特種設備檢驗檢測機構技術檔案管理問題的思考
——紙質檔案與電子檔案并存

陳純?nèi)A

廣東省特種設備檢測研究院汕頭檢測院

特種設備檢驗檢測機構技術檔案管理問題的思考
——紙質檔案與電子檔案并存

陳純?nèi)A

廣東省特種設備檢測研究院汕頭檢測院

特種設備是指對人身和財產(chǎn)安全有較大危險性的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施、場（廠）內(nèi)專用機動車輛。隨著我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，作為企業(yè)工廠的生產(chǎn)工具、人民群眾的生活必需品、垂直交通工具等的特種設備也與日俱增。為保障特種設備使用安全，國家不斷完善特種設備安全監(jiān)管制度，特種設備安全監(jiān)管已經(jīng)成為各級政府的一項重要行政管理職能，特別是2013年6月29日，習近平簽發(fā)了第四號主席令：《中華人民共和國特種設備安全法》（2014年1月1日起實施），標志著我國對特種設備檢驗檢測和安全監(jiān)管的法制化、科學化提出更高的要求。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化道路不斷加快，特種設備監(jiān)管范圍也不斷擴大，設備數(shù)量劇增、技術難度增加，對特種設備質量安全的要求也越來越高。

作為法定的特種設備檢驗檢測機構（以下簡稱檢驗機構）是國家法律賦予其對特種設備進行監(jiān)督檢驗、定期檢驗的機構，并為特種設備安全監(jiān)督管理部門在日常監(jiān)察、事故調(diào)查等方面工作提供技術支撐。檢驗機構的檢驗技術檔案即檢驗檢測整個過程中所產(chǎn)生的檢驗方案、原始記錄、檢驗報告（證書）、鑒定結果、被檢設備的合格證隨機技術資料等技術文件，是今后定期檢驗、安全評估、事故調(diào)查等的朔源，由此可見檢驗機構的技術檔案管理工作就顯得尤為重要。下面就目前檢驗機構技術檔案管理現(xiàn)狀、存在問題、解決措施，談談本人的幾點淺見，供大家探討。

一、特種設備檢驗檢測機構技術檔案的特點

目前，檢驗機構技術檔案種類繁多，根據(jù)國家質檢總局關于修訂《特種設備目錄》（2014年第114號）的公告劃分為承壓類、機電類兩大類。承壓類又分鍋爐、壓力容器、壓力管道等三大種類；機電類分電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施、場（廠）內(nèi)專用機動車輛等五大種類。這八大類設備國家法律法規(guī)規(guī)定其從生產(chǎn)到使用全過程，必須進行監(jiān)督檢驗、定期檢驗，而針對檢驗機構技術資料的歸檔內(nèi)容及其保存期限等要求，各類設備檢驗規(guī)則等規(guī)范、規(guī)章的規(guī)定不盡相同，因此特種設備的檢驗技術檔案具有以下特點：

1、種類繁多。各檢驗機構對技術檔案管理理解也不盡相同，針對不同設備種類、檢驗性質和檢驗內(nèi)容，采取相應的檔案管理措施也多種多樣。通常是依照《特種設備目錄》的分類（每一種類的設備又分若干甚至十幾個品種）及設備檢驗性質的不同進行技術資料分類歸檔管理，因而檔案的分類龐雜繁多。

2、單一性。由于特種設備的特殊性，所以相關技術規(guī)范要求其從生產(chǎn)、經(jīng)營、使用、檢驗檢測各個環(huán)節(jié)應逐臺建立技術檔案。作為檢驗機構基本上是按照產(chǎn)品制造監(jiān)檢、安裝監(jiān)檢、改造維修監(jiān)檢以及定期檢驗等的檢驗技術資料，采取“一臺一檔”原則存放。

3、完整性?！吨腥A人民共和國特種設備安全法》對特種設備的生產(chǎn)、經(jīng)營、使用等實施分類的、全過程的安全監(jiān)督管理，特種設備監(jiān)督檢驗、定期檢驗、型式試驗和無損檢測等檢驗結論，是特種設備安全監(jiān)督管理的主要技術依據(jù)，為下次檢驗提供技術資料保障，因此每臺設備從安裝、使用、改造維修、定期檢驗直至注銷報廢，其記錄都要求完整。

4、準確性。特種設備是與人民群眾生活和生命財產(chǎn)安全息息相關，對每臺在用設備檢驗人員要依法從事相關檢驗檢測工作，客觀、公正、及時出具檢驗檢測結果、鑒定結論，檢驗機構要妥善保存檢驗檢測中的各項記錄和技術資料，所有原始記錄、數(shù)據(jù)、檔案資料必須與設備實物完全一致。

二、檢驗機構技術資料檔案管理的現(xiàn)狀、面臨的問題

鑒于特種設備的檢驗技術檔案有上述的特點，現(xiàn)行檔案存放方式一般是采用紙質、“一臺一檔”的模式存放，檔案的內(nèi)容根據(jù)各種類設備存檔的相關要求以及現(xiàn)場檢驗人員確認必要并經(jīng)同意存檔的技術資料、文件進行存放。隨著時間的推移，特種設備數(shù)量日益增長，技術檔案管理主要面臨了以下瓶頸：

1、有限的空間難以存放與日俱增的檔案。近幾年來，隨著國家經(jīng)濟高速發(fā)展，需要檢驗的特種設備數(shù)量也不斷增加，據(jù)不完全統(tǒng)計，單機電類設備每年以10%-20%的速度增長。小到零部件，大到成套設備，而屬于產(chǎn)品監(jiān)督檢驗、安裝監(jiān)督檢驗、修理改造監(jiān)督檢驗的檔案，均要求永久保存，加上每年度設備定期檢驗數(shù)量的增加，使得檔案庫房存放壓力難以承受，相形見絀。

2、檔案管理方法落后、效率低。目前，技術檔案的收集、整理編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式進行，隨著檢驗檢測技術資料數(shù)量激增，數(shù)萬臺設備的檢驗資料需“對號入座”，一份一份地存放，不僅工作費力耗時、且因技術資料未及時歸檔出現(xiàn)積壓而影響當年檔案的查詢利用，往往檢驗人員為查詢一個數(shù)據(jù)或信息而花費大量的時間。

3、檔案管理制度落實不到位。在檔案管理上雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，落實不到位。如個別檔案管理人員責任心不強，時有存在檔案資料整理不及時，隨意存放的現(xiàn)象；借出的檔案沒有嚴格履行借閱手續(xù)，有借無還現(xiàn)象偶有發(fā)生，時間一長檔案資料就不知去向；甚至有的單位還出現(xiàn)個別人在檔案資料上私自涂改文字或數(shù)據(jù)，這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

4、領導重視不到位。一些單位領導雖有強調(diào)檔案管理的重要性，但往往流于口頭形式，特別是在辦公場地出現(xiàn)矛盾時，往往無暇顧及檔案庫房的建設，使檔案管理工作成為說起來重要，做起來次要，忙起來不要，被動應付的事情。

三、檔案管理工作的發(fā)展趨勢

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內(nèi)容、方法還是途徑等都發(fā)生了深刻變化。紙質檔案是直接提供利用，檔案利用者須親自到檔案室查閱、檢索，需要通過人工去查找、翻閱，工作量大，反復查閱還會加速檔案受損程度，不利于檔案原件的保護。因而電子檔案的應運而生是時代發(fā)展、社會科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，電子檔案管理具有：1、電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但貯存量大。2、電子檔案管理可以多樣化進行管理。它不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。3、電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質檔案管理過程中時空的局限等，能夠多途徑、多角度、迅速準確地查找到所需的檔案或相關信息，而且能夠快速地給利用者提供與原件一樣質量的復制件，快捷、方便，更重要的是有利于保護紙質檔案的原件。正因為電子檔案管理手段展現(xiàn)出了管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化，使得一個微型計算機系統(tǒng)即可具備一個小型檔案室的功能，利用電腦的搜索功能，利用電子網(wǎng)絡的傳輸功能使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實，在當今辦公自動化程度越來越高的背景下，電子檔案的存在是必然的趨勢。

四、解決檢驗機構技術檔案管理存在問題的措施

解決目前檢驗機構技術檔案管理因紙質檔案數(shù)量激增、庫房空間不足、查閱耗時費力、原件易損等的尷尬局面，推行紙質檔案和電子檔案并存勢在必行。

所謂紙質檔案與電子檔案并存，就是指在同一個檔案室內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，既保存紙質檔案，又保存電子檔案。

1、紙質檔案管理與電子檔案管理并存的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，有著長久以來科學嚴謹?shù)墓芾眢w系，它的保存反映歷史真實情況的可靠記錄，也是檔案管理工作中的基本模式，但它受到空間及時空的制約，滿足不了當今特種設備安全監(jiān)管信息化的要求。而電子檔案管理模式雖具有前面所講在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性等特點，但是無法取代紙質檔案原始性、可靠性、安全性，二者載體不具有繼承性和相互否定性，因此只要發(fā)揮二者各自的優(yōu)勢，相輔相成，才能相得益彰，檔案管理工作才能更好地為安全監(jiān)督管理部門及檢驗檢測工作提供準確、快捷的技術信息。

2、紙質檔案管理和電子檔案管理的并存

紙質檔案管理與電子檔案管理的并存主要就是在檔案管理工作當中實現(xiàn)二者的“融合”，就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法，通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工作中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點結合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合措施如下：

⑴首先單位領導要切實重視技術檔案管理的工作，堅持創(chuàng)新意識，開發(fā)技術檔案管理信息系統(tǒng)，確保特種設備檢驗檢測技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效。

⑵依據(jù)國家相關的法律法規(guī)，制定檢驗檢測技術檔案分類大綱，明確各類特種設備檢驗技術檔案的歸檔方法，紙質檔案和電子檔案并存各自的歸檔內(nèi)容。針對已保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。對原始記錄、檢驗結果、鑒定結論等唯一性的技術資料采取紙質、電子檔案同時保存，其余的通過信息化處理以電子檔案形式保存，如此可大大減少紙質檔案的存儲空間。

⑶建立健全紙質檔案與電子檔案并存融合管理制度及技術檔案歸檔流程，明確檢驗檢測技術檔案利用辦法。檔案管理人員要嚴格按照制度進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候盡量利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。

隨著特種設備數(shù)量的不斷增加、檢驗檢測技術的不斷發(fā)展、為安全監(jiān)督管理部門提供技術支撐和新時代發(fā)展的需要，對特種設備檢驗檢測技術檔案管理工作的要求將更高，檢驗機構要進一步強化責任意識和管理意識，進一步認真細致地做好技術檔案管理工作，承前啟后，穩(wěn)步推進，紙質檔案與電子檔案并存融合，使特種設備檢驗檢測技術檔案管理工作邁上新的臺階。

[1]《中華人民共和國特種設備安全法》

[2]國家質檢總局《特種設備目錄》（2014年第114號）的公告

[3]繆幼容.《完善特種設備檢驗檢測技術檔案管理對策探討》