辦公室檔案收集整理的探討

陳興會(huì)

云南省昭通市綏江縣城市管理綜合行政執(zhí)法局

辦公室檔案收集整理的探討

陳興會(huì)

云南省昭通市綏江縣城市管理綜合行政執(zhí)法局

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者是個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)。檔案收集整理是進(jìn)一步滿足用戶的查詢需求。近年來，我國(guó)辦公室檔案收集整理工作已經(jīng)有了很大進(jìn)步。但是隨著我國(guó)科技信息化的發(fā)展，對(duì)辦公室檔案的收集整理提出了更高的要求。在新形勢(shì)下，城市管理（簡(jiǎn)稱“城管”）檔案的收集整理工作更應(yīng)該隨著時(shí)代進(jìn)步。文章針對(duì)城管檔案收集整理工作以及存在的問題進(jìn)行闡述，從而提出優(yōu)化對(duì)策。

辦公室；檔案收集整理；提升對(duì)策

前言

隨著改革開放的不斷深入，我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，我國(guó)著重于創(chuàng)建文明城市、衛(wèi)生城市、環(huán)保模范城市等工作。隨之而來，城市管理綜合的工作得到發(fā)展，城管檔案也進(jìn)一步加強(qiáng)。但是隨著時(shí)代的不斷更變，對(duì)城管檔案收集整理工作要求更高，而檔案收集整理中存在諸多問題亟需解決。針對(duì)城管檔案收集整理工作，建立健全的檔案管理制度，完善的檔案管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案收集整理現(xiàn)代化[1]。這對(duì)城管檔案管理工作提升具有推動(dòng)作用。

一、辦公室檔案收集整理重要性

檔案是機(jī)構(gòu)、組織或者個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)而形成的具有保存價(jià)值的以圖紙、聲像或者文字等為載體的資料[2]。城管檔案主要記錄的是城市環(huán)境衛(wèi)生方面、市政方面、以及城市綠化方面等工作，這就提升了城管檔案在城市發(fā)展中的地位。城管檔案收集整理工作好壞影響著檔案利用情況。

城管檔案是對(duì)城市過去發(fā)展?fàn)顩r的記錄，能夠?yàn)槟壳暗墓ぷ魈峁┮罁?jù)和參考。城管檔案的收集整理工作主要有兩方面的作用，一方面是為機(jī)關(guān)部門檢查提供依據(jù)；隨著時(shí)代的發(fā)展，在新形勢(shì)下，隨著法律法規(guī)的不斷完善，檔案也成為諸多案件中的證據(jù)之一；因此，城管檔案收集整理工作在城管部門中的重要性也得到了提升。另一方面是為城市建設(shè)提供方向；城管檔案記錄城市發(fā)展的歷史信息，同時(shí)記錄的也是多年來城市建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)；隨著全面深化改革的推行，對(duì)城市全面建設(shè)的要求也提高了，創(chuàng)建文明、衛(wèi)生、環(huán)保的城市是必然的；而城管檔案中記錄著城市的歷史風(fēng)貌以及發(fā)展軌跡，為城市更好的發(fā)展提供了指引方向。

時(shí)代的進(jìn)步，使得城管檔案成為我國(guó)檔案體系中重要的組成部分[3]。城管檔案管理不僅為城市管理工作提供依據(jù)，同時(shí)也反映城市管理水平。因此，對(duì)城管檔案收集整理工作重要性的認(rèn)識(shí)必須要加強(qiáng)。但是，城市管理的工作隨著人口以及規(guī)模的迅速發(fā)展，存在許多問題。

二、辦公室檔案收集整理中存在的問題

目前，我國(guó)城管檔案的收集整理工作主要是由城市管理綜合行政執(zhí)法局（簡(jiǎn)稱“城管局”）來負(fù)責(zé)。而城管局是由城管辦和執(zhí)法大隊(duì)演變而來[4]。城管局的工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，且當(dāng)時(shí)的檔案收集整理意識(shí)不強(qiáng)，種種因素導(dǎo)致城管檔案收集整理工作不被重視。從而導(dǎo)致城管檔案的收集、整理、保管等方面存在各種問題，主要是城管檔案的收集整理工作方面。下面對(duì)城管檔案收集整理中存在的主要問題進(jìn)行闡述。

1、檔案管理缺乏專業(yè)工作人員

雖然對(duì)城管檔案的收集整理工作有相關(guān)管理人員進(jìn)行，但是檔案管理工作人員一般都不具備專業(yè)管理能力，即城管檔案收集整理工作采取的是粗放管理方式。另外，城管檔案管理部門的管理人員一般為兼職管理人員，正式專職檔案管理人員幾乎沒有，而對(duì)于檔案管理方面具有專業(yè)水平的工作人員更是稀缺。專業(yè)型管理人才的缺乏，最終導(dǎo)致檔案收集整理工作存在諸多問題。

2、檔案收集整理不完善

城管檔案的收集整理是檔案管理工作中的重要部分。檔案收集整理不完善，會(huì)影響城管檔案的利用情況。隨著對(duì)城管檔案管理工作要求的提升，就會(huì)明顯發(fā)現(xiàn)城管檔案不完善與工作需要的矛盾。降低了城管檔案的利用，也影響了城管工作的進(jìn)一步開展[5]。城管檔案收集整理不完善主要體現(xiàn)在以下幾方面。第一，城管檔案種類不齊全，導(dǎo)致檔案結(jié)構(gòu)單一；城管檔案記錄主要是紙質(zhì)檔案，而電子檔案、聲像檔案、圖形檔案等類型的檔案幾乎沒有。第二，城管檔案分類混亂；檔案涉及領(lǐng)域較多，在收集整理中，不能按照類別進(jìn)行歸檔，影響檔案的查找和利用。第三，執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)不完善；有的案件的庭審時(shí)間較長(zhǎng)，或者是案件的訴訟、復(fù)議程序較繁雜；隨著人員的變更，時(shí)間的推移，可能會(huì)導(dǎo)致城管檔案的丟失；或者有的檔案在結(jié)案后，歸檔時(shí)未能及時(shí)處理，影響了檔案的完整性。

3、檔案缺乏信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在許多發(fā)達(dá)城市，城管檔案的收集整理工作已經(jīng)由計(jì)算機(jī)來替代。但是很多城管局的城管檔案收集整理工作仍是由人工手動(dòng)進(jìn)行。有的城管局受財(cái)政資金限制，沒有足夠的資金投入到城管檔案管理工作中；導(dǎo)致城管檔案管理中，計(jì)算機(jī)硬件性能較差，不能適應(yīng)城管檔案的收集整理工作，延緩了檔案的管理工作。城管檔案收集整理中缺乏信息化建設(shè)，影響檔案收集整理的同時(shí)，也影響著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的查詢。另外，既熟知檔案管理，又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才很稀缺，也影響著檔案的信息化建設(shè)。

4、檔案利用不充分

城管檔案建立的最終目的就是為了后期城市建設(shè)提供參考。只有對(duì)檔案充分利用，才能體現(xiàn)出城管檔案建立的意義。城管檔案沒有得到充分利用主要表現(xiàn)在檔案利用率較低，以及檔案編研成果較少。檔案利用率低主要是因?yàn)槌枪懿块T很少針對(duì)檔案開展過相關(guān)工作；對(duì)檔案的查閱也是少之又少，檔案查閱也主要是工作需要。編研成果方面，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的不重視，編研材料又少，導(dǎo)致最后檔案質(zhì)量較低，甚至該編研成果中沒有相關(guān)成果說明。檔案的實(shí)用性不強(qiáng)，這就導(dǎo)致了城管檔案的利用率較低。

三、提升辦公室檔案收集整理的對(duì)策

1、檔案管理人才的引進(jìn)與培訓(xùn)

引進(jìn)和培訓(xùn)專業(yè)型管理人才，才能將城管檔案收集整理工作做到更好。因此，城管檔案收集整理人員的專業(yè)性是不容忽視的。

城管檔案專業(yè)型人才的引進(jìn)，隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)知識(shí)更新周期較短，為了追趕時(shí)代的腳步，應(yīng)對(duì)城管檔案收集管理人才進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，檔案管理人才的引進(jìn)可以通過多渠道來實(shí)現(xiàn)[6]。

城管檔案專業(yè)性人才的培訓(xùn)，對(duì)城管檔案管理部門現(xiàn)有的檔案收集整理員工進(jìn)行培訓(xùn)，通過對(duì)檔案管理知識(shí)的掌握，從而提高檔案收集整理人員的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)水平。另外，培訓(xùn)內(nèi)容要涵蓋新的管理技術(shù)，培訓(xùn)模式要將理論知識(shí)與實(shí)踐能力相結(jié)合。

2、完善檔案收集整理制度

加強(qiáng)城管檔案收集整理工作的前提是建設(shè)完善的檔案管理制度。在充分認(rèn)識(shí)城管檔案收集整理的重要性，結(jié)合檔案收集整理的目標(biāo)，樹立正確的管理理念，從而完善檔案的收集整理制度。比如，城管部門可以按照實(shí)際情況，設(shè)立城管檔案管理小組；對(duì)檔案收集整理制度明確規(guī)定，并將工作抽絲剝繭，將檔案收集整理工作落實(shí)到每個(gè)工作人員身上；另外，實(shí)行績(jī)效考核制度，將檔案收集整理的實(shí)效列入其中。

管理中還有比較重要的問題就是將檔案分門別類的進(jìn)行歸檔。在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，與該資料有關(guān)的事件或者人物，一并整理收集。加強(qiáng)檔案管理的多元化和完整性。

3、檔案的信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的目的是提高檔案的管理水平、實(shí)現(xiàn)資源共享。目前，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和自動(dòng)化水平迅速發(fā)展，推動(dòng)著城管檔案收集整理工作的進(jìn)行，將檔案管理工作通過信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化改造。為了進(jìn)一步加強(qiáng)城管檔案思維數(shù)字化管理，必須充分利用先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)。增加對(duì)檔案管理部門的資金投入，為其提供信息化建設(shè)必須的硬件設(shè)備。并對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行更新、維護(hù)等工作，確保檔案收集整理模塊能穩(wěn)定運(yùn)行，從而提高檔案收集整理工作效率[7]。

城管檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。將檔案信息及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫，且檔案的錄入按照類別進(jìn)行。檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程要積極推進(jìn)，做到城管檔案信息資源共享，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化。對(duì)城管檔案進(jìn)行信息化的收集整理工作，適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)上辦公的形式，并且有效的降低了工作人員的工作量，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息的及時(shí)更新。對(duì)檔案信息化的建設(shè)和充實(shí)，不僅節(jié)約了工作時(shí)間，降低了工作強(qiáng)度，提高了工作效率，還實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享。

總結(jié)

新時(shí)期城市的發(fā)展，要提高城管檔案管理工作，最重要的就是檔案的收集整理工作。加強(qiáng)對(duì)城管檔案收集整理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并正視檔案收集整理中存在的問題。在檔案收集整理工作中將人才戰(zhàn)略、管理制度的完善、信息化建設(shè)有效的結(jié)合，對(duì)檔案管理這項(xiàng)重要工作進(jìn)行科學(xué)的改善。在工作樹立正確的管理理念，在實(shí)踐中善于探索，并不斷積累經(jīng)驗(yàn)，定會(huì)將檔案收集整理工作推向新的高度。讓城管檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新的跨越。

[1]王雪玲.行政辦公室檔案收集整理工作的注意事項(xiàng)探討[J].卷宗,2016（4）:81-82.

[2]陳世琴.探析企業(yè)科技檔案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù), 2015（8）:73-73.

[3]朱春嫻.如何提高辦公室檔案的收集整理效率[J].科技資訊, 2017,15（1）:110-111.

[4]吳志麗.辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略探討[J].山東青年, 2015（5）:122-123.

[5]劉靜.城市管理檔案歸檔整理問題與對(duì)策[J].卷宗,2016,6（8）:251-251.

[6]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014（5）:171-172.

[7]俞四維.提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討[J].黑龍江史志,2015（13）:122-122.

陳興會(huì)（1974-），女，漢族，云南昭通綏江縣人，本科，職稱：館員，主要研究方向：檔案管理。