論檔案管理的問題及人員素質(zhì)的提高

王釗

一、引言

中國是全世界較早擁有檔案管理工作的國家之一，也是檔案管理文獻(xiàn)最多的國家。中國幾千年的歷史，各個(gè)朝代政府對(duì)檔案管理工作都非常重視，在封建王朝就有相對(duì)健全完善的制度。檔案作為一種歷史記錄，在當(dāng)前的社會(huì)條件下，隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)和諧、科技進(jìn)步，信息含量也迅速增大，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在各項(xiàng)改革逐步完善和深入的今天，檔案不僅僅能影響一個(gè)國家、民族、單位穩(wěn)定發(fā)展，更是一個(gè)群體能否實(shí)現(xiàn)作風(fēng)建設(shè)和思想健全的關(guān)鍵。檔案管理人員從事的檔案管理是檔案工作中最為基礎(chǔ)的工作之一，并且在各行各業(yè)中體現(xiàn)出不可替代的作用。當(dāng)前檔案工作的開展也對(duì)檔案管理人員提出更高的要求。本文試從實(shí)際出發(fā)，淺析當(dāng)前檔案管理面臨的問題，并針對(duì)檔案管理人員素質(zhì)及其提高做進(jìn)一步的研究。

二、檔案管理面臨的問題

（一） 管理手段落后

我國當(dāng)前大多數(shù)檔案管理都是借助國外優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，以信息管理為例，其為檔案管理人員提高工作效率、保障檔案真實(shí)性提供了工具和手段。從管理上來講，檔案管理又是一種具有政治性和機(jī)密性的工作，因此在實(shí)際工作中要求要有專門的管理和單獨(dú)的資料保存方式。因此，在現(xiàn)實(shí)要求和條件下，當(dāng)前大多數(shù)檔案管理的手段還不夠成熟、相對(duì)落后。

（二）信息把握程度不夠高

當(dāng)前管理檔案面臨的最突出問題首先是檔案材料內(nèi)容的把握。實(shí)踐中檔案材料存在著與現(xiàn)實(shí)內(nèi)容不符合的現(xiàn)象，例如在人事檔案中記載人員的出生年月有公歷也有農(nóng)歷記，不統(tǒng)一，年月記錄格式也不統(tǒng)一，對(duì)于入團(tuán)或入黨時(shí)間記錄模糊不清、時(shí)間順序先后不合理等等。這些都集中體現(xiàn)了信息把握程度的不成熟、不準(zhǔn)確。

（三） 檔案利用程度不高、面不夠廣

我國當(dāng)前的檔案管理制度，特別是人事檔案管理制度相對(duì)不成熟，也使得檔案管理中檔案的利用程度不夠成熟、檔案的價(jià)值利用率普遍不高、檔案材料的利用面也不夠廣。而由于現(xiàn)實(shí)原因，有部分檔案管理工作還無法完全信息化。這對(duì)檔案的檢索和查閱造成了無法估量的影響。另一方面，檔案的作用價(jià)值宣傳也沒有完全實(shí)現(xiàn)推廣，這對(duì)檔案的利用率也造成不良的影響。換個(gè)角度看，整體社會(huì)對(duì)檔案使用的認(rèn)識(shí)程度也不夠高，檔案管理人員在推廣工作上的精力也相對(duì)較少，這進(jìn)一步加劇了上述問題的凸顯。

（四）材料缺失

資料整理是檔案管理的重點(diǎn)?？己丝疾毂砼c個(gè)人履歷表成了當(dāng)前人事檔案管理中的關(guān)鍵，除此之外還有培訓(xùn)資料、獎(jiǎng)懲資料等等歸檔資料。這些資料的歸檔在實(shí)踐中卻無法完全按時(shí)按章完成，特別是加蓋公章的審核材料，不少在年檢的時(shí)候還無法及時(shí)歸檔。另一方面，由于現(xiàn)實(shí)的各種原因，如人員交流學(xué)習(xí)、領(lǐng)導(dǎo)干部身兼數(shù)職等也容易導(dǎo)致管理檔案的材料缺失。這些都使得檔案管理材料缺失成為檔案管理工作面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。

（五）管理人員素質(zhì)因素

當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)逐步影響并深入到檔案工作的各方面。主要體現(xiàn)在三方面：一是，人員缺乏專職專崗管理。當(dāng)前，檔案管理人員相對(duì)較少，多數(shù)單位的檔案管理人員是兼職人員，而兼職的不穩(wěn)定容易給檔案管理工作的持續(xù)性帶來不良影響，甚至影響工作效率。流動(dòng)性強(qiáng)也使得當(dāng)前部分檔案管理人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)相對(duì)薄弱，經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)缺乏。這些也是上述其他原因的直接影響者，使得檔案材料歸檔不及時(shí)、利用程度不夠廣、檔案管理材料缺失；二是檔案管理制度和體系不完善。檔案管理制度與體系的建立需要各方面的支持，當(dāng)前不少管理者對(duì)檔案管理的科學(xué)化和制度化還存在認(rèn)識(shí)不足的情況，這也直接導(dǎo)致檔案管理體制建設(shè)的長(zhǎng)期停滯不前。而制度與體系是影響檔案管理的根本所在，特別是監(jiān)督管理機(jī)制，必須健全完善相應(yīng)的檔案管理制度和體系，唯其如此才能將檔案管理工作做好；三是，檔案收集工作意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集管理工作不夠完善。當(dāng)前不少檔案收集工作還必須得依賴于個(gè)體自我收集再進(jìn)行歸檔，這容易導(dǎo)致檔案無法及時(shí)歸檔。而究其原因是人思想意識(shí)的不充分。不少人認(rèn)為歸檔的資料可歸檔可不歸檔。這種思想意識(shí)也使得制度建設(shè)、體系建設(shè)難度隨之加大。

三、提高檔案管理人員的必備素質(zhì)

（一）政治思想素質(zhì)的提高

檔案管理作為一種服務(wù)性工作，服務(wù)性也是檔案工作發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)。作為與其他工作緊密聯(lián)系在一起的檔案管理工作，必須要求檔案管理人員有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和過硬的政治素養(yǎng)。此處的政治素養(yǎng)主要包括：一是要有較強(qiáng)的工作信念和正確的職業(yè)理想，并且有一定的政治敏銳性和嚴(yán)正的政治紀(jì)律性；二是能夠有良好團(tuán)隊(duì)精神和協(xié)作能力；三是必須有愛國敬業(yè)、淡薄名利、無私奉獻(xiàn)的道德品質(zhì)。這些體現(xiàn)在實(shí)踐中主要有：愛崗敬業(yè)，忠于職守；擁有嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的科學(xué)態(tài)度和務(wù)實(shí)的做事風(fēng)格；具有一定的保密觀念和良好的保密作風(fēng)；能夠鉆研業(yè)務(wù)，能夠全面提高個(gè)人素質(zhì)，在工作中應(yīng)用自己的理論知識(shí)。提高檔案人員政治素質(zhì)，必須在實(shí)踐中不斷地自我學(xué)習(xí)，單位和組織應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開展相應(yīng)的政治素養(yǎng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。當(dāng)然，前者重于后者。自我教育、自我凈化能力是考驗(yàn)政治思想素質(zhì)的關(guān)鍵所在，也是保持政治思想素質(zhì)的根本，只有通過自我修養(yǎng)才能全面扎實(shí)全面提高自己的政治思想素質(zhì)。

（二）專業(yè)實(shí)踐能力的提高

檔案專業(yè)知識(shí)是檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，良好的、扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)是檔案管理人員實(shí)踐的必備素質(zhì)。檔案管理工作的實(shí)質(zhì)要求檔案管理人員必須對(duì)各類檔案管理的理論和管理方法了然于胸。與此同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案專業(yè)與其他相關(guān)專業(yè)的滲透和融合，這些相關(guān)專業(yè)知識(shí)包括自然與人文知識(shí)，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)知識(shí)等等檔案管理必需的理論知識(shí)。

當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的重要支撐，因此，提高檔案管理人員的信息管理能力也成為當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)提高的重要組成部分。計(jì)算機(jī)作為檔案管理工作的重要工具，在提高檔案管理工作效率以及方便檔案管理工作上的作用越來越凸顯。檔案管理人員是否能夠及時(shí)獲取信息和資源甚至取決于信息技術(shù)能力。因此可以針對(duì)地開展對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，并定期更新相應(yīng)的培訓(xùn)教程以適應(yīng)發(fā)展迅速的信息大環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員熟練利用信息、獲取有用的檔案信息。檔案管理人員也可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過提高自身的信息知識(shí)水平適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展潮流。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作作為當(dāng)前各行各業(yè)必須依賴的一個(gè)重要資源工作，在科技進(jìn)步的大環(huán)境下也與其他工作一樣在不斷地進(jìn)步和發(fā)展。檔案工作的開展不僅僅需要大量的復(fù)合型人才，更需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。唯其如此，才能從根本上推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步，才能促使檔案的資源價(jià)值最大化。本文淺析了當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)探討了檔案管理人員的必備素質(zhì)和提高的相關(guān)建議，為相關(guān)研究提供一種參考。