淺談專項工作檔案的管理

史麗莉

（富裕縣老干部活動中心）

摘 要：隨著不同行業(yè)的日益完善，人們的事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，祖國經(jīng)濟不斷進步，各個方面的檔案也日益增加，因此我國在檔案的統(tǒng)一管理中也應當緊跟時代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項檔案可以在這種發(fā)展形勢下實現(xiàn)轉型的目的。所謂專項檔案簡單的說是在社會發(fā)展中存在的大事，例如政治、文化等相關活動，也包含某些突發(fā)性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發(fā)生處理的過程中，處理以后對檔案進行整合，能夠為日后發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動。對此，本文以高校檔案管理作為主要論述對象，從以下幾個方面進行分析，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：專項；檔案；優(yōu)化；整理

所謂專項工作檔案，簡單的說是在社會發(fā)展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經(jīng)濟水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒有用的，某些相關部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據(jù)，因此開展專項工作檔案管理是必要的。

1 專項工作檔案整理的必要性

隨著我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，社會中各項工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達的相關文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會對有關檔案做好整合就可以了，隨著專項檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學的分配，這樣為今后查找?guī)矸奖?，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現(xiàn)的時候采取合理的處理手段，進而為日后社會發(fā)展帶來益處。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發(fā)事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題

當某些專項工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發(fā)展而不斷進步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過的禽流感情況，對傳染病的檔案進行編輯以后做好適當?shù)墓芾?，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項檔案中逐漸轉變到關于醫(yī)學的傳感疾病中還沒有做好科學的明確。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會的發(fā)展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當?shù)膲毫?/p>

當前，諸多人都認為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設置不恰當，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動力，擁有適當?shù)膲毫Σ拍軌驇硪庀氩坏降男Ч?。因此，相關人員應當對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進取的現(xiàn)象，與此同時也要對某些愛崗敬業(yè)的館員進行適當?shù)莫剟睿M而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價值，為員工樹立正確的自信心。

3.2 環(huán)境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

建立一支積極進取的隊伍是相關部門發(fā)展的關鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標，端正工作態(tài)度。

3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募?shù)量龐大、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發(fā)展觀檔案”等。

3.5 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結束語

總而言之，專項檔案的出現(xiàn)是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項活動提供重要的參考依據(jù)。與此同時，由于專項檔案的系統(tǒng)性管理能夠為管理的整體提供完善的升級，在社會發(fā)展的過程中，專項檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項檔案的整理，將相關人員的文化素質加以提升，確保檔案可以實現(xiàn)準確的目的。

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