檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施探討

張淑華

隨著經(jīng)濟進步，計算機等技術(shù)的涌現(xiàn)，對于檔案管理工作也帶來了新的機遇，對檔案管理工作進行現(xiàn)代化的更新勢在必行。計算機技術(shù)的出現(xiàn)讓自動化的檔案管理成為現(xiàn)實，可以在很大程度上較少人力浪費，并且對于資料的保管更加安全，查找也更加便捷，更加適用于社會的需求。

1 現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化實踐中存在的問題

1.1 對檔案管理的科學認知不足

就目前情況來看，大部分人對于檔案了解并不多，對于檔案記錄的信息也并不了解，大部分人認為檔案所記錄的是人員基本信息以及工作情況記錄，并且在正常的工作生活中，如無特殊必要，很少有人會進行檔案的調(diào)動查取，甚至有一些檔案管理部門的領導對于檔案的科學認知也并不足，所以對于引進新的檔案管理技術(shù)并不熱衷，嚴重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

1.2 檔案管理經(jīng)費投入不足

在檔案管理工作中，由于很多管理人員對檔案管理并不了解，所以不會積極主動地進行檔案管理新技術(shù)的探尋工作，也不會主動向上級申請管理經(jīng)費，很多領導對于檔案的重要性也并不重視，多以在設備上的投入很少，并沒有購入先進設備進行檔案管理。不僅導致了管理手段的落后，檔案管理的模式也并不規(guī)范，檔案記錄數(shù)據(jù)也并不完善。經(jīng)費投入多少與檔案管理部門領導對檔案的重視程度是成正比的，所以由于很多領導對于檔案管理工作現(xiàn)代化實行并不以為然，也就導致了很多地方的檔案管理工作經(jīng)費并不充足，并不能滿足其先進設備的引進。

1.3 現(xiàn)代化的檔案管理工作并沒有制定統(tǒng)一的管理規(guī)范

只有有一定的管理規(guī)范，才能保證檔案管理工作現(xiàn)代化的有效進行?，F(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)代化中并沒有制定完善的管理規(guī)則，所以在管理中常常出現(xiàn)責任不明、管理結(jié)構(gòu)不清晰的情況，對檔案管理工作造成了嚴重影響。所以在檔案管理現(xiàn)代化的推進中，要針對管理人員、管理部門以及不同行業(yè)都制定不同的管理規(guī)范，明確管理目標，保障各個環(huán)節(jié)的有序進行。

1.4 檔案管理工作標準化程度低

在檔案管理的工作中，實現(xiàn)檔案管理的標準化可以有效地保證檔案管理的現(xiàn)代化實現(xiàn)，在現(xiàn)階段的檔案管理中，由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，很多管理部門各自為政，并且各個區(qū)域的管理模式各不相同，管理結(jié)構(gòu)有較大差異，記錄、查詢模式也不盡相同，這些都在一定程度上影響著檔案管理現(xiàn)代化的進程，也導致了檔案數(shù)據(jù)不夠完善，甚至有些檔案信息重復，及占用容量，也不能帶來利益。

1.5 檔案管理人員素質(zhì)不高

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須要以現(xiàn)代化設備作為基礎，現(xiàn)階段的檔案管理人員自身知識水平以及職業(yè)素養(yǎng)并不能保證其對于先進設備完全了解，更甚者有些人對于設備的基本操作并不熟練，這就會導致管理設備的應用率降低，不能完成其利用價值。只有保證檔案管理人員自身具備一定管理知識，并且保證其對于檔案管理的重要性有一定的認知，才能保證其對于檔案管理工作的熱情，以及其對于先進設備的操作熟料度。

2 檔案管理現(xiàn)代化的改進措施

2.1 重視檔案管理的規(guī)范化和標準化建設

在進行檔案管理實踐中，想要真正地確保實現(xiàn)檔案工作的標準化，必須根據(jù)需要制定一系列的切實可行的實施標準，確保檔案管理的秩序，達到最佳效益，這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個重要手段和前提。若在檔案管理時僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化和標準化的程度不夠，那么很難真正提高檔案管理的質(zhì)量和速度。所以，在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須先進行檔案管理標準化以及規(guī)范化的建設，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個好的基礎。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

在檔案管理現(xiàn)代化建設中，人的作用是非常重要的。想要現(xiàn)代化管理真正的實現(xiàn)，必須改變?nèi)说乃枷胗^念。檔案管理人員必須真正認識到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的發(fā)展趨勢，在新的形勢下各種新的檔案不斷形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進的技術(shù)和手段來進行管理。管理人員必須認識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓，提高自己的知識水平和專業(yè)技能。

與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術(shù)水平和管理水平，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，進而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。在這種情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，如聘請專門老師教授檔案管理人員計算機方面的相關(guān)知識，以講座形式教給其檔案管理方面的前瞻性知識和技能等。通過教育培訓，使管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應對現(xiàn)代化檔案管理中存在的任河問題，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。達到提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設的順利進行的目地。

檔案業(yè)務培訓是檔案工作的一個重要組成部分，在檔案現(xiàn)代化管理中有著舉足輕重的作用。根據(jù)檔案工作新的規(guī)定和要求，檔案管理者需要不斷地再學習，再提高，這就要求在指導和培訓時，需要探討和摸索新形勢下基層檔案工作變化的特點，根據(jù)不同時期檔案工作新的要求，新的標準來制定培訓內(nèi)容，培訓中用理論聯(lián)系實際，看示范，有針對性，能使檔案人員聽得懂、學得會，能獨立完成單位歸檔文件整理工作，認真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)，規(guī)范檔案工作業(yè)務建設。

2.3 強化管理意識，加大檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費的投入

想要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進設備投人進來。各級領導必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現(xiàn)代化工作的順利開展。要加大對檔案管理現(xiàn)代化資金、設備方面的投人，在建設檔案室時，必須做好通風、采光、安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實際的需要要充分運用和發(fā)揮將電腦、監(jiān)視設備、空調(diào)等設備的作用，這不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況。

3 結(jié)論

現(xiàn)代化的檔案管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，更加依賴于電子設備的幫助，所以相關(guān)部門如果可以加強設備的配備工作，就可以在一定程度上影響管理者觀念，改善管理模式，增強檔案管理現(xiàn)代化進度。做好檔案管理工作是社會發(fā)展的需求，所以管理人員應該深切的認識到現(xiàn)階段的檔案管理工作存在的問題，并依據(jù)掌握資料對癥下藥，更好的完善檔案管理手段，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。