精細化管理視域下民辦高校辦公室工作現(xiàn)實困惑及提升策略

周躍龍

[摘 要] 民辦高校辦公室工作面臨六大現(xiàn)實困惑，必須植入精細化管理理念，實施六大策略，實現(xiàn)管理效能的提升。

[關(guān) 鍵 詞] 精細化管理；民辦高校；辦公室；困惑；策略

[中圖分類號] G642 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）30-0166-02

精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于日本20世紀50年代的一種企業(yè)管理理念。它是社會分工精細化，以及服務(wù)質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求。它是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。

相對公辦高校而言，民辦高校辦公室在崗位設(shè)置、人員配備等方面更精簡、更靈活。經(jīng)過近些年的發(fā)展，民辦高校辦公室工作逐步走上了規(guī)范化、正規(guī)化，但還存在不少問題。民辦高校辦公室必須植入精細化管理理念，在管理上尋求突破，實現(xiàn)管理效能的提升。

一、民辦高校辦公室工作現(xiàn)實困惑

（一）對辦公室職能的重要性認識不足

民辦高校辦公室作為學校的綜合性行政管理部門，發(fā)揮著承上啟下、溝通內(nèi)外、督查督辦、綜合協(xié)調(diào)等作用，其重要性毋庸置疑。但在實際工作中，對辦公室工作職能界定不清，很多人將辦公室工作簡單地定性為“打雜”，認為辦公室工作無非就是收發(fā)文件、端茶遞水、接打電話等低層次的事務(wù)性工作，辦公室工作被邊緣化；辦公室工作沒有任何技術(shù)含量可言，誰都可以做；辦公室人員地位低下，工作積極性大打折扣，專業(yè)特長難以得到發(fā)揮，很難樹立長遠的發(fā)展目標。辦公室工作整體處在低水平狀態(tài)。

（二）職能多元化，一人多崗，任務(wù)繁重

民辦高校在崗位設(shè)置、人員配備上講究精簡、高效。很多職能部門如組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀檢、工會、信訪等部門沒有單獨設(shè)置，學院辦公室基本上包攬了這些部門的所有工作職責。此外，還要承擔學校的辦文辦會辦事等行政管理事務(wù)。其往往要求一人多崗、一專多能，很多學校存在“一個人就是一個部門甚至幾個部門”的現(xiàn)象，工作效能可想而知。

（三）人員素質(zhì)整體偏低，變動頻繁，穩(wěn)定性差

民辦高校辦公室事務(wù)繁雜，人員配置少，整體素質(zhì)偏低。因工作環(huán)境、薪酬待遇、人才引進的隨意性等因素，專業(yè)人才很難引進，很多學校辦公室人員都是半路出家，如有些是從企業(yè)轉(zhuǎn)到學校，或是從教師、教輔等其他隊伍中調(diào)整到行政崗位，專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水平參差不齊。

辦公室人員崗位變動頻繁，有些關(guān)鍵崗位被稱為“高危崗位”，經(jīng)常換人，人員流動性比較大，穩(wěn)定性差。同時，很多學校辦公室人員薪酬待遇低，學歷進修、課題項目申報、學習培訓等職業(yè)提升的機會少，職位晉升的希望渺茫。很多職員無法安心工作，工作效率自然難以提升。

（四）服務(wù)意識偏低，管理難度大

民辦高校辦公室服務(wù)意識偏低、管理難度大。主要體現(xiàn)為“職業(yè)倦怠”情緒明顯、辦事敷衍推脫、不主動作為、不超前謀劃、不愿意協(xié)調(diào)協(xié)作、待人接物不周到等方面。究其原因，主要是：辦公室人員的自我價值難以體現(xiàn)，職能站位不夠高，個人工作業(yè)績不顯露，認同感普遍偏低；民辦高校人事待遇人為操作性強，工資待遇差別大，導致人員容易思想散漫，工作缺乏積極性；民辦高校辦公室人員晉升渠道少，發(fā)展空間小，缺乏激勵機制，導致人員喪失工作動力和服務(wù)熱情。

（五）缺乏系統(tǒng)的規(guī)章制度和規(guī)范管理

很多民辦高校還處在規(guī)模發(fā)展階段，在健全制度、規(guī)范管理等方面的建設(shè)上仍有較大距離。一些民辦高校辦公室常常處于不同程度的無章可循或有章不循的狀態(tài)，加之很多規(guī)章制度間缺少銜接性，面對公文收發(fā)、印簽管理、檢查督辦、協(xié)調(diào)溝通、外事服務(wù)、來賓接待等一系列事務(wù)雜、強度大、任務(wù)重的工作無章可依，導致出現(xiàn)管理混亂、職責模糊、分工不明等系列問題，建立一套系統(tǒng)、科學的管理規(guī)章制度成為提升辦公室管理效能、促進學校的內(nèi)涵發(fā)展的現(xiàn)實需要。

（六）信息化建設(shè)滯后，難以高效管理

受辦公經(jīng)費的制約，大部分民辦高校存在辦公室信息化建設(shè)不足、硬件設(shè)施不齊全、資金投入少、辦公條件差等問題。同時，由于民辦高校退休返聘人員較多，辦公室人員計算機操作能力普遍不強，即便配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，往往缺乏專業(yè)的信息處理，導致辦公室的運作速度緩慢，效率降低，進一步影響學校整體管理的運轉(zhuǎn)效率。

二、民辦高校辦公室精細化管理的必要性及要求

老子曰，“天下大事必作于細，天下難事必成于易?！薄凹殹奔礊椤熬殹?，如農(nóng)業(yè)強調(diào)“精耕細作”，企業(yè)管理講究“精益求精”?？梢姡毣芾韽娬{(diào)是“精”，“細”，指向的是高效率、高質(zhì)量。

精細化管理是民辦高校轉(zhuǎn)型升級的必然要求。學校無小事，事事皆教育。在新的《民辦教育促進法》開始實施的今天，民辦高校面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，能否在激烈競爭中轉(zhuǎn)型升級，關(guān)鍵看民辦高校能否真正實現(xiàn)內(nèi)涵發(fā)展、特色發(fā)展。這就對民辦高校辦公室的管理提出了更高更嚴的要求。在學校的改革與發(fā)展中，民辦高校辦公室必須高效管理，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這就要求民辦高校辦公室實施精細化管理。

精細化管理要求民辦高校辦公室科學定位，科學設(shè)置崗位；樹立全局意識、細節(jié)意識、服務(wù)意識、規(guī)則意識、系統(tǒng)意識；落實管理責任，明確分工，細化任務(wù)，擬定標準，科學量化，科學績效考核；充分挖掘人力資源，調(diào)動員工的積極性、創(chuàng)造性；建立科學的制度體系，實現(xiàn)規(guī)范管理。

三、民辦高校辦公室工作效能提升的策略

（一）科學定位，細化內(nèi)部機構(gòu)，合理設(shè)置崗位

必須科學界定民辦高校辦公室的性質(zhì)和地位，功能和作用，這是民辦高校辦公室工作效能提升的前提。隨著民辦高校近年來管理的不斷探索和完善，民辦高校辦公室就其性質(zhì)和地位而言，它不僅是內(nèi)部管理的中樞核心部門，同時也是對外的窗口形象部門；就其功能和作用而言，它要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、溝通上下、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、督查督辦、品牌宣傳等作用，確保管理規(guī)范、運轉(zhuǎn)有序、協(xié)調(diào)有力、督促有效、服務(wù)到位。

細化內(nèi)部機構(gòu)，合理設(shè)置崗位。這是民辦高校辦公室工作效能提升的基礎(chǔ)。根據(jù)辦公室業(yè)務(wù)工作需要，可以在學院辦公室內(nèi)部設(shè)置文秘科、綜合科、信息科、宣傳科、檔案科等科室。根據(jù)學校發(fā)展需要逐漸豐富其職能，改變以往大雜燴的亂象。在崗位設(shè)置和人員配置上，綜合考慮業(yè)務(wù)工作需求、員工的崗位工作能力及崗位適應(yīng)性、個人職業(yè)生涯的規(guī)劃、晉升的渠道和空間等要素，不設(shè)虛崗，不養(yǎng)閑人。

（二）加強制度建設(shè)，優(yōu)化辦事流程

建立科學的制度體系和精簡的辦事流程，是提升民辦高校辦公室工作的重要保障。第一，建立健全辦公室的規(guī)章制度，形成辦公室管理制度體系。同時，促成學院各項管理制度修訂完善，促使學院形成科學的、系統(tǒng)的制度體系。第二，要確立規(guī)范的工作標準，優(yōu)化辦公室各項業(yè)務(wù)工作辦事流程，使各項工作按照規(guī)范化的流程進行，減少工作中的主觀隨意性和各種人為因素的干擾，做到精簡、快捷、高效，提高辦事效率，提升管理效能。第三，要堅決執(zhí)行規(guī)章制度，遵守辦事流程，加強制度的監(jiān)督檢查和貫徹落實，建立相應(yīng)的激勵機制，從而能夠更好地提高員工的工作積極性，真正做到“制度管人，流程管事”。

（三）建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)化的辦公室工作隊伍

21世紀的競爭是人才的競爭。打造“精干、團結(jié)、和諧、高效、有凝聚力”的專業(yè)化辦公室工作隊伍，是提升民辦高校辦公室工作效能的關(guān)鍵。要多渠道提升辦公室人員的素質(zhì)。第一，合理設(shè)置工作崗位，公開公平選人用人，合理調(diào)配薪資獎勵，通過多種激勵政策激發(fā)辦公室人員工作熱情和積極性。第二，要優(yōu)化團隊結(jié)構(gòu)，加強內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通，落實崗位責任制，做到各司其職，各負其責。第三，要加強業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督檢查，堅持工作日志制度，堅持主要業(yè)務(wù)工作定期檢查制度，堅持部門會議及案例分析會議制度。第四，加強對工作人員的培訓教育，定期組織辦公室人員參加管理課程培訓，拓寬晉升渠道和空間。

（四）增強服務(wù)意識，做優(yōu)做強服務(wù)

增強服務(wù)意識，做優(yōu)做強服務(wù)，是提升民辦高校辦公室工作效能的核心。要努力構(gòu)建“服務(wù)型”辦公室。第一，樹立服務(wù)意識，熱心服務(wù)領(lǐng)導、師生、黨群等；第二，要主動、高效、規(guī)范、微笑、熱情、貼心服務(wù)；第三，增強專業(yè)服務(wù)的能力，如調(diào)研、公文處理、會務(wù)接待等，技術(shù)含量都很高，需要較強的能力；第四，做好細節(jié)管理，提升服務(wù)品質(zhì)。

（五）增強協(xié)作意識，促進工作的協(xié)調(diào)發(fā)展

有效提升協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用是提升民辦高校辦公室工作效能的重要手段。第一，通過精確行文、及時會議進行全程系統(tǒng)協(xié)調(diào)，落實責任、分解任務(wù)、明確分工；第二，事前預(yù)判預(yù)案，要對工作本身、對相關(guān)部門的辦事風格及辦事能力、對工作推進過程中可能出現(xiàn)的問題進行預(yù)判，提前做好預(yù)案；第三，保持信息暢通，在動態(tài)中主動協(xié)調(diào)。工作中的誤會和矛盾，很多時候是信息不暢通、不對稱引起的。在工作推進中，必須隨時保持信息通暢、準確；第四，要建立和諧的工作關(guān)系，工作協(xié)調(diào)很大程度上是協(xié)調(diào)關(guān)系，良好的人際關(guān)系有利于工作協(xié)調(diào)。

（六）推進信息化建設(shè)，提高管理效率和質(zhì)量

推進信息化建設(shè)，是提升民辦高校辦公室工作效能的重要條件。推行網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化建設(shè)，建立數(shù)字化、信息化管理平臺，能夠有效擺脫紙質(zhì)辦公形式的制約，如通過電子郵件、QQ群、微信群、OA辦公系統(tǒng)、視頻會議等信息化渠道，安排會議發(fā)布通知、傳閱文件、上報信息資料等，逐步實現(xiàn)無紙化辦公的新模式。

民辦高校辦公室的管理水平，直接關(guān)系到民辦高校各項工作的運轉(zhuǎn)機制。民辦高校辦公室必須實施精細化管理，實現(xiàn)管理創(chuàng)新，提升管理水平與效率，促進學院可持續(xù)發(fā)展。

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