對石林縣國土資源檔案管理工作的現(xiàn)狀分析與思考

李婷婷

（石林彝族自治縣國土資源局 云南省昆明市 652200）

摘 要：如何科學地管理好國有土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：檔案 國土資源

一、建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，發(fā)揮國土檔案利用價值。

目前，石林縣國土資源局綜合檔案室保管了自1978年以來的文書和專業(yè)檔案共計10643卷。即：文書檔案344卷（盒）7118件（其中永久131卷2433件；長期85卷1570件；短期47卷966件；30年期30盒830件；10年期51盒1319件）、會計檔案116盒223卷（其中永久19盒20卷；長期80盒147卷；短期17盒56卷）、聲像檔案69件、實物檔案21件、基建檔案4卷、專業(yè)檔案（地籍管理類5333卷、土地利用規(guī)劃類檔案594卷、建設(shè)用地類檔案3391卷、法規(guī)監(jiān)察類檔案471卷、國土資源宣教科技類檔案30卷、礦產(chǎn)資源管理類檔案211卷、設(shè)備材料檔案12卷）12大類檔案共計10643卷494628頁。

石林縣國土資源局高度重視檔案管理工作，嚴格按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、科學發(fā)展；統(tǒng)一管理、分級負責”的原則，加大了對檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)力度和檔案科學化管理步伐。投入近150萬元采購智能檔案密集架一期137？和二期176？。2013年3月，在昆明市國土資源信息中心的指導和幫助下，完成了“昆明市國土資源檔案管理信息系統(tǒng)”建設(shè)，被列為全市和全縣檔案規(guī)范化管理和信息化建設(shè)工作的示范點，同年11月，檔案數(shù)字化加工順利通過驗收。實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案同步查詢利用、資源共享和計算機檢索、全文閱覽、打印等功能。石林縣國土資源局檔案規(guī)范化管理示范單位的人大通過，標志著石林縣國土資源檔案管理工作制度化、科學化、標準化、信息化建設(shè)邁上了一個新臺階，積極發(fā)揮了國土資源檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)建設(shè)中的作用。

二、正確把握公開與保密的范圍。

當前，在政府信息公開的大背景下，國土資源檔案管理人員在進行檔案信息公開時，需要熟悉檔案公開與保密的范圍、把握好操作要點，在有效利用和發(fā)揮檔案價值服務于社會的基礎(chǔ)上，做好保密工作。

目前，國家涉及政府信息公開和保密的法律法規(guī)主要有《檔案法》、《保密法》、《政府信息公開條例》、《個人信息保密法》、《專利法》等。國土資源部出臺了《土地登記資料公開查詢辦法》（國土資源部第14號），并在相關(guān)法規(guī)中對信息公開有所規(guī)定。涉及國土資源檔案保密的規(guī)章主要有《國土資源管理工作國家秘密范圍的規(guī)定》、《涉密地質(zhì)資料管理細則》、《測繪管理工作國家秘密范圍的規(guī)定》等，這些法律制度為國土資源檔案公開和保密提供了法律依據(jù)。結(jié)合操作實際我認為把握以下幾點很關(guān)鍵：

（一）土地登記檔案方面。土地登記檔案是一種公眾參與建立的登記性材料，按公開的范圍不同，可分為公開、部分公開、不予公開三類：

一是國土資源管理部門在權(quán)屬登記審查和發(fā)證過程中形成的登記結(jié)果。這些主要記錄反映土地的基本情況和權(quán)屬狀況的登記信息，如土地使用者（所有者）、土地證號、權(quán)屬性質(zhì)、地類、土地等級、土地面積、土地坐落和宗地圖等，對外公開能使公民隨時了解到每一宗土地的基本情況，避免在房地產(chǎn)買賣、租賃、抵押等活動中產(chǎn)生糾紛或遭受經(jīng)濟損失，并且不影響土地權(quán)屬人和國家的利益和安全，作為社會公共信息資源，可全面公開。

二是原始登記資料，可部分公開。土地權(quán)利人在辦理土地登記過程中提交或形成的各類申請和證明材料，如申請報告、土地權(quán)屬來源文件、土地登記申請表、地籍調(diào)查表和地籍圖、轉(zhuǎn)讓合同、建設(shè)用地申請表、劃撥用地批準書、公證書、協(xié)議書、集體土地所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、身份證明、完稅憑證等，由土地使用者繳交，并經(jīng)國土資源部門審核，對國土資源部門和土地權(quán)利人而言無疑具有開放性。但作為私人性材料，其內(nèi)容若對第三人公開則涉及侵犯他人隱私，可以依申請僅向國土資源部門內(nèi)部、公檢法及土地權(quán)利人開放，即實行部分公開。

三是有關(guān)國土資源部門的審批信息的檔案。有關(guān)國土資源部門審批信息的檔案，如土地權(quán)屬登記檔案中的土地登記審批表、國有劃撥土地補辦出讓審批表和領(lǐng)導的審批意見、簽名或印章等，是國土資源部門的工作記錄，一般僅供國土資源部門當做復查之用，不對外開放。

四是土地權(quán)屬登記檔案中涉及軍隊權(quán)屬、軍事要地的檔案信息，涉及公安機關(guān)專用場所、據(jù)點的檔案信息，涉及黨政領(lǐng)導住所的信息，涉及國家安全、軍事要地、個人隱私等，不予公開。

（二）礦產(chǎn)資源檔案方面。礦產(chǎn)資源檔案分兩部分，一部分涉及礦產(chǎn)資源規(guī)劃、范圍、招投標信息等，屬于公共信息，應主動公開。包括涉及礦產(chǎn)資源規(guī)劃信息的規(guī)劃文本，涉及礦產(chǎn)資源儲量信息的礦產(chǎn)資源儲量報告評審備案清單、查明礦產(chǎn)資源儲量登記清單、地質(zhì)資料匯交目錄，涉及采礦權(quán)招標拍賣掛牌出讓信息的采礦權(quán)招標拍賣掛牌出讓和出讓結(jié)果公告，涉及采礦權(quán)審批發(fā)證信息的采礦權(quán)審批發(fā)證公告、礦區(qū)范圍，涉及采礦權(quán)監(jiān)管信息的采礦權(quán)年檢結(jié)果報告、礦產(chǎn)資源補償費、采礦權(quán)價款繳納情況、礦產(chǎn)資源違法行為查處結(jié)果等。另一部分礦產(chǎn)資源檔案涉及礦產(chǎn)信息或企業(yè)商業(yè)秘密的，則不予公開，包括規(guī)劃附表、附圖、礦產(chǎn)資源儲量成果、采礦權(quán)招標拍賣掛牌交易資料、采礦權(quán)檔案、采礦權(quán)年檢檔案等。

（三）建設(shè)用地檔案方面。建設(shè)用地檔案中的征地公告、征地補償方案公告、新增建設(shè)用地同意農(nóng)轉(zhuǎn)征收的批復文件、市政府的供地批文等公眾需求量大又不涉及隱私的檔案，應主動公開。土地出讓合同、劃撥決定書等涉及部分人和事，對特定公民、法人或者其他組織從事生產(chǎn)經(jīng)營、安排生活等活動具有特殊作用的政府信息屬于依申請公開的政府信息。

三、爭取實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡信息共享，注意安全防護。

建立檔案數(shù)據(jù)化管理不僅可以減少紙質(zhì)文檔的翻閱頻數(shù)，減少損壞。同時，還可通過建立局域網(wǎng)，實現(xiàn)市局和區(qū)縣分局之間國土資源檔案信息共享，方便群眾查詢，方便法院、公安等司法部門要求協(xié)助查詢、執(zhí)行。但這要求在嚴格遵守國家相關(guān)規(guī)定，做好一些涉密檔案和涉及人員隱私檔案保密的同時，也要嚴格按照國土資源部 《土地登記資料公開查詢辦法》中規(guī)定的信息公開內(nèi)容，盡力將公眾需求量大的檔案數(shù)字化并對外開放。有效解決因檔案材料分散管理，查詢?nèi)送涤诓块T之間，浪費大量的人力與物力。

關(guān)鍵是，檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)容易受到人為“ 攻擊” 、“ 破壞” ，造成數(shù)據(jù)丟失、被修改、被破壞等，因此，要加強數(shù)據(jù)安全措施，可采用設(shè)置權(quán)限密碼加密多層結(jié)構(gòu)關(guān)卡設(shè)置防火墻重重設(shè)置等安全防控方法，避免數(shù)字化數(shù)據(jù)丟失、被修改、破壞和非法訪問。維護數(shù)據(jù)庫事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別訪問控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。

四、加速國土資源檔案信息化人才隊伍建設(shè)。

檔案信息化將使檔案部門管理的信息資源的形式特征、工作內(nèi)容和服務模式都發(fā)生很大的變化。因此，作為現(xiàn)代國土資源檔案管理的人員不但要掌握一般的檔案管理的基本知識，國土資源檔案管理的專業(yè)知識，還要掌握計算機技術(shù)應用的基本技能。因為要做好國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)和利用工作，檔案管理人員就必須掌握較先進的信息處理技術(shù)，否則是無法勝任工作的。所以，國土資源檔案管理部門一方面要注意培養(yǎng)、引進專業(yè)人才，另一方面應該加強對在職檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的計算機管理、網(wǎng)絡技術(shù)水平和檔案管理系統(tǒng)的運用能力，以利更好地開展國土資源檔案管理信息化工作。