職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題及對策

文/常民茹

職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題及對策

文/常民茹

職業(yè)院校檔案是一種重要的信息資源,是做好教學(xué)管理工作的重要保證。職業(yè)院校歷年來形成的檔案,只有經(jīng)過系統(tǒng)的收集與整理、科學(xué)的管理和利用,才能夠更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)，真正發(fā)揮檔案工作的效能

隨著社會不斷地發(fā)展新變化，市場對技能類人才的需求正在不斷增加。職業(yè)院校在這樣的大環(huán)境下，也迎來了新的契機與挑戰(zhàn)。但要想長久健康發(fā)展，不僅要做好培養(yǎng)一流的技能人才教學(xué)工作，還需要做好教學(xué)基礎(chǔ)管理工作，而具有提供信息資源作用的檔案管理工作恰恰是做好教學(xué)管理工作的重要保證。筆者結(jié)合自己工作實際，簡要分析了職業(yè)院校檔案管理工作的重要性，并嘗試對工作中存在的問題及解決對策進行探討。

一、檔案管理在教學(xué)管理中的重要性

職業(yè)院校檔案是職業(yè)院校在管理、教學(xué)、教研實踐等活動中形成的具有備考利用價值的文獻資料。它不僅是教學(xué)活動的原始記錄及憑證，記載著院校的辦學(xué)歷史及發(fā)展演變歷程，匯集了職業(yè)院校既有知識成果和社會價值。同時，它又是職業(yè)院校成長和奮斗的沉積寶鑒，具有現(xiàn)實的和潛在的開發(fā)和利用價值，是院校工作中不可或缺的組成部分，對職業(yè)院校的發(fā)展具有舉足輕重的地位和作用，是規(guī)范院校管理的重要途徑之一。

通過檔案不僅可以全面掌握教學(xué)工作、生源變化、教育成果，為學(xué)生就業(yè)后技術(shù)資格評定、晉升、創(chuàng)業(yè)拓展等提供憑證，還能為職業(yè)院校開發(fā)建設(shè)與發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。一定程度上可以說，檔案管理是一所職業(yè)院校管理工作中不可或缺的部分。

二、職業(yè)院校檔案管理中存在的問題

1、重視程度不夠。一些職業(yè)院校偏重教學(xué)，忽視檔案管理。相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，以為檔案管理只是簡單的收集、分類，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。且由于這樣的認(rèn)識偏差，導(dǎo)致檔案管理的資金和編制受限，甚至有院校未設(shè)置獨立的檔案管理部門或人員，未采取必要的措施來維護檔案的完整、安全,未能建設(shè)可以維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質(zhì)條件，達(dá)不到規(guī)范的基本要求。

2、管理力量薄弱。一是隊伍不穩(wěn)定。在許多職業(yè)院校，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。有的檔案管理人員只會立卷歸檔的基本知識，對收集整理、編研利用以及保存保管等專業(yè)問題混淆不清，進而使檔案在要用時用不上，檔案的價值顯現(xiàn)不出來，檔案管理質(zhì)量上不去。

3、檔案管理信息化建設(shè)滯后。信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，許多職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)較為滯后，主要表現(xiàn)在對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不夠，未把檔案信息化建設(shè)納入院校信息化整體規(guī)劃；院校檔案信息化相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)不健全，實際工作過程中缺乏具體的措施和裝備；雖配備了相關(guān)的 硬件設(shè)施，但利用率低；對檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實現(xiàn)整個院校信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

三、做好職業(yè)院校檔案管理工作的對策

1、完善健全院校檔案管理規(guī)章制度。當(dāng)前，國家及我省相繼制定出臺了《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》等一系列法規(guī)制度。職業(yè)院校應(yīng)加強這些法規(guī)制度的宣傳貫徹，并結(jié)合院校實際情況，建立和健全檔案管理制度，并將其納入整個教學(xué)管理制度建設(shè)，確保檔案工作有章可循。

2、逐步加快檔案信息化建設(shè)步伐。檔案部門進行信息化建設(shè)，首先要解決的一個觀念問題，就是檔案的信息化建設(shè)不是簡單地用計算機檢索檔案，也不是僅僅是用計算機保存檔案，而是要借助信息技術(shù)，引進先進的管理理念，改善、改革檔案管理中的一些做法。這是一種高層次的認(rèn)識，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，不斷在工作實踐中改進。堅持檔案信息化建設(shè)與院校信息化建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃、同步推進。同時，認(rèn)真研究檔案信息資源的開發(fā)利用，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)、充分挖掘檔案信息化平臺的潛力。

3、不斷提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。有時做檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們只是為了工作而工作，沒能總結(jié)自己對社會的影響。這要求相關(guān)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案管理人員對工作有積極的認(rèn)識，以適應(yīng)院校檔案工作的改革和發(fā)展。通過激發(fā)和調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，充分發(fā)揮其主觀能動性；通過有針對性地培訓(xùn)，不斷提高當(dāng)里人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便其有效實現(xiàn)檔案專業(yè)管理，有效為院校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

4、加快資金投入，改善提升硬件設(shè)施。除了檔案人員要努力做好本職工作，檔案管理工作作為院校提升管理水平的重要基礎(chǔ)工作，也要需要得到足夠重視，計劃里統(tǒng)籌安排，落實上協(xié)同配合，并且加大經(jīng)費上的投入，改善工作條件和庫房設(shè)施，確保管理好檔案、利用好檔案。

總之，職業(yè)院校檔案工作應(yīng)圍繞院校建設(shè)和教學(xué)開展工作，把握重點、突出特點，不斷加大檔案資源的開發(fā)利用，使檔案管理工作更好地服務(wù)于職業(yè)教育教學(xué)工作。

（作者單位：陜西建設(shè)技師學(xué)院）