建立照片檔案的體會(huì)和做法

文/薛 芳

建立照片檔案的體會(huì)和做法

文/薛 芳

從目前照片資料保管的現(xiàn)狀看，多是散存在攝影者和私人手里，有的據(jù)為己有，有的調(diào)動(dòng)工作不做移交，既沒(méi)有系統(tǒng)整理，又缺乏科學(xué)保管。不僅丟失嚴(yán)重，幸存的照片也變黃褪色，底片粘連變質(zhì)。種種情況表明，建立照片檔案非常必要，而且必須引起足夠的重視

照片檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分。收集和整理好照片檔案，是對(duì)文書(shū)檔案的補(bǔ)充和發(fā)展。1958年我站建立機(jī)關(guān)檔案室，僅藏照片400余張，這些照片檔案既未歸檔，也沒(méi)有整理，根本無(wú)法利用。2014年，我們根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)要求，狠抓了照片檔案的征集和歸檔工作。截止2015年，征集照片3500余張，經(jīng)過(guò)認(rèn)真精選整理，現(xiàn)已立卷歸檔的共46集、7大類(lèi)，照片2175張，其中彩照367張、黑白照片224張。我們將分類(lèi)整理的照片檔案，裝訂成冊(cè)，進(jìn)行保管。經(jīng)過(guò)這次整理照片檔案的實(shí)踐，我有幾點(diǎn)體會(huì)：

一、認(rèn)識(shí)建立照片檔案的重要性和迫切性

照片是一種形象性的表現(xiàn)藝術(shù)，它是人類(lèi)活動(dòng)形象的記載，能再現(xiàn)歷史的真實(shí)紀(jì)錄。隨著科學(xué)的發(fā)展和攝影技術(shù)的不斷進(jìn)步，通過(guò)照片，既可記錄宏觀世界的運(yùn)動(dòng)，又可反映微觀世界的變化，和其它類(lèi)型檔案相比，它具有直觀性、形象性的獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)，是其它檔案所無(wú)法替代的。同時(shí)，照片檔案與其它各類(lèi)檔案往往是有一定聯(lián)系的，是相互依存、相互印證、相互補(bǔ)充的，二者共同記錄客觀事物、反映歷史事件。但是，從目前照片資料保管的現(xiàn)狀看，多是散存在攝影者和私人手里，有的據(jù)為己有，有的調(diào)動(dòng)工作不做移交，既沒(méi)有系統(tǒng)整理，又缺乏科學(xué)保管，不僅丟失嚴(yán)重，幸存的照片也變黃褪色，底片粘連變質(zhì)。種種情況表明，建立照片檔案非常必要，而且必須引起足夠的重視。

二、做好照片檔案的收集與征集工作

（一）明確收集的內(nèi)容、范圍。結(jié)合我單位實(shí)際情況，我們著手收集省、市上級(jí)等有關(guān)部門(mén)及在外地、本地工作的老同志家中保存的具有研究?jī)r(jià)值的歷史和現(xiàn)實(shí)的照片。

收集的內(nèi)容和范圍有：

1、主要包括中央、省、市同志領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我單位視察工作等活動(dòng)照片，我站歷年獲得國(guó)家、省、市表彰獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人照片及歷任站長(zhǎng)、副站長(zhǎng)照片。

2、我單位召開(kāi)的各種有影響的會(huì)議照片，如陜、甘、寧、蒙四?。▍^(qū)）環(huán)境監(jiān)測(cè)協(xié)作會(huì)議，我站召開(kāi)的先進(jìn)支部、政治工作會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議等照片。

3、反映我單位兩個(gè)文明和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)技術(shù)等各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的照片。

4、我單位與兄弟單位和有關(guān)部門(mén)在經(jīng)濟(jì)、文化等方面的交流及重要外事活動(dòng)的照片。

5、我單位各個(gè)部門(mén)主要職能活動(dòng)的照片。

6、收集本地區(qū)地理概貌、城市建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

7、其他具有保存價(jià)值的照片。

（二）采取多種形式、多種渠道收集。

1、廣泛收集。照片檔案的收集工作，不僅要做好內(nèi)部有關(guān)照片檔案的收集，而且要做好對(duì)外收集工作。這是因?yàn)槟承┱掌婕懊婧軓V。因此，我們召開(kāi)了有關(guān)會(huì)議，向各單位發(fā)了通知，宣傳收集照片建檔的重要意義，并提出任務(wù)，明確要求，對(duì)照片檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。由于我們深入宣傳并廣泛發(fā)動(dòng)群眾，收到了顯著效果。僅2012至2014年，干部職工自己交來(lái)和我們上門(mén)收集的照片達(dá)1000余張。

2、重點(diǎn)收集。通過(guò)調(diào)查了解，我們掌握了照片存量較多的榆林日?qǐng)?bào)、榆林市環(huán)保局、榆林市農(nóng)業(yè)局等單位。我們采取“逐個(gè)登門(mén)，專(zhuān)題研究”的辦法，進(jìn)行重點(diǎn)收集。

3、向私人征集。為了征集到有參考價(jià)值的照片，除了到重點(diǎn)單位收集外，我們還通過(guò)各種形式，向私人征集。過(guò)去，我站領(lǐng)導(dǎo)人重要活動(dòng)照片，有不少保留在個(gè)人手中。我們借各種機(jī)會(huì)，向他們宣傳建立照片檔案的重要意義，得到了他們的積極支持。

4、跟蹤拍照。為了積累照片檔案，凡中央、省、市環(huán)保環(huán)境監(jiān)測(cè)的一些重要活動(dòng)、重要會(huì)議，派人前去拍照，大大豐富了機(jī)關(guān)檔案室的各類(lèi)照片檔案。

5、有償征集。向機(jī)關(guān)單位征集照片、底片，只要講清道理，他們是樂(lè)意把照片資料集中到檔案館保存的。但對(duì)少數(shù)自費(fèi)拍攝的照片，或私人保存的珍貴照片，采取適當(dāng)補(bǔ)償或借用翻拍的辦法進(jìn)行征集。幾年來(lái)，我們采取這種辦法先后向私人征集回各種珍貴照片200張。

三、分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理和歸檔

照片具有直觀性和形象性，但其數(shù)量有限，每張照片無(wú)法反映事物的全部?jī)?nèi)容。必須依靠文字加以說(shuō)明，才能便于保管和檢索利用。經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，我們本著“實(shí)事求是，尊重歷史，區(qū)分年代，分類(lèi)保管”的原則，進(jìn)行整理歸檔。

具體整理方法分以下幾步：

1、將收集到的照片，認(rèn)真檢查，剔除重復(fù)，選留精品，按一件事、一次會(huì)議、一次政治運(yùn)動(dòng)，一個(gè)專(zhuān)題等，進(jìn)行分類(lèi)。要照顧其有機(jī)聯(lián)系，保持完整性。

2、在分類(lèi)查重的基礎(chǔ)上，確定照片形成的時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)、重要程度（歷史研究?jī)r(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值）和保管期限。

3、對(duì)每組照片，按其自然形成規(guī)律順序進(jìn)行排列，擬標(biāo)題和文字說(shuō)明。標(biāo)題要簡(jiǎn)單明確，文字說(shuō)明要力求準(zhǔn)確，突出中心，通俗易懂，方便利用。文字說(shuō)明擬好后，全部按順序號(hào)打印，一式兩份，一份與照片同粘在一起，一份裝訂成冊(cè)，作為查閱索引。

4、粘貼照片。我們將整理好的照片，一律粘貼在統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)回來(lái)的像冊(cè)上。照片之間要適當(dāng)留出文字說(shuō)明的空隙。照片按自然順序規(guī)律排列粘貼好后，再將打印好的文字說(shuō)明逐個(gè)貼在照片下方。

5、將裝訂成冊(cè)的照片檔案，隨其內(nèi)容、分類(lèi)進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)、編目、分類(lèi)保管。通過(guò)上述整理辦法，達(dá)到了分類(lèi)清楚，保管安全，查閱方便。

建立照片檔案，是一個(gè)逐步實(shí)踐，不斷完善提高的過(guò)程。在新的歷史時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，建立照片檔案工作，對(duì)于發(fā)展我們的檔案工作將是十分有益的，因此，必須要抓好做好，為本單位留存豐富的影像記憶。

（作者單位：榆林市環(huán)境監(jiān)測(cè)總站）