事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)

劉艷 牡丹江市殘疾人勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)管理站

事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)

劉艷 牡丹江市殘疾人勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)管理站

電子信息技術(shù)，在人們?nèi)粘Ｉ町?dāng)中的各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行了廣泛的推廣和應(yīng)用，并且也逐漸的對(duì)人們的生活產(chǎn)生了一個(gè)不能替代非常重要的影響。比較高效和快捷的電子化檔案的管理在為檔案管理工作到來(lái)進(jìn)步的同時(shí)，由于電子檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的漏洞，就導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作也存在很多非常嚴(yán)重的問(wèn)題。

事業(yè)單位 檔案管理 電子化建設(shè)

檔案信息化的管理主要是利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體的檔案轉(zhuǎn)變成電子的檔案，并且也對(duì)電子檔案的信息進(jìn)行了進(jìn)一步的分類和分析以及加工，從而也對(duì)檔案管理的水平進(jìn)行不斷的提高以及對(duì)檔案管理的成本進(jìn)行逐漸的降低。所以，檔案的管理在信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，存在的嚴(yán)重的問(wèn)題也將會(huì)對(duì)信息化的建設(shè)造成非常嚴(yán)重的影響。因此，對(duì)于事業(yè)單位檔案的信息化的管理，必須要對(duì)其中存在的比較嚴(yán)重的問(wèn)題進(jìn)行進(jìn)一步的分析和解決，并且也根據(jù)實(shí)際的情況以及經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中具體的應(yīng)對(duì)策略，從而能夠促進(jìn)檔案管理逐漸的向著自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化以及智能化的方面進(jìn)行發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

對(duì)事業(yè)單位實(shí)行的檔案信息化的管理，在對(duì)管理效率進(jìn)行提高的同時(shí)，也將會(huì)逐漸的面臨著各種各樣的管理問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案信息化管理的意識(shí)比較薄弱，事業(yè)單位在對(duì)檔案信息化管理模式引進(jìn)之后，單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)相關(guān)的管理模式起到的意義和作用進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，并且在信息化建設(shè)的方面，也嚴(yán)重的缺乏統(tǒng)籌性的管理和指導(dǎo)，對(duì)單位檔案的開(kāi)發(fā)利用造成了非常嚴(yán)重的影響，也對(duì)檔案資源信息的建設(shè)和發(fā)展造成了嚴(yán)重的制約。第二，檔案信息的安全性的問(wèn)題，檔案信息化管理系統(tǒng)需要對(duì)深層次的方向和發(fā)展進(jìn)行應(yīng)用。第三，檔案信息統(tǒng)籌管理方面。一是法制化的問(wèn)題，二是管理技術(shù)的問(wèn)題，三是協(xié)助事業(yè)單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的軟件公司對(duì)相關(guān)事業(yè)單位的特點(diǎn)和管理的流程特點(diǎn)不熟悉。第四，檔案管理人員的綜合素質(zhì)問(wèn)題。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的對(duì)策

（一）對(duì)檔案信息化管理的意識(shí)進(jìn)行不斷的提高

第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行全方面的了解，在經(jīng)費(fèi)上給予大力的支持，并且要對(duì)單位檔案歸檔的工作進(jìn)行重視，不僅可以為事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效管理打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，也可以為事業(yè)單位的重大決策提供比較可靠的依據(jù)。第二，全單位要樹(shù)立信息化管理的理念，對(duì)信息化的建設(shè)進(jìn)行大力的推廣，從而來(lái)對(duì)單位的決策和管理的水平進(jìn)行不斷的提高。第三，收集和分類以及歸檔事業(yè)單位設(shè)備儀器檔案和產(chǎn)品檔案以及科技檔案等，將這些完整性的檔案在事業(yè)單位的生產(chǎn)和發(fā)展當(dāng)中的作用進(jìn)行充分的發(fā)揮。第四，要從重管理和輕利用的傳統(tǒng)模式進(jìn)行逐漸的改變，并且主要以開(kāi)放型的檔案管理的思路來(lái)將檔案工作的中心轉(zhuǎn)移到事業(yè)單位的發(fā)展的優(yōu)質(zhì)的服務(wù)方面。

（二）對(duì)檔案信息化管理的安全性進(jìn)行不斷的提高

第一，要認(rèn)真的對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理相關(guān)的政策進(jìn)行研究。第二，對(duì)于電子檔案的保存環(huán)境必須要防潮、防高溫和防腐蝕以及防病毒等等，從而對(duì)檔案的保存環(huán)境和保存方式的水平進(jìn)行不斷的提高。第三，要制定嚴(yán)格的電子檔案的管理規(guī)范的系統(tǒng)。第四，要對(duì)安全管理的制度進(jìn)行逐漸的完善，并且對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)進(jìn)行不斷的提高。

（三）對(duì)檔案統(tǒng)籌的管理的水平進(jìn)行不斷的提高

要針對(duì)檔案統(tǒng)籌管理存在的相關(guān)問(wèn)題提出了以下的建議和措施：第一，要建立比較健全的規(guī)范體系，從而對(duì)檔案信息化的管理提供規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度。第二，要對(duì)檔案管理的支撐基礎(chǔ)水平進(jìn)行不斷的提高。第三，在檔案信息化進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，還應(yīng)該針對(duì)不同事業(yè)單位的特點(diǎn)，來(lái)對(duì)各項(xiàng)檔案管理的需求進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)合。

（四）對(duì)管理人員的綜合的水平進(jìn)行全方面的提高

事業(yè)的單位在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，管理的人員首先要在思想觀念上來(lái)對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)進(jìn)行端正，并且要以全新的心態(tài)來(lái)主動(dòng)的對(duì)網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，以及對(duì)電子檔案信息的分類和管理的方法進(jìn)行全方面的學(xué)習(xí)，從而對(duì)電子檔案信息的開(kāi)發(fā)水平和利用的價(jià)值進(jìn)行充分的發(fā)揮，其次事業(yè)單位要以可持續(xù)發(fā)展的眼光來(lái)對(duì)檔案管理培訓(xùn)的方案進(jìn)行及時(shí)的制定，并且也對(duì)檔案管理的人員創(chuàng)造培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而通過(guò)培訓(xùn)來(lái)對(duì)管理的知識(shí)水平進(jìn)行不斷的提高，來(lái)對(duì)檔案管理的新需求進(jìn)行適應(yīng)。最后是管理人員要在對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和加強(qiáng)的同時(shí)，還要對(duì)自身的知識(shí)面進(jìn)行不斷的擴(kuò)展，對(duì)綜合分析的能力進(jìn)行不斷的提高，從而可以很方便的來(lái)對(duì)不斷更新?lián)Q代的現(xiàn)代信息管理的技術(shù)進(jìn)行全方面的掌握。

三、結(jié)語(yǔ)

綜合上文所述，事業(yè)單位檔案的信息化的管理將有利于對(duì)檔案管理的水平進(jìn)行不斷的提高以及對(duì)檔案的管理的成本進(jìn)行逐漸的降低，但是因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的不全面，其中主要存在著管理意識(shí)比較淡薄、安全性不足和管理缺乏統(tǒng)籌以及管理人員的綜合的水平不高等相關(guān)的實(shí)際的問(wèn)題，并且也會(huì)對(duì)當(dāng)啊信息化建設(shè)的發(fā)展造成非常嚴(yán)重的影響，因此，事業(yè)的單位只有不斷的對(duì)檔案管理信息化的意識(shí)、信息化管理的綜合的水平和檔案統(tǒng)籌管理的水平以及檔案人員的綜合水平進(jìn)行不斷的提高，才能夠逐漸的實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化以及智能化，并且還能夠全方位的對(duì)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展進(jìn)行不斷的促進(jìn)。

[1]張洪冰.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化 [J]. “決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）, 2016,(05)：44-47.

[2]吳松.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè) [J]. 決策論壇——基于公共管理學(xué)視角的決策研討會(huì)論文集（上）, 2015, (10)：55-58.

[3]趙光月.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題 [J]. “決策論壇——公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）, 2016, (09)：66

[4]賀蘭瑛.探討事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理 [J]. “決策論壇——地方公共決策鏡鑒學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）, 2016, (12)

[5]孫銘珠.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討 [J]. “決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）, 2016, (06)：144-147.