公路行業(yè)檔案信息化的重要性

文/王 娟

公路行業(yè)檔案信息化的重要性

文/王 娟

我國的交通運(yùn)輸業(yè)行情正在整體上漲，公路運(yùn)輸在我國方興未艾。與此同時，關(guān)于如何加強(qiáng)對公路行業(yè)的管理，成了一個值得我們關(guān)注的重要課題。為了達(dá)到優(yōu)化公路行業(yè)管理之目的，我們有必要提高公路行業(yè)檔案信息化的程度。它對于公路行業(yè)的長期發(fā)展來說是至關(guān)重要的。本文專門探究公路行業(yè)檔案信息化的重要性

目前，隨著我國交通運(yùn)輸業(yè)的長足發(fā)展，公路運(yùn)輸?shù)恼w水平正在不斷提高。但與此同時也存在著一些落后的、不合時宜的地方。公路行業(yè)檔案傳統(tǒng)收集管理模式已不能與快速發(fā)展的行業(yè)本身相協(xié)調(diào)，需要推進(jìn)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變。如今，管理工作已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時代，關(guān)于公路行業(yè)檔案的管理也必須要與時俱進(jìn)，信息化對于提高管理的效率與可靠性來說都是至關(guān)重要的，值得我們探索。

一、公路行業(yè)檔案信息化的重要性淺析

在計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)條件出現(xiàn)之后,各行各業(yè)的生產(chǎn)與作業(yè)方式都發(fā)生了很大改變。這也給公路行業(yè)檔案管理提供了全新的發(fā)展方向。關(guān)于公路行業(yè)檔案信息化的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.提高了檔案收集工作的便利性

長期以來，我們在公路行業(yè)檔案的收集上，采用的都是人工錄入的方式，隨著時代的發(fā)展，檔案收集的工作量也越來越大，人工錄入的方式暴露出許多弊端來，它對于時間與人力的成本方面都耗費(fèi)較大，同時其精確性也常常不甚理想，難以達(dá)到立體性與完整性的要求。另外，人工錄入的效果也過于單一，難以做到多樣化。如今，隨著計算機(jī)信息技術(shù)的迅速普及，便可以很大程度地提升檔案錄入的效率，使其獨(dú)立性與完整性得到保障，生動性與具體性得到提高。另外它的錄入形式也更加多樣化，除了傳統(tǒng)的文字形式外，圖片、視頻、音頻、專業(yè)化的圖紙等方式都可以作為公路行業(yè)檔案的錄入形式，使檔案的收集與管理變得便捷許多。

2.檔案的容量與使用效率得到提高

我國公路行業(yè)檔案工作由于其特殊性和重要性，面臨著許多新的挑戰(zhàn)，也存在著一些急需解決的困難和問題。比如，采取傳統(tǒng)的手工錄入形式，只能制作出紙質(zhì)版的檔案，其保存起來難度較大，同時需要占用較大的場地，因此對于場地有著限制，查找和使用起來也會較為不便。而當(dāng)檔案管理實現(xiàn)了信息化之后，電子版的檔案比起紙質(zhì)版的檔案來說無疑是一個巨大的進(jìn)步。不但便于進(jìn)行保存，對于場地要求也小得多，即使檔案儲存量大量增加，也不必對場地的面積進(jìn)行擴(kuò)充。另外，在檔案的查找、使用方面都會便利很多。

3.有利于檔案的共享與傳輸

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，很難做到共享與傳輸，這樣我們一旦遇到一些較為特殊的情況（如跨地域查閱檔案），就不可避免地進(jìn)行一些重復(fù)性的工作。這既嚴(yán)重影響了工作效率，也人為增加了工作強(qiáng)度，并增加了人力、物力等方面的開支。通過信息化的檔案管理系統(tǒng)，重復(fù)性的工作就會減少，使工作效率大幅提升。同時降低了工作強(qiáng)度，在人力、物力等方面的開支也會減少很多，很大程度提高了檔案的共享性和傳輸性。有利于檔案的跨地域查閱，使檔案能夠最大程度地得到有效利用，檔案的價值進(jìn)一步得到有效發(fā)揮。

4.減少檔案的損壞率及遺失率

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，常常不可避免地出現(xiàn)損壞及遺失的情況。出現(xiàn)這些狀況的原因在于檔案經(jīng)過較長時間的存放后，由于存放手段的失誤而造成檔案的受潮、丟失等狀況，使檔案發(fā)生損壞和遺失。而檔案一旦遺失，就會帶來一系列的隱患，甚至產(chǎn)生一些不可預(yù)知的嚴(yán)重后果。通過信息化的公路檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的大量存放、自由讀取與自動檢索。并且只要計算機(jī)性能良好，管理系統(tǒng)使用性能可靠，那么一般情況下是不會發(fā)生檔案損壞、遺失等情況的。另外，如果非檔案所在地需要調(diào)取檔案資料，則只需通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸就可以快捷地調(diào)取檔案，無需運(yùn)送紙質(zhì)資料，因此更是無需擔(dān)心檔案發(fā)生損壞與遺失的情況。

5.有效實現(xiàn)資源的節(jié)約

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，由于存在著大量的需要處理的數(shù)據(jù)，對于數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、保存和整理的環(huán)節(jié)，不僅需要耗費(fèi)大量的時間成本，而且還要耗費(fèi)大量的紙張，不但人力、物力極大浪費(fèi)，而且也不夠環(huán)保，不能滿足可持續(xù)發(fā)展和構(gòu)建資源節(jié)約型社會的需要。另外，紙質(zhì)檔案在存放方面較為困難，很容易發(fā)生受潮損壞、遺失等不良情況。而一旦檔案發(fā)生損壞，則不得不進(jìn)行重新歸檔工作，使檔案管理人員的工作量進(jìn)一步增加。通過基于信息技術(shù)的公路行業(yè)檔案管理系統(tǒng)，通過信息化的模式來進(jìn)行檔案的存儲，就能有效地實現(xiàn)資源的節(jié)約，不但能有效地節(jié)省人力、物力，而且還節(jié)省了大量的紙張方面的資源，有效提高了工作當(dāng)中的環(huán)保性，符合了可持續(xù)發(fā)展和構(gòu)建資源節(jié)約型社會的需要。

二、實現(xiàn)公路行業(yè)檔案信息化的有效手段

計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)兩者的有效結(jié)合與相互滲透，有效地推動了各個行業(yè)的發(fā)展，也極大地推動了公路行業(yè)檔案管理的變革。要想實現(xiàn)公路行業(yè)檔案的信息化，可以采取以下手段：

1.建立和完善檔案信息化管理制度

要想實現(xiàn)公路行業(yè)檔案的信息化，首先必須要建立和完善檔案信息化管理制度?？偟膩碚f就是要做到“兩統(tǒng)兩分”的原則——即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理、分步實施。通過規(guī)劃建立起信息平臺，將公路行業(yè)的相關(guān)信息全部錄入各種信息儲存的載體如光盤、U盤等當(dāng)中，徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)模式的存儲空間不足的狀況，全面實現(xiàn)檔案的自動標(biāo)引、編目、檢索及檔案全文自動存儲。對此，必須因地制宜地“量身打造”一套合乎檔案的整理、統(tǒng)計、查閱等各方面需求的管理標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息化管理制度的制定。

2.加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)

如今，我國的公路行業(yè)檔案管理隊伍在專業(yè)化水平上已經(jīng)有了很大提高，絕大多數(shù)檔案管理人員均接受過專業(yè)教育。然而，絕大多數(shù)檔案管理人員均是從紙質(zhì)檔案時代過來的，通常都已經(jīng)適應(yīng)了紙質(zhì)檔案的管理模式，對于信息技術(shù)方面的掌握程度有限，信息化平臺的檔案管理系統(tǒng)難以駕馭。這些因素阻礙了公路行業(yè)檔案信息化的普及和提高。對此，就要有意識地加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)。一方面可以邀請那些精通公路行業(yè)檔案信息化的人員，對檔案管理部門進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們掌握基于信息化平臺的檔案管理系統(tǒng)。另一方面要加強(qiáng)對人才的引進(jìn)，有意識地聘請精通公路行業(yè)檔案信息化的人員充實到檔案管理隊伍當(dāng)中。

3.政府相關(guān)部門要加強(qiáng)資金方面的扶持力度

為了有效地推進(jìn)公路行業(yè)檔案信息化，政府相關(guān)部門一定要提高對這方面的重視程度，加強(qiáng)資金方面的扶持力度，要有意識地設(shè)置這方面的?？钯Y金來進(jìn)行公路行業(yè)檔案信息化建設(shè)。另外還要不斷地拓寬融資方面的渠道，來專門扶助那些具有典型性、前瞻性的建設(shè)項目，以實現(xiàn)投資機(jī)制的多元化。

4.統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行公路行業(yè)檔案信息化的軟硬件建設(shè)時，一定要建立在規(guī)范管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上。通過對機(jī)構(gòu)的調(diào)整，對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行整合?；趯M織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化來進(jìn)行業(yè)務(wù)設(shè)置方面的優(yōu)化，讓各方面的工作都同計算機(jī)處理的需求相一致，使數(shù)據(jù)在采集、存儲、傳輸?shù)确矫娴玫揭?guī)范。另外，還要對軟件及時進(jìn)行升級。通過嚴(yán)密的項目管理措施，以統(tǒng)一化的組織管理，使數(shù)據(jù)采集的口徑得到統(tǒng)一，使業(yè)務(wù)流程得到規(guī)范，讓信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)最大程度的共享和有效使用，打造標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和軟件平臺。

5.加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的安全性

在構(gòu)建公路行業(yè)檔案信息化平臺時，一定要注意安全保密體系的構(gòu)建，掌握內(nèi)外網(wǎng)相分離的原則，以加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的安全性。這其中可以用到的手段包括數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、身份認(rèn)證、實時檢測與監(jiān)控、訪問控制、病毒防護(hù)等手段。在進(jìn)行隊伍培訓(xùn)時，要注意對檔案管理人員進(jìn)行安全保密、安全防護(hù)方面的培訓(xùn)。這方面的培訓(xùn)必須要常抓不懈，并做好對檔案管理人員在安全保密、安全防護(hù)方面的考核。對于考核不合格的，必須要重新進(jìn)行培訓(xùn)才能夠上崗。

公路行業(yè)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)代公路行業(yè)檔案的重要發(fā)展方向。為了達(dá)到這一目標(biāo)，必須要在制度建設(shè)、系統(tǒng)平臺建設(shè)和隊伍建設(shè)等方面入手，有效地實現(xiàn)公路行業(yè)檔案管理的信息化，使公路行業(yè)檔案利用更高效、更可靠。

(作者單位：陜西省交通規(guī)劃設(shè)計研究院)