如何提高辦公室檔案管理工作的效率思考

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

如何提高辦公室檔案管理工作的效率思考

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

在現(xiàn)代化的社會(huì)中，我國經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)了飛速的發(fā)展，市場競爭體制的增強(qiáng)為人們的生活和發(fā)展帶來了更多的便利條件。然而無論是各個(gè)企業(yè)還是事業(yè)單位對于人才的要求也有了新的認(rèn)識，尤其是我國辦公室部門對于人才的選拔有著更為苛刻的要求。對于新時(shí)代的辦公室來說，其檔案管理工作是非常重要的，在選擇檔案管理人才的時(shí)候，一定要選擇專業(yè)性強(qiáng)，具有一定的人事管理經(jīng)驗(yàn)的人才，這樣的工作人員才會(huì)更好的提升辦公室檔案管理工作。本文將會(huì)針對如何提升新時(shí)期辦公室檔案管理工作的質(zhì)量等內(nèi)容進(jìn)行具體的分析和闡述。

民政局；檔案管理；工作效率；規(guī)范化管理

引言

在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)與事業(yè)單位之間的競爭已經(jīng)逐漸的發(fā)展成為了人才的競爭，也就是專業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)越好的人才就會(huì)有著更好的發(fā)展空間。對于辦公室來說，檔案管理是非常重要的，檔案管理工作不僅會(huì)涉及到人們的一些婚姻狀況、思想品德、工作作風(fēng)、本職能力以及取得業(yè)績等，還會(huì)涉及到人們的一些隱私問題。所以安排專業(yè)化的人才對檔案進(jìn)行管理是非常有必要的。只有這樣才會(huì)更好的發(fā)揮出檔案管理的自身作用，只有高效的檔案管理才會(huì)更好的服務(wù)于社會(huì)，讓辦公室充分的發(fā)揮出自身的作用。

1 分析目前辦公室檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.1 沒有足夠的思想重視

從目前的情況來看，辦公室中一些從事檔案管理的工作人員并沒有認(rèn)識到自身工作的重要性，在實(shí)際的工作中，人們總是認(rèn)為檔案管理就是看管好這些檔案，別讓這些檔案丟失或者是損壞就可以。還有一些檔案管理工作者認(rèn)為檔案管理并不是什么中心工作，沒有必要對自己有著更加嚴(yán)格的要求，實(shí)際上并非如此，檔案管理所涉及的范圍非常廣闊，其中涉及到了人們的隱私問題，但是實(shí)際上，工作人員并沒有認(rèn)識到這項(xiàng)工作責(zé)任的重要性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“人走檔留”的情況[1]。

1.2 沒有充分發(fā)揮檔案的作用

在現(xiàn)代化的社會(huì)中，我國正處于一個(gè)轉(zhuǎn)型時(shí)期，這一時(shí)期的人們總是喜歡高質(zhì)量的生活環(huán)境和工作環(huán)境，各類高素質(zhì)的工作人員往往更加傾向于大城市，大部分的民眾都比較傾向于市場化的發(fā)展。而檔案管理工作卻很少得到人們的重視。有一些檔案管理人員都不能夠清楚的意識到人事檔案的基本內(nèi)容、固有功能、規(guī)范管理等內(nèi)容，進(jìn)而會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況?？梢娦聲r(shí)期辦公室并沒有發(fā)揮出檔案的自身作用，這樣不僅浪費(fèi)了人才，還影響了自身的工作效率。

1.3 沒有先進(jìn)的管理手段

先進(jìn)的管理手段是檔案管理工作順利開展的首要條件，但是從目前的情況來看，我國企業(yè)的辦公室并沒有運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理。大多數(shù)辦公室在設(shè)置檔案管理工作區(qū)域的時(shí)候，往往是將幾間屋子連到一起，并沒有設(shè)置專門的辦公地點(diǎn)，這種簡單的辦公設(shè)置必然缺乏安全性和可靠性。也不具備防潮、防盜設(shè)備，并不利于檔案工作的管理。為了提升檔案管理工作的自身性質(zhì)，人們應(yīng)該選擇現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)管理，這樣可以有效的避免檔案丟失等問題，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)[2]。

1.4 缺乏較高的管理素質(zhì)

有些人對檔案管理工作并沒有正確的認(rèn)識，甚至有一些人錯(cuò)誤的認(rèn)為人事檔案管理工作就是看管好這些檔案，守好這一攤子別出事就好，但是這種想法是錯(cuò)誤的。實(shí)際上檔案管理雖然在平時(shí)的工作中并沒有發(fā)揮出很大的作用，只是對檔案進(jìn)行搜集和管理，但是實(shí)際上，檔案管理工作具有十分重要的意義和作用，在新時(shí)期辦公室檔案管理工作中，人們一定要充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且認(rèn)真的貫徹和落實(shí)有關(guān)部門的管理政策，這樣才會(huì)更好的凸顯出檔案管理的重要性。

1.5 沒有進(jìn)行規(guī)范的管理

對于企業(yè)辦公室來說，在實(shí)際的工作中對檔案進(jìn)行定期的整理和搜集是非常有必要的，但是在現(xiàn)實(shí)中，有些企業(yè)辦公室不能夠有效的開展管理工作，其主要就是因?yàn)闄n案管理缺乏真實(shí)性。造成這一結(jié)果的原因是工作人員工作失職，沒有充分的認(rèn)識到檔案管理的重要性，在填寫檔案和搜集檔案的時(shí)候出現(xiàn)了錯(cuò)誤，這也將會(huì)導(dǎo)致檔案管理這一環(huán)節(jié)失去意義。辦公室檔案管理主要就是想搜集和整理工作人員自身的個(gè)人信息，其信息一定要保證唯一性和真實(shí)性，而不是隨意的搜集，檔案管理不完善將會(huì)影響單位對人才的選拔和錄用，可見規(guī)范化的管理制度是非常重要的。

2 規(guī)范化辦公室檔案管理工作的有效措施

2.1 轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識人事檔案管理工作

要想提升新時(shí)期辦公室檔案管理工作的高效性，有關(guān)部門首先就應(yīng)該明確的認(rèn)識到檔案管理的重要性，通過完善現(xiàn)代化的檔案管理制度，進(jìn)而更好的提升檔案管理工作人員的工作效率。在此之前，應(yīng)該讓企業(yè)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理是有一定難度的，并非是看管好檔案不丟失這么簡單，一定要安排專業(yè)化的人才對檔案進(jìn)行管理，這樣才會(huì)更好的發(fā)揮出檔案的自身價(jià)值[3]。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

為了能夠更好的規(guī)范辦公室檔案管理，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案人員的素質(zhì)進(jìn)行專業(yè)化的培養(yǎng)，在選拔人才的時(shí)候，首先就需要要求工作人員對該工作有著一定的認(rèn)識和了解，只有端正自身的工作作風(fēng)，具有一定無私奉獻(xiàn)精神的工作人員才能夠勝任這一工作。在檔案管理的工作中，還應(yīng)該定期的對這些工作人員進(jìn)行剛上培訓(xùn)，一方面是為了提升工作人員的自身工作效率，另一方面也是為了更好的首先數(shù)字化的檔案管理。

2.3 建立完善的檔案管理硬件設(shè)備

完善的檔案管理硬件設(shè)備可以更好的提升辦公室的檔案管理效率，在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展中，工作人員可以利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的云端儲(chǔ)存，這樣就可以徹底避免檔案丟失等問題。但是即使有先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，也應(yīng)該注意防水、防火、防盜等問題，這也是為檔案管理工作負(fù)責(zé)，為提升實(shí)現(xiàn)新時(shí)期辦公室檔案管理工作質(zhì)量作出一定的貢獻(xiàn)。

結(jié)束語

綜上所述，本文簡單的論述了辦公室檔案管理等內(nèi)容，通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)代化的二十一世紀(jì)中，辦公室檔案管理并沒有受到人們的廣泛關(guān)注，有一些工作者還是認(rèn)為這種檔案管理工作缺乏專業(yè)性，實(shí)際上并非如此，檔案管理工作具有非常廣泛的作用，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對其加以重視。做好檔案管理和基本的安全保障工作，為培養(yǎng)高素質(zhì)人才奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011（05）.

[2]王樹海.論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)換[J].檔案學(xué)通訊，2014（15）.

[3]張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].改革與開放，2013（01）.