事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略探析

楊威

吉林省雙遼市臥虎鎮(zhèn)人力資源社會保障所

事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略探析

楊威

吉林省雙遼市臥虎鎮(zhèn)人力資源社會保障所

事業(yè)單位檔案管理信息化建設，廣受關注。其要想獲得更大突破和發(fā)展，需要進一步增加資金投入，強化檔案管理人員的信息素養(yǎng)培訓，加快硬件和軟件建設。同時，制定檔案管理信息化建設總體規(guī)劃，建立實用性強的信息化平臺。在此基礎上，進一步完善檔案信息化管理制度，力爭數(shù)字化檔案管理的高效運行。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；策略

學術層面，當前有關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的研究，相對較多，且多數(shù)研究成果可應用于現(xiàn)實實踐，呈現(xiàn)出總體良好局面，但研究過于關注學理分析，對實踐關注度不夠，理應進一步加強。實踐層面，總體而言事業(yè)單位檔案管理信息化建設取得了一定成效，但是不可否認其建設過程中仍舊存在諸多問題，如資金投入不夠、硬件設施有待加強等。

一、增加資金投入，強化人員培訓

要增加對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的資金投入。資金保障是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要支撐力量和物質基礎，無資金，諸多工作無法開展。具體來講，總體上，要加大對資金投入，設立“事業(yè)單位檔案管理信息化建設”專項經(jīng)費，?？顚Ｓ?，提升資金利用率和成效率。同時，要進一步創(chuàng)新資金利用方式，如設立課題，由不同科研院所或單位內(nèi)部部門進行課題申請，以實用性、長效性為標準進行選取，進而保障資金利用最優(yōu)化。事業(yè)單位亦不可只滿足于財政撥款，可利用專業(yè)能力進行社會創(chuàng)收，以為案管理信息化建設提供更為充足的資金保障。

要借助培訓進一步強化檔案管理人員的信息素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)，是檔案管理信息化建設的必要元素和重點指標，其能否有效達成高水平，在一定程度上直接決定了檔案管理信息化建設的效果。因此，要借助培訓提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)。具體來講，可從兩個方面著手：一是對檔案管理人員的進行信息技術普及活動，定期采取比賽等形式增進其技能，鼓勵其學習積極性，同時，采取一定獎勵和考核舉措，形成相對完善的激勵機制，為培訓效果奠定基礎。二是邀請專家舉辦“檔案管理信息化建設”講座，從理念層面和實踐層面為檔案管理人員提供參照標準，進而打造隊伍，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供優(yōu)質人才保障。

二、加快硬件建設，注重軟件開發(fā)

硬件設施，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的基本條件，這是事業(yè)單位必須完成的建設。性能穩(wěn)定、受外界影響小的硬件設施，有助于檔案管理信息化建設的推進。一方面，要借助資金投入，保障基本硬件設施的建成和達標。另一方面，事業(yè)單位要善于與企業(yè)開展合作，相互提供技術、科研等支持，不僅可有效增加資金，更可進一步提升信息化建設水平。另外，事業(yè)單位檔案管理信息化建設需要積極探索新興技術，如云終端等電子存儲設備，并積極在硬件設施中引入，既可提升硬件設施水平建設，又可促進工作開展的高效性。

注重檔案管理信息化建設的軟件開發(fā)。硬件與軟件歷來相輔相成，與良好的硬件設備一樣，實用性較強的軟件，可較高程度提升工作效率，推進檔案管理信息化建設。軟件開發(fā)方面，可從兩個角度著手。一是軟件開發(fā)方面。要組建專門科研團隊，或與單位外部成熟的軟件開發(fā)團隊合作，開發(fā)適合本單位工作特性的軟件。二是軟件利用問題。要充分參考市場上已經(jīng)出現(xiàn)的相對成熟的軟件模式，有針對性進行改進，在此基礎上應用到自身檔案管理信息化建設中。這點需要注重合法性問題。

三、制定總體規(guī)劃，建立實用平臺

事業(yè)單位必須根據(jù)自身實際情況，結合現(xiàn)實需求制定符合自身發(fā)展和方向的檔案管理信息化建設總體規(guī)劃，進而為檔案管理信息化建設提供方向指導。檔案管理信息化建設總體規(guī)劃，需要做到兩個方面。一方面，總體規(guī)劃至少應包括檔案管理信息化建設的基本要素，如建設目的、建設途徑、建設保障等等，另一方面，總體規(guī)劃必須立足本單位現(xiàn)實需求和現(xiàn)實問題，同時要具備一定的靈活性和擴展性，以增強針對性、實用性。

為有效推進檔案管理信息化建設，必須建立一個實用性強的信息平臺或系統(tǒng)，作為網(wǎng)絡手段，有效達成目的，實現(xiàn)檔案信息共享。事業(yè)單位要充分利用自身力量，或開展與信息公司的合作，保證檔案管理信息化平臺的制定。除了必備內(nèi)容和元素外，檔案管理信息化平臺可設立不同模板，但至少應包括檔案信息檢索模塊，以為信息共享提供入口。另外，還有一點需要注意，檔案管理信息化平臺要有升級性能，以適應不斷變化的檔案網(wǎng)絡管理需求。

四、完善管理制度，實現(xiàn)數(shù)字建設

常言道“無規(guī)矩，不成方圓”，制度對任何事物的發(fā)展具有重要導向作用。因此，事業(yè)單位需要立足本單位具體實際，對檔案管理信息化建設制定有效的管理制度。具體來講，可從三個方面著手。一是檔案管理信息化建設標準的制定。具體標準制定過程中，既要盡量增大覆蓋面，擴展延伸度，又要開展實地調研，明晰具體需求，從而進一步加強信息化建設標準的科學性和有效性。二是檔案管理信息化建設獎懲制度的制定?？赏ㄟ^物質獎勵、精神獎勵、問責考核等多種舉措提升檔案管理人員對檔案管理信息化建設的工作積極性。三是檔案管理信息化建設責任主體的限定，需要明確到人，做好精準限定。

要采取綜合舉措，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設。要對紙質檔案進行匯總和處理，將紙質版改變?yōu)閿?shù)字化，邁出事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要步伐。具體來講，要從三步開展相關工作：第一，整理現(xiàn)有檔案，將其錄入信息平臺內(nèi)，同時進行二次復核，確保信息正確性，在此基礎上形成數(shù)據(jù)庫；第二，多方論證和討論，研究決定檔案信息的開放方式，以及哪些檔案不可開放，并對重要檔案信息進行備份；第三，妥善保存紙質檔案，并確保信息完整性，以防止信息化平臺出現(xiàn)意外時無從查取。

本研究聚焦于“事業(yè)單位檔案管理信息化建設”這一主題，在梳理主題現(xiàn)狀的基礎上，從策略角度提出了四點提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設水平的舉措，希冀本研究可為相關研究或實踐提供有價值的參考或借鑒。同時，必須樹立這樣一個標準或理念：將事業(yè)單位檔案管理信息化建設提升到一定戰(zhàn)略高度，充分重視檔案管理與信息技術的深度融通，以保證相關舉措的真切落地。

[1]王麗敏.如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度[J].黑龍江史志, 2015（7）.

[2]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015（5）：199-199.