淺析信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

向春葉

[摘 要] 在開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，其具體包括對(duì)學(xué)生的資料信息及學(xué)校發(fā)展歷程所形成的各種資料的收集、鑒定、整理、保管以及利用。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了學(xué)校檔案管理工作的信息化，通過(guò)這種信息技術(shù)的應(yīng)用，有效提升了檔案管理工作的效率，并減少了管理工作的任務(wù)量，也同時(shí)提高了檔案信息的保密性，更方便了對(duì)信息資料的查閱與使用。

[關(guān) 鍵 詞] 信息技術(shù)；學(xué)校；檔案管理；應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）34-0059-01

等線科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，其中在我國(guó)學(xué)校檔案管理工作中發(fā)揮了重大作用。當(dāng)前，學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，因?yàn)闄n案數(shù)量與類型的不斷增加，導(dǎo)致管理工作比較繁瑣和復(fù)雜，那么在這種情況下，利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行學(xué)校檔案管理，則可有效節(jié)省人工勞動(dòng)量，并提高檔案管理效率，進(jìn)而提升學(xué)校的整體檔案管理水平。

一、深化管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的重視

作為學(xué)校檔案管理相關(guān)的管理領(lǐng)導(dǎo)層及各部門的工作人員，都應(yīng)該重視對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中所發(fā)揮的重要作用。學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校從建立

至各個(gè)階段發(fā)展的所有信息資料的一種綜合性記錄，可為學(xué)校的教育教學(xué)、科教改革等多方面起到促進(jìn)作用，所以作為學(xué)校檔案管理的相關(guān)人員，必須深化對(duì)學(xué)校檔案管理工作信息化的認(rèn)識(shí)。那么在具體工作實(shí)踐中，管理人員必須充分將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校的日常會(huì)議與日程工作中，并把信息化檔案管理的質(zhì)量與效果的好壞作為年度工作考核的重要內(nèi)容，從而建立檔案管

理人員的工作責(zé)任心，提高檔案管理的質(zhì)量。

二、利用信息技術(shù)推進(jìn)學(xué)校檔案管理的體制創(chuàng)新

學(xué)校檔案管理工作的高質(zhì)高效性，需要有制度體系的規(guī)范化引導(dǎo)，以此來(lái)不斷實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。秉承一切從實(shí)際出發(fā)的原則，構(gòu)建科學(xué)有效、符合學(xué)校發(fā)展的檔案管理工作體系，確保高校檔案管理的流程符合規(guī)范性的制度。與此同時(shí)，

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視并加大對(duì)檔案管理的資金投入建設(shè)，完善檔案

管理在財(cái)力、物力等多方面的配備，真正為高校的檔案管理工作提供一個(gè)良好優(yōu)質(zhì)的發(fā)展平臺(tái)，不斷提高檔案管理工作的整體管理水平，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的有序開(kāi)展。

三、強(qiáng)化對(duì)高素質(zhì)管理人員的選擇

在學(xué)校檔案管理工作中，為了提高其信息化技術(shù)應(yīng)用的水平，其管理人員必須是專業(yè)性、高素質(zhì)、高知識(shí)的優(yōu)秀型人才。因?yàn)闄n案管理工作主要涉及各種信息資料及很多的人事檔案，因此這就要求相關(guān)的檔案管理人員必須在工作中足夠縝密、心細(xì)，重視管理的各個(gè)細(xì)節(jié)，并對(duì)相關(guān)的機(jī)密性文件或資料進(jìn)行管理時(shí)，要求檔案人員必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)及人格修養(yǎng)。另外，進(jìn)行檔案管理的工作人員必須對(duì)信息技術(shù)的實(shí)際操作應(yīng)用非常熟悉，只有這樣才能充分利用信息技術(shù)來(lái)有效提高學(xué)校檔案管理的水平與質(zhì)量。

四、學(xué)校內(nèi)辦公系統(tǒng)的信息化自動(dòng)化

學(xué)校檔案管理工作，不僅是檔案信息管理部門的職責(zé)，同時(shí)也還需要其他部門的配合，并承擔(dān)一定的檔案信息責(zé)任。校內(nèi)辦公系統(tǒng)的信息化自動(dòng)化，可讓各個(gè)部門的信息記錄更完整，即檔案信息被傳至校園網(wǎng)之后，可讓檔案管理部門對(duì)相關(guān)檔案資料的搜集與管理更加全面和有序化，有助于校內(nèi)各部門之間信息的流通與共享，提高學(xué)校檔案管理的整體辦公效率，真正從“各自為政”的工作方式中跳出來(lái)。另外，信息化的檔案管理過(guò)程，不止是對(duì)文字信息的管理，還包括了對(duì)各種多媒體數(shù)據(jù)信息如影像、圖片及聲音的管理。借助校園網(wǎng)，校內(nèi)檔案信息呈現(xiàn)的方式更加多樣化，真正實(shí)現(xiàn)全方位地學(xué)校信息化檔案管理服務(wù)。

五、積極構(gòu)建學(xué)校云計(jì)算信息處理平臺(tái)

云技術(shù)屬于一種IT方面的技術(shù)，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，通過(guò)服務(wù)的方式提供至用戶，云技術(shù)具體細(xì)化后包括云計(jì)算、云服務(wù)兩部分內(nèi)容。其中云計(jì)算更側(cè)重于IT，是在虛擬化和自動(dòng)化技術(shù)的支持下予以應(yīng)用，可有效實(shí)現(xiàn)更多計(jì)算機(jī)運(yùn)算資源的創(chuàng)造。而云服務(wù)是通過(guò)虛擬形式把儲(chǔ)存、寬帶以及運(yùn)算這三種信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)的作用提供至廣大用戶。所以，學(xué)校進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，可通過(guò)云計(jì)算信息處理平臺(tái)來(lái)管理相關(guān)的檔案信息資源，更好地規(guī)范和促進(jìn)本地信息資源的建設(shè)，并利用不同的平臺(tái)來(lái)有效實(shí)現(xiàn)資源的共享和交互，提高學(xué)校檔案信息化管理的水平。

總之，學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的整個(gè)管理工作中占據(jù)了非常重要的位置，所以其檔案管理的質(zhì)量將直接影響管理者決策的科學(xué)性及管理工作的效果。因此，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，學(xué)校檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，積極通過(guò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，轉(zhuǎn)變過(guò)去的管理模式，推動(dòng)學(xué)校檔案管理水平的提升與發(fā)展。

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