抓住評(píng)估機(jī)遇推進(jìn)電大檔案工作

文/姜 麗

抓住評(píng)估機(jī)遇推進(jìn)電大檔案工作

文/姜 麗

檔案工作對(duì)于高校來說雖不像教學(xué)科研工作那樣是一項(xiàng)主要的工作，但作為記載學(xué)校發(fā)展歷程以及教學(xué)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄來說，是任何事物無法替代的，因此，其作用不可低估。

一、高校檔案工作的重要性和必要性

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理以及其他活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、影像等記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的客觀真實(shí)反映，是第一手原始資料。所以，學(xué)校的日常工作查考離不開檔案。而對(duì)高校的教學(xué)能力和辦學(xué)水平進(jìn)行客觀、公正、全面的評(píng)價(jià),就必須看第一手資料，所以，檔案工作作為評(píng)估的一個(gè)項(xiàng)目，工作的好壞直接影響著綜合評(píng)估的分?jǐn)?shù)。況且，檔案材料作為學(xué)校評(píng)估升級(jí)、改革發(fā)展的重要材料，評(píng)估學(xué)校的各項(xiàng)工作，必須對(duì)高校的檔案予以系統(tǒng)化、全面化的查閱。因此，做好檔案工作是確保高校持續(xù)健康發(fā)展的不可或缺的重要因素，絕不能忽視檔案工作。

二、目前高校檔案工作存在的問題

從延安的情況看，檔案工作目前還存在幾個(gè)方面的問題：一是認(rèn)識(shí)不足。從上到下對(duì)檔案工作重視不夠，直接影響了檔案工作的正常開展；二是檔案基礎(chǔ)工作比較薄弱。每年的檔案不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致一些檔案資料流失；三是資金投入少，檔案保管條件跟不上；四是檔案工作人員素質(zhì)較低。未經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和基本操作技能，整理的案卷質(zhì)量達(dá)不到規(guī)范要求。檔案的開發(fā)程度不夠。

目前高校正在進(jìn)行評(píng)估活動(dòng)，這對(duì)高校工作既是一次全面檢查，又是一次有力地促進(jìn)，檔案工作要抓住此機(jī)遇，以推動(dòng)其走上健康良性發(fā)展的軌道

三、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的途徑

隨著辦學(xué)層次的提高,對(duì)檔案管理水平提出的要求更高,雖然說是挑戰(zhàn)，但也為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了難得的機(jī)遇。把握住學(xué)校升格的有利時(shí)機(jī)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),從而加大對(duì)檔案工作的支持力度,可以快速提升學(xué)校檔案工作層次。如何突破檔案工作的瓶頸，利用高校評(píng)估之機(jī)尋找檔案工作的出路，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面作為突破口：

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，層層落實(shí)。高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。也就是通常所說的“三納入”“四同步”，即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。學(xué)校應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置一名或多名專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案工作，各系部也應(yīng)指定一名兼職人員，負(fù)責(zé)本系部有關(guān)檔案材料收集整理，使工作中形成的檔案材料能及時(shí)完整歸檔。同時(shí)要建立健全行政管理制度，規(guī)范檔案管理者行為，使檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)制度化、規(guī)范化。

2.通過評(píng)估，提高整體檔案意識(shí)

平時(shí)工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，收不齊全，從而造成案卷質(zhì)量不能達(dá)到相關(guān)要求。究其原因，主要是大家的檔案意識(shí)薄弱。在學(xué)校評(píng)估過程中，檔案管理人員必須及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地為評(píng)估專家組提供相關(guān)檔案信息，如果平時(shí)檔案工作沒有做好，在教學(xué)評(píng)估過程中就會(huì)遇到很多困難。因此，利用這個(gè)機(jī)會(huì)，向領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工宣傳檔案工作的重要性，使他們認(rèn)識(shí)到只有強(qiáng)化檔案的服務(wù)意識(shí)，做好檔案的基礎(chǔ)性工作，才能使檔案管理水平進(jìn)一步提高，才能為學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以，抓住機(jī)遇，贏得各方重視，提高檔案意識(shí)至關(guān)重要。

3.加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳，完善管理制度

高校要利用會(huì)議等一切可利用的機(jī)會(huì)向干部職工廣泛宣傳《檔案法》《陜西省檔案工作條例》。要使他們認(rèn)識(shí)到文件不及時(shí)歸檔或者歸檔不齊全以及過度歸檔都是違反《檔案法》的行為。同時(shí)要建立完善學(xué)院的檔案管理制度，比如：各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責(zé)范圍、考核制度，檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，這樣才能讓大家真正從思想上和行動(dòng)上自覺配合檔案部門的各項(xiàng)工作，從而保證各門類檔案都能及時(shí)收集齊全，按時(shí)整理歸檔。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)專門性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，它在檔案的分類、整理、著錄、標(biāo)引以及信息化加工等方面都有具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求，且不同門類載體的檔案分類、期限、整理的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣。只有掌握了檔案工作的相關(guān)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，才能搞好檔案工作。否則，即使有搞好檔案工作的愿望，但沒有搞好檔案工作的本領(lǐng)也是一句空談。

我校的檔案管理工作起步較晚，基礎(chǔ)工作薄弱。目前，我們學(xué)校的檔案室在辦公室下設(shè)，配備2名兼職檔案管理人員，且人員年齡偏大，知識(shí)老化；文化程度較低，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力薄弱。另一方面，檔案管理人員不穩(wěn)定、流動(dòng)性大，因此，提高檔案管理人員素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。因此，必須重視和加大對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，要經(jīng)常參加檔案部門舉辦的學(xué)習(xí)班，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，這樣才能提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其掌握檔案管理工作的基本知識(shí)和技能，貫徹落實(shí)好相關(guān)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案工作的規(guī)范化。所以抓住評(píng)估的機(jī)會(huì)，強(qiáng)化人員素質(zhì)，提高檔案工作的質(zhì)量，能促使今后檔案工作有序開展。

總之，高校評(píng)估工作的開展為高校檔案工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)利用此次機(jī)會(huì)，廣泛宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)和教師的足夠重視，使檔案工作從此走向健康發(fā)展的快車道。

(作者單位：陜西廣播電視大學(xué)延安分校)