檔案管理事務(wù)中存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

（昆明市盤(pán)龍區(qū)人民政府龍泉街道辦事處 云南 昆明 650000）

摘 要：作為政府的派出機(jī)構(gòu)，街道在一個(gè)城市的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，街道辦事處的工作同時(shí)也是城市工作的重要環(huán)節(jié)之一。尤其在進(jìn)入21世紀(jì)我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)取得進(jìn)一步發(fā)展的今天，街道辦事處的地位和作用也在日益彰顯。另一方面，檔案管理工作繁瑣而又復(fù)雜，但是街道辦事處的檔案管理工作對(duì)一個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到極其重要的作用，如果檔案管理工作處理得好就能一定程度上推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，反之則會(huì)給經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)阻礙。本文旨在對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理事務(wù)中存在的一系列問(wèn)題進(jìn)行分析和探討，并以街道辦事處的檔案管理工作為例，結(jié)合現(xiàn)實(shí)，針對(duì)現(xiàn)有的問(wèn)題提出一些解決之策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；街道辦事處；問(wèn)題；對(duì)策

一、街道辦事處檔案管理工作存在的問(wèn)題舉隅。

1.1 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施較差。

街道辦事處獲得的資金投入往往是有限的，如何用有限的資金創(chuàng)造出最大的效益成為街道辦事處負(fù)責(zé)人組要考慮的問(wèn)題，和其他相關(guān)工作相比，檔案管理工作的重要性顯得微不足道，因此常常被作為忽視的對(duì)象。因此，在資金條件本來(lái)就不明朗的情況下，檔案管理辦公室的建設(shè)就一直被推遲和延后，直接導(dǎo)致出現(xiàn)的問(wèn)題就是檔案庫(kù)房條件落后、設(shè)備簡(jiǎn)陋、技術(shù)不到位，根本無(wú)法達(dá)到正常檔案庫(kù)房所需要的要求，使得檔案管理工作變得更加艱難，甚至很多街道辦事處的檔案庫(kù)房被當(dāng)作儲(chǔ)物間，堆滿(mǎn)了亂七八糟的雜物，陳列著其他工作所需的設(shè)備，還有的直接被擱置，無(wú)人問(wèn)津。另外，部分街道辦事處的檔案庫(kù)房設(shè)置在樓道的地下室或者底層，長(zhǎng)期通風(fēng)條件不暢，加上室內(nèi)的文件紙張較多，引起檔案發(fā)霉、腐爛的情況造成大量重要的資料丟失。

1.2 檔案管理工作不規(guī)范。

檔案涉及到了個(gè)人的隱私，是個(gè)人極其重要的文件，應(yīng)該得到有效的尊重和保護(hù)，否則的話大量隱私泄露造成的危害是后患無(wú)窮的，因此，對(duì)于檔案的管理應(yīng)該抱有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，在工作中要投入更多的耐心和細(xì)心，只有這樣才會(huì)保證檔案管理工作的有條不紊。然而現(xiàn)實(shí)卻讓人大跌眼鏡。部分街道辦事處的檔案管理工作在管理上毫無(wú)秩序，檔案的收集、整理、分類(lèi)、借還等制度不健全，職責(zé)不明確，分工也沒(méi)有細(xì)化，出現(xiàn)問(wèn)題大家相互推諉，拒絕承擔(dān)責(zé)任，因此即便出現(xiàn)了問(wèn)題也無(wú)從下手，這種局面進(jìn)一步導(dǎo)致管理人員工作態(tài)度的懈怠和散漫。此外，由于管理人員素質(zhì)不高、管理不得當(dāng)導(dǎo)致檔案的借出與歸還沒(méi)有得到有效的記錄，很多人的隱私因此泄露，而且也造成了諸多檔案的蹤跡消失。

1.3 檔案管理工作人員不固定。

目前街道辦事處的檔案管理工作人員大多是兼職人員，他們從事檔案管理的目的主要還是為了利用空余時(shí)間掙點(diǎn)外快，真正的心思并沒(méi)有放在檔案的管理上。而且，由于檔案管理的薪資水平較低，沒(méi)有足夠的吸引力，即便是兼職人員也很少有長(zhǎng)期堅(jiān)持下去的，因此在人事上調(diào)動(dòng)性很大，三年換一次算是比較理想的狀態(tài)了，但常常是一年換一次，甚至一年換幾次。這種頻繁的人事更換造成工作的復(fù)雜，管理人員剛剛對(duì)業(yè)務(wù)比較熟悉就離開(kāi)了工作崗位，于是街道辦事處又要去招聘新的管理人員，再對(duì)之進(jìn)行新一輪的指導(dǎo)和培訓(xùn)，造成時(shí)間和資源的浪費(fèi)，同時(shí)也因?yàn)楣芾砣藛T長(zhǎng)期出于“新人上崗”的狀態(tài)，因此業(yè)務(wù)能力都不夠理想。此外，從管理人員自身的角度出發(fā)，很多管理人員明確自己不會(huì)長(zhǎng)期做下去，因此在這里工作并沒(méi)有十分投入，三心二意，甚至應(yīng)付了事，造成管理工作的遲鈍。

1.4 檔案管理工作信息化水平低。

檔案管理工作的復(fù)雜程度不言而喻，需要極大的耐心和細(xì)心，但是不可否認(rèn)人腦在處理這些細(xì)微的雜事上無(wú)論如何都是有缺陷和不足的，都會(huì)有遺漏之處，因此，在檔案管理工作中現(xiàn)代化的信息手段和信息技術(shù)顯得尤為重要。但遺憾的是現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作原本就沒(méi)有受到應(yīng)有的關(guān)注，基礎(chǔ)設(shè)施問(wèn)題都沒(méi)有解決，談上層建筑無(wú)非就是天方夜譚。

二、提高街道辦事處檔案管理工作能力的對(duì)策分析。

2.1 有關(guān)部門(mén)提高重視程度，加大資金投入。

街道辦事處對(duì)檔案管理工作應(yīng)該有一個(gè)更加深入的認(rèn)識(shí)和了解，要明確意識(shí)到檔案對(duì)于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的積極促進(jìn)作用，同時(shí)也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理不當(dāng)造成的危害，樹(shù)立正確的認(rèn)識(shí)是必要且必須的，只有有了一個(gè)正確的、積極的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，才能真正將檔案管理工作重視起來(lái)。我們且不去談引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理工作的信息化水平，但是在基礎(chǔ)工作上必須給檔案管理工作一個(gè)良好的安置。因此，街道辦事處應(yīng)該將檔案管理納入年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，對(duì)于檔案庫(kù)的建設(shè)提上日程，做好檔案庫(kù)的防火、防蟲(chóng)、防潮等工作，確保檔案信息的完整性，對(duì)相關(guān)檔案的保密、分類(lèi)、安置工作要更加細(xì)心。同時(shí)在管理人員上也要花費(fèi)一點(diǎn)心思，提高檔案管理工作人員的薪資水平和工作條件，讓其有一定的歸屬感，只有自身的權(quán)益得到了重視，管理人員獲得尊重，其工作才能投入更多的熱情。

2.2 加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)和監(jiān)督。

街道辦事處檔案管理工作能力差的主要原因還是因?yàn)楣芾砣藛T的能力和工作態(tài)度存在問(wèn)題。因此，要想改善街道辦事處檔案管理工作能力必須要從管理人員入手。首先，街道辦事處要建立有效的激勵(lì)制度，對(duì)于有效的管理工作予以一定的褒獎(jiǎng)，提高管理人員的工作積極性，讓其工作動(dòng)力更充沛。另一方面要對(duì)管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容分為兩個(gè)部分，第一是思想，即工作態(tài)度，而是能力，即工作方法。對(duì)于管理人員，首先要讓他們明確意識(shí)自己工作的重要性，幫助其樹(shù)立正確的工作態(tài)度和責(zé)任心。其次，上層的檔案管理人員要對(duì)下層進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提出相關(guān)建議，對(duì)下層管理人員的問(wèn)題要即時(shí)解答，提高其工作能力。

2.3 提高街道辦事處檔案管理工作的信息化水平。

隨著科學(xué)技術(shù)水平的飛躍和進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)各行各業(yè)都能看到科技的足跡，檔案管理工作也不例外，人腦的有限性在面臨檔案管理事務(wù)的復(fù)雜性時(shí)，會(huì)顯得捉襟見(jiàn)肘，特別容易出差錯(cuò)。而且，人力在處理檔案工作時(shí)即便能做到有條不紊，但是相對(duì)來(lái)說(shuō)也會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和精力，說(shuō)到底依然是一種資源的浪費(fèi)。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理工作上的應(yīng)用已然十分廣泛，同時(shí)，也因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用使得人力被極大地解放出來(lái)。因此，想要提高檔案管理工作能力，計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的掌握和運(yùn)用是必不可少的，管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作，擺脫傳統(tǒng)工作觀念和方法的桎梏。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳伙蘭：對(duì)街道檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（10）

[2]周繼紅：街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 黑龍江檔案，2015（5）

[3]許向文：淺析街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（10）

作者簡(jiǎn)介：

李陌 1985年10月女漢族黑龍江佳木斯人 碩士學(xué)位現(xiàn)供職單位云南省昆明市盤(pán)龍區(qū)人民政府龍泉街道辦事處職稱(chēng)：初級(jí)專(zhuān)業(yè)研究方向：檔案管理