shù)字化軟件的版本更新速度較快，通過(guò)定期進(jìn)行軟件更新，以提高軟件的適用性和兼容性。

（三）定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份

存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)字檔案，除了會(huì)受到不法分子或黑客的蓄意攻擊外，因外力導(dǎo)致的物理受損也是造成數(shù)字檔案丟失或損毀的重要原因。例如，一些大型機(jī)房由于通風(fēng)散熱條件不好，或是線路老化，導(dǎo)致發(fā)生火災(zāi)，造成存儲(chǔ)在機(jī)房設(shè)備中的信息永久性丟失。針對(duì)這種問題，需要檔案管理人員定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份，一來(lái)可以實(shí)現(xiàn)既有檔案的定期更新，以提高數(shù)字檔案的利用價(jià)值；二來(lái)也能夠?qū)浞輽n案和原檔案進(jìn)行分別存儲(chǔ)，不至于出現(xiàn)檔案永久性丟失的問題。

（四）采取嚴(yán)格的門禁制度

數(shù)字化檔案管理室要實(shí)行嚴(yán)格的門禁制度，所有檔案管理人員配發(fā)工作證，未佩戴工作證的人員不得進(jìn)入數(shù)字化檔案管理室。同時(shí)，各檔案管理計(jì)算機(jī)采取二級(jí)登錄密碼，開機(jī)后要求輸入計(jì)算機(jī)登錄口令；運(yùn)行數(shù)字檔案管理軟件時(shí)需要輸入員工個(gè)人的工號(hào)及密碼。只有通過(guò)驗(yàn)證后方可進(jìn)入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)采取這種措施，一方面是最大程度上杜絕了無(wú)關(guān)人員或不法分子操作計(jì)算機(jī)設(shè)備的可能性，另一方面即便是出現(xiàn)了檔案信息泄露，也能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)操作記錄追究相關(guān)管理人員的責(zé)任，確保了數(shù)字檔案的安全保密性。

五、結(jié)語(yǔ)

推行檔案數(shù)字化管理及時(shí)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是提高管理效率、保障檔案資料安全的客觀要求?，F(xiàn)階段國(guó)內(nèi)許多檔案管理機(jī)構(gòu)都引進(jìn)了數(shù)字化管理系統(tǒng)，在為檔案管理人員提供工作方便的同時(shí)，也出現(xiàn)了檔案安全性不高、保密性不強(qiáng)等問題。因此，有必要通過(guò)重視人員技能培訓(xùn)、建立安全管理制度和引進(jìn)先進(jìn)信息系統(tǒng)等途徑，為保證數(shù)字檔案安全營(yíng)造良好環(huán)境，為充分挖掘檔案利用價(jià)值和推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

[1]陳永生,薛四新.檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及其對(duì)提高數(shù)字化檔案利用效果的作用[J].中國(guó)檔案,2016(11):52-54.

[2]李彥鈞.綜合檔案的數(shù)字化管理、開發(fā)與利用——以天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院為例[J].黑龍江檔案,2014(06):164-165.

[3]李揚(yáng)新.“數(shù)字化檔案信息利用效益”的研究基礎(chǔ)——關(guān)—于“檔案信息利用效益”的理論認(rèn)識(shí)[J].檔案管理,2017(05):19-21.

[4]李揚(yáng)新.”數(shù)字化檔案信息利用效益”的研究——數(shù)字化檔案信息特點(diǎn)及其利用效益特征[J].蘭臺(tái)世界,2013(20):102-103.

鄭艷昆，女，中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館征集編目部助理館員，研究方向：檔案資源建設(shè)。