建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理淺議

文/陳 蓉

建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理淺議

文/陳 蓉

施工企業(yè)對(duì)建筑檔案的利用效率還較低，很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后并沒(méi)有對(duì)建筑檔案進(jìn)行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應(yīng)有的作用，怎樣充分發(fā)揮工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)和企業(yè)發(fā)展中的作用，更好地為施工企業(yè)及工程建設(shè)項(xiàng)目提供技術(shù)保障，作者從工作實(shí)踐當(dāng)中總結(jié)出的一些經(jīng)驗(yàn)值得借鑒

工程項(xiàng)目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，建筑檔案是工程建設(shè)質(zhì)量的體現(xiàn)。工程檔案貫穿了工程建設(shè)的全部過(guò)程，是對(duì)工程施工全部過(guò)程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性，對(duì)建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用。建筑工程管理質(zhì)量提高的同時(shí)建筑檔案管理質(zhì)量也會(huì)相應(yīng)地提高，因此，檔案記錄的及時(shí)性與真實(shí)性是建筑工程管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)，通過(guò)提高檔案質(zhì)量管理對(duì)整個(gè)建筑工程的管理具有良好的促進(jìn)作用，當(dāng)建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就可以從建筑工程檔案中查找原因，充分發(fā)揮工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)和企業(yè)發(fā)展中的作用，更好地為施工企業(yè)及工程建設(shè)項(xiàng)目提供技術(shù)保障。

一、工程檔案的內(nèi)涵和重要性

工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動(dòng)中，直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過(guò)程中的所有活動(dòng)，并能直接反映工程建設(shè)活動(dòng)的過(guò)程和成果。工程檔案既具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證；又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等，它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程的重要組成部分。

檔案管理是否科學(xué)、有效對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行起著舉重若輕的作用，它能夠?yàn)榻ㄔO(shè)工程提供查考的依據(jù)。檔案是在建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中直接形成，是完完全全的數(shù)據(jù)再現(xiàn)，是備查的第一手參考資料，客觀地記錄了建設(shè)工程真實(shí)的歷史情況，是最可靠的憑證。另一方面，它保留了最準(zhǔn)確的歷史痕跡，比如，有的資料是當(dāng)事人的親筆手稿，有的則是工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員的親筆批示和簽字；有些材料則是照片、視頻及音頻等，這寫(xiě)都是檔案具有憑據(jù)作用的最有力證明。

二、建筑工程檔案管理存在的

問(wèn)題

1、檔案資料的信息不夠完善。我國(guó)雖然加快了建筑工程檔案信息化建設(shè)步伐，加大了關(guān)注和投資力度，但由于建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫(kù)較大、信息相對(duì)比較分散，導(dǎo)致目前建筑工程檔案信息化建設(shè)仍較為緩慢。因不同地域檔案信息的管理利用情況各不相同，造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存在較大的難度。又由于檔案收集與利用脫節(jié)、信息繁雜、保管部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一的保存規(guī)范，使得檔案信息流通不暢，無(wú)法充分發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值和無(wú)法實(shí)現(xiàn)不同方面的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效共享。因此，各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中并不能及時(shí)按照相關(guān)的規(guī)范將檔案整理完整，并建立統(tǒng)一的檔案管理方式，使得工程檔案管理混亂，檔案信息不完整。

2、工程檔案歸檔困難，收集資料不及時(shí)。工程建設(shè)項(xiàng)目從前期的可行性論證到竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，中間要經(jīng)歷項(xiàng)目審批、工程招投標(biāo)、施工過(guò)程、質(zhì)檢驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，由于時(shí)間跨度較長(zhǎng)，造成文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。另一方面，工程檔案的內(nèi)容涉及的部門(mén)、人員眾多，這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案記錄內(nèi)容或簡(jiǎn)或繁，記錄要求也并非能夠完全達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有些環(huán)節(jié)的人員變動(dòng)頻繁，在工作交接過(guò)程中極易發(fā)生檔案丟失、內(nèi)容殘缺等現(xiàn)象，并且很多檔案資料都是在生產(chǎn)之后才進(jìn)行整理的，但是后期的施工人員對(duì)于前期施工的具體情況并不了解，這就使得工程建設(shè)檔案的真實(shí)性和完整性受到了極大的影響。

3、檔案資料的使用不夠重視。實(shí)際工作中，很多建筑企業(yè)將資金和精力投入到控制工程的進(jìn)度、保證工程質(zhì)量、重視施工安全、縮減施工成本等工序上，對(duì)檔案管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，存在著敷衍應(yīng)付現(xiàn)象，對(duì)于工程項(xiàng)目檔案管理工作，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)檔案資料管理人員，在檔案資料搜集、整理、歸檔等過(guò)程中，臨時(shí)指定其他人員兼職管理。在這種情況下難免會(huì)造成檔案的丟失、遺漏、不規(guī)范等問(wèn)題的出現(xiàn)。建筑檔案是建筑過(guò)程的真實(shí)、系統(tǒng)反映，通過(guò)檔案記錄的查詢(xún)能夠直接反映建筑過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后應(yīng)首先對(duì)建筑檔案進(jìn)行分析，從中查找原因。但目前，施工企業(yè)對(duì)建筑檔案的利用效率還較低，很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后并沒(méi)有對(duì)建筑檔案進(jìn)行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應(yīng)有的作用，這也是造成工程檔案管理問(wèn)題的主要原因之一。

三、對(duì)建筑工程檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、完善檔案管理的信息化建設(shè)。要積極探索和建設(shè)一套科學(xué)、完備的信息化管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中。信息化管理是檔案管理發(fā)展的重要方向和必然趨勢(shì)，要提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的科學(xué)化水平，就有必要將建筑工程檔案管理與信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，開(kāi)發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間交流和互動(dòng)的新型信息化管理軟件，利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行合理、有效的管理。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將以紙等其它物質(zhì)為載體的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的準(zhǔn)確歸類(lèi)，建立檔案基礎(chǔ)平臺(tái)，促使檔案信息在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享。

2、加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，資料收集。

（1）建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，明確每人的工作職責(zé)，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。檔案資料收集應(yīng)跟著施工進(jìn)度同步進(jìn)行，在施工過(guò)程中，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工過(guò)程中，必須對(duì)資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)搜集，并作好詳細(xì)、規(guī)范的記錄。

（2）每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設(shè)單位來(lái)整理則要投入相當(dāng)多的人力、物力和精力，建議由項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門(mén)和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行；項(xiàng)目建設(shè)單位在簽訂招標(biāo)合同時(shí)把項(xiàng)目檔案的整理要求明確提出，每個(gè)參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門(mén)或檔案部門(mén)移交；定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排布署下步工作。

3、提高對(duì)檔案管理工作的重視

（1）正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視，必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的資料管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，保證歸檔資料及圖紙的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。工程項(xiàng)目管理人員與檔案人員在檔案整理過(guò)程中應(yīng)明確自身的責(zé)任，保證歸檔質(zhì)量，將檔案管理工作落到實(shí)處，這樣才能進(jìn)一步保證檔案的完整性。

（2）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員作為檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，其業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。近年來(lái)，隨著我國(guó)建筑工程迅速發(fā)展，工程資料在管理過(guò)程中出現(xiàn)許多新的特點(diǎn)和變化，這就給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，檔案管理人員是否具有較高的專(zhuān)業(yè)水平以及較高的職業(yè)責(zé)任感，是檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。因此，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和管理觀念，增強(qiáng)檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)；提高能夠真正領(lǐng)會(huì)和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強(qiáng)責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量；提高檔案工作的自豪感、責(zé)任感、自我管理意識(shí)，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，為單位發(fā)展培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理復(fù)合型人才。

綜上所述，建設(shè)工程檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要，如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作刻不容緩。因此，要搞好企業(yè)工程檔案管理，必須要制定有效完整的制度，扎扎實(shí)實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，抓好各類(lèi)檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和利用，并根據(jù)實(shí)際管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確保工程檔案的完整性和有效性，從而為以后的工程建設(shè)提供必要的借鑒和幫助。

(作者單位：陜西省建筑裝飾工程公司)