優(yōu)化辦公管理的研究與思考

桂梓

摘 要： 辦公管理效率直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量，只有采用高效的辦公管理方式，才能促進(jìn)企事業(yè)單位的穩(wěn)步前進(jìn)。當(dāng)前企事業(yè)單位的發(fā)展越來越注重效率，只有保證辦公管理的高效部分，對(duì)辦公管理中的問題進(jìn)行探索改革，才能滿足企事業(yè)單位發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)超越自我的辦公管理。

關(guān)鍵詞： 辦公管理；基本原則；優(yōu)化措施

當(dāng)前傳統(tǒng)的辦公管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需求，應(yīng)當(dāng)杜絕傳統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力的辦公方式，根據(jù)現(xiàn)代化的企事業(yè)單位發(fā)展需求，研究辦公過程中遇到的新問題，全面提升辦公的效率和質(zhì)量。

1.優(yōu)化辦公管理的意義

1.1提升辦公管理效率

優(yōu)化辦公管理工作，不僅可以優(yōu)化配置辦公資源，而且可以提高辦公效率，滿足企事業(yè)單位的發(fā)展需要。當(dāng)前優(yōu)化辦公管理的主要目的在于提升辦公管理水平。首先，實(shí)現(xiàn)信息化的辦公管理，借助信息技術(shù)可以減少不必要的辦公程序，快速傳遞工作信息，使原本復(fù)雜的公務(wù)辦理簡單化。其次，可以實(shí)現(xiàn)公務(wù)信息的共享，有助于協(xié)同各個(gè)部門共同運(yùn)作，同時(shí)可以拉近各部門之間的關(guān)系，促進(jìn)部門之間進(jìn)行密切的合作，這有助于提高企事業(yè)單位的整體辦公效率。第三，優(yōu)化辦公管理，可以提高辦公的標(biāo)準(zhǔn)化，大幅提升公務(wù)處理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)在崗位劃分基礎(chǔ)上高效辦公。可以說優(yōu)化辦公管理是現(xiàn)代公務(wù)處理的必然要求。

1.2降低辦公成本消耗

著力分析企事業(yè)單位當(dāng)前辦公過程中存在的問題，節(jié)省不必要的辦公環(huán)節(jié)，可以提高辦公效率，有效降低辦公成本，實(shí)現(xiàn)在節(jié)約開支基礎(chǔ)上的綠色環(huán)保辦公。首先，采用現(xiàn)代化的辦公管理方式，轉(zhuǎn)變公務(wù)的日常運(yùn)作方式，可以極大的減少對(duì)傳統(tǒng)辦公用品消耗，有助于節(jié)能環(huán)保，同時(shí)有助于使更多辦公資源得到優(yōu)化使用。其次，優(yōu)化辦公管理方式方法，可以提高辦公的安全性，解決辦公過程中因?yàn)椴僮鞑划?dāng)或操作繁瑣帶來的泄密或者文件丟失等問題，極大的提高了辦公的可靠性。第三，優(yōu)化辦公管理可以直接減少辦公費(fèi)用，減輕辦公人員的工作壓力，可以更好的發(fā)揮辦公人員的聰明才智，從而激發(fā)出辦公人員的活力。

1.3優(yōu)化辦公管理目標(biāo)

優(yōu)化辦公管理工作，主要目的在于實(shí)現(xiàn)既定的辦公計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)?？梢哉f辦公是工作計(jì)劃的具體落實(shí)環(huán)節(jié)，只有建立起高效集約、資源共享的辦公體制，才能實(shí)現(xiàn)辦公資源的優(yōu)化配置，形成完善的辦公機(jī)制，助推公務(wù)順利完成，全面提高企事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率。首先，優(yōu)化辦公管理意味提升辦公的具體標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以更好發(fā)揮辦公人員的潛質(zhì)，有助于調(diào)動(dòng)集體的力量，助推機(jī)構(gòu)的整體水平上升。其次，優(yōu)化辦公管理可以推進(jìn)機(jī)構(gòu)整體的建設(shè)，有助于形成超越以往的綜合型辦公體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了資源的進(jìn)一步優(yōu)化配置目標(biāo)。第三，優(yōu)化辦公管理，還可以形成新的辦公制度體系，解決傳統(tǒng)辦公管理的問題，推進(jìn)企事業(yè)單位辦公水平的整體上升和能力的不斷增強(qiáng)。

2.優(yōu)化辦公管理的原則

2.1統(tǒng)籌規(guī)劃原則

實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位優(yōu)化辦公管理目標(biāo)，必須制訂完善的辦公管理發(fā)展計(jì)劃，在全面深刻了解企事業(yè)單位辦公管理問題的基礎(chǔ)上，沿著企事業(yè)單位辦公管理發(fā)展的趨勢，進(jìn)行辦公管理的優(yōu)化。首先，制訂符合企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略需求的辦公管理規(guī)劃，使辦公管理優(yōu)化符合企事業(yè)單位發(fā)展的整體需求，對(duì)辦公管理發(fā)展目標(biāo)有合理定位，形成有效的辦公管理頂層設(shè)計(jì)。其次，找準(zhǔn)辦公管理優(yōu)化的努力方向，認(rèn)清辦公管理的重難點(diǎn)問題，按照分類實(shí)施的策略，加強(qiáng)對(duì)辦公管理優(yōu)化的統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)能夠即刻整改的要立即整改，對(duì)不能有效解決的問題要在時(shí)機(jī)成熟時(shí)進(jìn)行解決。第三，注重優(yōu)化辦公管理時(shí)效性，著力處理好辦公優(yōu)化管理與企事業(yè)發(fā)展保密，資源優(yōu)化配置，部門關(guān)系協(xié)調(diào)性方面的問題。

2.2整合強(qiáng)化原則

優(yōu)化企事業(yè)辦公管理工作，實(shí)質(zhì)上就是發(fā)揮辦公管理工作的優(yōu)勢，提升企事業(yè)單位各部門辦公管理的弱項(xiàng)，促進(jìn)企事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)運(yùn)作。首先，要在全面分析企事業(yè)現(xiàn)有辦公資源和辦公條件的基礎(chǔ)上，根據(jù)辦公職能和客觀需求，對(duì)辦公資源進(jìn)行優(yōu)化科學(xué)的配置。其次，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公資源的充分整合，按照企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，對(duì)現(xiàn)有部門的職能和責(zé)任，以及辦公的具體運(yùn)行程序進(jìn)行全面科學(xué)的劃分，這樣才能找準(zhǔn)改革的方向，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，有效消除企事業(yè)單位辦公過程中的薄弱環(huán)節(jié)。第三，建立起快速流動(dòng)的數(shù)據(jù)信息流，發(fā)揮出信息的傳遞作用，引導(dǎo)各部門對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)加工，提升辦公的實(shí)際效率。

2.3循序漸進(jìn)原則

促進(jìn)企事業(yè)單位辦公優(yōu)化管理工作，必須按照循序漸進(jìn)的基本原則，在良好契機(jī)的推動(dòng)下使用小步快跑的方式進(jìn)行。首先，要保證企事業(yè)單位的整體穩(wěn)定性，要注重發(fā)揮低層辦公人員的效率，同時(shí)對(duì)整體的辦公制度進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。其次，要保證核心業(yè)務(wù)和重點(diǎn)工作的穩(wěn)定性，切勿因?yàn)樘剿餍缘母母镉绊懫笫聵I(yè)單位的整體辦公效率，要在科學(xué)論證的基礎(chǔ)上進(jìn)行具體的優(yōu)化管理實(shí)踐工作。第三，要采用試驗(yàn)態(tài)度，先在小范圍進(jìn)行必要的改革，然后在更大的范圍推開，同時(shí)做好辦公優(yōu)化管理的宣傳解釋工作，這樣才能保證辦公管理優(yōu)化順利進(jìn)行，減少辦公優(yōu)化管理的阻力。采用循序漸進(jìn)的原則，可以減少辦公管理的強(qiáng)力振蕩，可以達(dá)到潛移默化的改革目的，也是企事業(yè)單位最有效的優(yōu)化辦公管理方式。

2.4保障安全原則

優(yōu)化企事業(yè)單位辦公管理效率，必須按照保障安全原則，研究如何提高辦公管理的安全性，具體做以保證信息傳遞的安全性，保障公務(wù)人員的工作質(zhì)量，保證正確處理效率與質(zhì)量的關(guān)系。首先，要研究標(biāo)準(zhǔn)化的辦公標(biāo)準(zhǔn)，要提高標(biāo)準(zhǔn)推行的適應(yīng)性，要了解現(xiàn)行管理制度與管理目標(biāo)存在的差距，要制訂科學(xué)的優(yōu)化辦法，這樣才能降低優(yōu)化辦公管理的成本。其次，要正確處理安全與發(fā)展的關(guān)系，要重點(diǎn)保證企辦公的可靠性和穩(wěn)定性，要采用實(shí)用性強(qiáng)，易于接受推廣，符合企業(yè)和絕大多數(shù)基層工作人員需求的辦公優(yōu)化方式，要著力把企事業(yè)單位員工從繁重的工作中解放出來。第三，建立起不同層次的辦公管理安全體系，全面保障信息和公務(wù)應(yīng)用安全，在提高效率的同時(shí)，全面提高辦公質(zhì)量。

3.優(yōu)化辦公管理的策略

3.1開發(fā)先進(jìn)的辦公管理系統(tǒng)

優(yōu)化企事業(yè)單位的辦公管理，必須按照信息化的發(fā)展趨勢，在企事業(yè)推行先進(jìn)的辦公管理系統(tǒng)，著力運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和先進(jìn)的軟件來提升辦公管理效率。首先，研究企事業(yè)單位的辦公需求，完善企事業(yè)單位辦公管理構(gòu)架，建立層級(jí)制的辦公管理系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)借助網(wǎng)絡(luò)傳遞辦公信息，解決辦公中的難題。其次，優(yōu)化區(qū)域性功能，根據(jù)不同部門的工作需求，在辦公系統(tǒng)中開辟專門的公告區(qū)域和信息交流區(qū)，同時(shí)滿足各部門的整體工作要求。第三，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)的大數(shù)據(jù)監(jiān)控，由專職部門和人員對(duì)辦公情況進(jìn)行整體分析，著重提供安全服務(wù)，以及糾錯(cuò)服務(wù)，針對(duì)辦公系統(tǒng)的進(jìn)行情況提出分析匯總意見，找出優(yōu)化管理改革的方向。

3.2提升辦公管理控制力

只有從宏觀的角度對(duì)企事業(yè)單位的辦公管理情況進(jìn)行分析，才能提高對(duì)日常辦公的控制力，解決好辦公過程中存在的實(shí)際問題，全面提高辦公的效率。首先，領(lǐng)導(dǎo)要從具體的事務(wù)中抽身出來，要制訂出宏觀的辦公管理制度，并注重根據(jù)實(shí)際工作的進(jìn)展，極大的優(yōu)化辦公管理制度。其次，注重使用共享性的辦公管理手段，要結(jié)合使用正式的辦公方式和非正式的辦公方式，要積極調(diào)動(dòng)廣大員工進(jìn)行辦公管理優(yōu)化的積極性。第三，降低不必要的辦公管理成本，盡量的減少異地辦公的行為，這些可以有效的節(jié)省差旅費(fèi)等費(fèi)用，要依靠現(xiàn)代化的管理方式實(shí)現(xiàn)有效的管理。

結(jié)論：做好企事業(yè)單位的辦公管理工作，必須從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，采用專業(yè)化的管理模式，全面履行好企事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略決策，實(shí)現(xiàn)辦公管理的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化目標(biāo)，解決辦公管理中的問題。■

參考文獻(xiàn)

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