高校干部人事檔案專項審核實踐探析

范燁+++董杰

[摘 要] 學校干部人事檔案專項清理工作經(jīng)過嚴密的初審、復審、外調(diào)取證、組織認定等程序，很好的完成了檔案專項清理工作。在檔案專項清理工作中，我校認真學習省委組織部下發(fā)檔案專項清理工作的有關(guān)文件精神，嚴格按文件要求進行存疑檔案的外調(diào)、認定工作。在檔案初審、復審、補充材料過程中，嚴格遵守檔案安全、保密工作，做好補充材料鑒別、登記、歸檔等工作。通過此次檔案專項清理工作，完善了學校干部人事檔案內(nèi)容，通過“三齡二歷一身份”等重要信息的組織認定，實現(xiàn)了檔案信息記載前后一致，為組織、人事部門在選人用人過程中提供真實、可靠信息服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 高校；檔案專項審核；人事檔案；檔案管理

[中圖分類號] D420 [文獻標識碼] A

2014年中組部要求對全國干部人事檔案進行專項審核，同年10月，黑龍江省委組織積極部署開展全省范圍內(nèi)干部人事檔案專項審核工作。我校高度重視，精心組織，周密安排，抽調(diào)專門力量，制定工作方案，加強業(yè)務(wù)指導，明確工作職責，在省委組織部相關(guān)科室的精心指導下，歷時2年，按時保質(zhì)保量地完成了學校干部人事檔案專項審核工作任務(wù)，并且在全省的干部人事檔案專項審核檢查驗收工作中獲得優(yōu)秀。參照全國干部人事檔案專項審核工作中遇到的共性問題，結(jié)合所在高校干部人事檔案專項審核工作的實踐，按照全省干部人事檔案專項清理工作文件精神要求，現(xiàn)將我校在干部人事檔案專項審核中工作一些好的做法做一總結(jié)，以享同行。

一、領(lǐng)導重視、措施到位

（一）領(lǐng)導重視、明確責任

對本次干部檔案專項清理工作學校高度重視，校領(lǐng)導多次就專項清理工作提出明確要求。并成立專門領(lǐng)導小組，按照“誰管理、誰審核、誰負責”的原則，制定專項審核工作方案、明確責任，抽調(diào)人員，及時召開專題工作會議，認真組織相關(guān)人員深入學習有關(guān)干部人事檔案專項清理工作會議精神和工作流程，組織人員到省委組織部培訓、學習，并且分工明確、責任到人。要求對每一卷檔案的“三齡二歷一身份”為重點的重要信息逐項審核登記，力求材料的真實性和準確性，切實做到從思想認識、工作力量、后勤保障上的到位，為專項清理工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）措施到位，強化保障

為切實加強干部人事檔案審核工作的組織領(lǐng)導，確保干部人事檔案審核工作順利進行，學校把干部人事檔案審核工作提上重要議事日程，在領(lǐng)導力量、工作力量和經(jīng)費保障上予以傾斜，確保干部人事檔案審核工作順利進行。一是工作力量到位。針對此次干部人事檔案審核工作時間緊、任務(wù)重、要求高的實際，成立了專門干部人事檔案審核工作領(lǐng)導小組，由學校分管干部工作的黨委副書記負責，專題研究干部人事檔案審核工作，切實加強組織領(lǐng)導。為按期完成檔案審核工作，抽調(diào)了5名政治素質(zhì)高、責任心強、工作認真負責的工作人員進行培訓、學習，共同組成檔案審核工作小組，開展檔案專項審核登記工作。二是經(jīng)費保障到位。根據(jù)檔案專項審核工作的需要，學校出專用資金，又新添置了2臺電腦、2臺打印機、掃描儀等設(shè)備，保障了檔案專項審核工作的順利開展。

二、干部人事檔案專項審核工作

（一）逐頁查閱，仔細核對

從2014年10月開始，根據(jù)干部人事檔案專項審核登記表內(nèi)容，學校干部人事檔案審核工作組逐張逐頁地對干部檔案材料進行審核登記，到2015年4月末完成全校在職干部檔案初審、復審登記工作，重點針對“三齡二歷一身份”等檔案材料是否齊全，內(nèi)容是否客觀真實，檔案材料手續(xù)是否完備等情況進行審核登記，把確保“三齡二歷一身份”檔案材料的真實性、完整性、規(guī)范性，作為這次檔案審核工作的重中之重。

（二）發(fā)現(xiàn)問題，分類登記

由于干部人事檔案跨越的周期長、涉及面廣，管理銜接不夠等原因，學校針對檔案已有材料中的“三齡二歷一身份”等信息前后記載不一致的檔案，審核人員一一進行了登記。

根據(jù)初審、復審登記結(jié)果，學校現(xiàn)有干部檔案存在以下共性問題：

1.檔案材料需要認定情況

（1）缺少報到證檔案材料

（2）出生日期首份檔案材料疑似涂改

（3）工作時間前后記載不一致

2.檔案中缺少材料情況

（1）檔案中有缺少學籍材料，或?qū)W籍材料不規(guī)范。

（2）工作經(jīng)歷中有缺少相應(yīng)的下鄉(xiāng)、調(diào)轉(zhuǎn)、報到證等佐證材料。

（3）缺少干部履歷表（多為1988版履歷表）。

（4）缺少年度考核表。

（5）缺少干部任免表及任前考察材料，干部任免表中有缺少照片的。

（6）缺少入黨材料及民主黨派缺少相應(yīng)佐證材料。

3.其他情況

干部任免表或干部履歷表中信息存在與檔案原始材料不一致的情況。

（三）查漏補缺，完善檔案

凡涉及檔案材料不規(guī)范的，審核人員逐一登記了需補材料，其中干部履歷表、年度考核登記表、入黨志愿書以及學歷（學位）證明、報到證等信息成為主要缺少的材料。在全部統(tǒng)計登記工作完成后，我們與當事人進行溝通，以電話通知、面對面交流等形式，進行核查并協(xié)助完善相關(guān)檔案材料，認真做好檔案缺失材料的收集鑒別工作。

（四）存疑干部檔案外調(diào)取證

針對高校干部人事檔案數(shù)量多，并突出此次專項審核工作重點，學校對存疑干部檔案的外調(diào)取證及認定工作分兩個階段進行。首先進行處級干部檔案的外調(diào)取證及認定工作，然后進行科級及以下干部檔案的外調(diào)取證及認定工作。

1.處級干部檔案外調(diào)取證

對于處級干部檔案中存在出生日期首份涂改及檔案材料記載前后不一致情況，學校開展了外調(diào)取證工作。為節(jié)省人力及學校開支，首先對出生日期存疑檔案進行摸底，由本人提供原始戶籍所在地，通過電話咨詢了解戶籍部門戶籍檔案保存狀況，組織、人事部門再派專人到戶籍所在地取證。通過組織外調(diào)，取得了真實有效的佐證材料，部分處級干部的出生日期得以認定。

2.其他干部檔案外調(diào)取證

處級干部檔案外調(diào)取證工作結(jié)束后，根據(jù)處級干部檔案外調(diào)取證工作經(jīng)驗，學校對其他干部檔案存疑情況進行了匯總，針對其他干部檔案出生日期存疑，由于涉及人員多，學校決定由干部所在部門基層組織派專人進行外調(diào)取證，收到積極效果。

（五）存疑干部檔案組織認定

根據(jù)組織、人事部門及基層組織外調(diào)材料，學校分2個層次進行存疑干部檔案組織認定工作。

學校干部檔案審核認定小組首先對處級干部檔案中涉及“三齡二歷一身份”等重要信息存疑檔案進行組織認定。為做好處級存疑干部檔案年齡認定工作，檔案審核認定小組重點將年齡存疑檔案中最早記載出生日期檔案材料通過掃描生成電子圖片，再通過技術(shù)處理，只顯示出生日期一項，做成PPT，進行現(xiàn)場演示，開展組織認定工作。將所有處級檔案中出生日期存疑檔案材料掃描做成PPT，一方面減少翻閱紙質(zhì)檔案時間，省時高效；同時將掃描生成的電子圖片進行技術(shù)處理，遮住姓名、性別等信息項保證認定工作公開、公正。對處級干部檔案進行組織認定分兩種情況，提供有效外調(diào)材料的，以外調(diào)材料進行認定，提供不出外調(diào)材料的按照文件精神以檔案材料進行認定。處級干部檔案認定結(jié)束后，采取同樣方法進行其他干部檔案組織認定工作。

結(jié)語

學校干部人事檔案專項清理工作經(jīng)過嚴密的初審、復審、外調(diào)取證、組織認定等程序，很好的完成了檔案專項清理工作。在檔案專項清理工作中，我們認真學習省委組織部下發(fā)檔案專項清理工作的有關(guān)文件精神，嚴格按文件要求進行存疑檔案的外調(diào)、認定工作。在檔案初審、復審、補充材料過程中，我們嚴格遵守檔案安全、保密工作，做好補充材料鑒別、登記、歸檔等工作。通過此次檔案專項清理工作，完善了學校干部人事檔案內(nèi)容，通過“三齡二歷一身份”等重要信息的組織認定，實現(xiàn)了檔案信息記載前后一致，為組織、人事部門在選人用人過程中提供真實、可靠信息服務(wù)。

[參 考 文 獻]

[1]楊偉龍.做好干部人事檔案專項審核工作的意義和幾點思考[J].黑龍江檔案，2016（2）.

[2]劉萍.開展專項審核工作提升干部人事檔案規(guī)范化管理水平[J].機電兵船檔案，2016（4）.

[3]張芹.干部人事檔案專項審核工作引發(fā)的深層思考[J].蘭臺世界，2016（14）.

[4]劉淑妮，雷勵.干部人事檔案審核工作探析——以西安交通大學干部人事檔案審核為視角[J].黑龍江檔案，2016（4）.

[5]李雪云.高校干部人事檔案專項審核中的問題及對策[J].山西檔案，2016（2）.

[6]董杰.高校干部人事檔案審核中的問題與建議[J].蘭臺世界，2016（17）：56-58.

[7]董杰，范燁.檔案專項審核對高校干部人事檔案工作發(fā)展的影響[J].機電兵船檔案，2016（3）：39-41.

[責任編輯：潘洪志]