大數(shù)據(jù)時代給檔案工作的挑戰(zhàn)與啟示

文/張 旭

大數(shù)據(jù)時代給檔案工作的挑戰(zhàn)與啟示

文/張 旭

在大數(shù)據(jù)浪潮的引領(lǐng)下，我國各行業(yè)開展了廣泛的大數(shù)據(jù)技術(shù)研究，那么，大數(shù)據(jù)與檔案有什么關(guān)系，大數(shù)據(jù)時代又會給檔案工作帶來哪些挑戰(zhàn)呢，檔案工作者又該如何應(yīng)對？本文通過分析大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系，探討大數(shù)據(jù)時代電子檔案歸檔“雙套制”以及檔案開放問題，為做好大數(shù)據(jù)時代檔案工作打好基礎(chǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過海量、動態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動社會治理的精細化和科學(xué)化進程，并有效節(jié)約社會治理的成本，已經(jīng)吸引了世界多個的國際組織以及國家的關(guān)注。在大數(shù)據(jù)浪潮的引領(lǐng)下，我國檔案部門迅速掀起了研究大數(shù)據(jù)的熱潮，大數(shù)據(jù)、檔案信息、大數(shù)據(jù)檔案等概念在學(xué)術(shù)界反復(fù)地出現(xiàn)，那么到底大數(shù)據(jù)與檔案之間有怎樣的關(guān)系，是我們研究大數(shù)據(jù)必須首先弄懂的一個問題。

一、大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)定義為記錄人類社會活動的、具有規(guī)模效應(yīng)的數(shù)據(jù)集合?！稒n案法》規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。單從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他載體形式的檔案與大數(shù)據(jù)沒有任何關(guān)系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數(shù)據(jù)。從檔案的特征來分析，檔案具有社會性、歷史性、確定性及原始記錄性。而大數(shù)據(jù)也具有類似的特征，大數(shù)據(jù)也是人類社會活動的原始記錄，其內(nèi)容也具有確定性，且其記錄的內(nèi)容只反映事物已經(jīng)完成的狀態(tài)，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系僅是具有相似的特征，大數(shù)據(jù)是具有鮮明檔案特性的數(shù)據(jù)集合。但是，從數(shù)據(jù)的保存價值來講，有些數(shù)據(jù)集合對國家和社會沒有永久的保存價值，不需要永久保存。真正與大數(shù)據(jù)有直接聯(lián)系的，只有電子檔案一種形式，電子檔案與大數(shù)據(jù)之間是種概念與屬概念的關(guān)系。

二、如何應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代做好電子檔案歸檔工作

要應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的電子檔案歸檔工作，首先要做好現(xiàn)階段電子檔案歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對于專業(yè)類電子檔案，應(yīng)由國家檔案局會同專業(yè)部門，分門別類制定有關(guān)專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標準，確保專業(yè)類電子檔案的系統(tǒng)配置、標準規(guī)范的盡快落實。其次，要制定檔案數(shù)字化計劃，要著眼未來檔案工作發(fā)展需要，制定符合實際的檔案數(shù)字化計劃，并按照有關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。最后，要瞄準大數(shù)據(jù)時代電子檔案歸檔工作的需要，研究數(shù)據(jù)資源采集、管理、發(fā)布、分析、利用的數(shù)據(jù)平臺模型，滿足電子檔案歸檔及管理的需要。

三、做好大數(shù)據(jù)時代檔案開放工作

在實際工作中，由于各種原因檔案開放工作與社會的利用需求還存在一定的差距。而在大數(shù)據(jù)時代，做好檔案開放工作是決定檔案工作成效的重要因素。

（一）大數(shù)據(jù)時代對檔案開放提出了更高的要求

按照《檔案法》規(guī)定，“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限可以少于30年”，1991年-2007年，我國各級綜合檔案館館藏檔案年均開放率僅為27.9%，而歐美多數(shù)國家檔案開放率已達到或超過60%，美國的檔案開放率甚至達到了90%以上，根據(jù)國家檔案局統(tǒng)計，2009年我國國家綜合檔案館的檔案利用為1308萬卷（館藏檔案為28089.2萬卷，開放檔案為6687.4萬卷），可見，我國的檔案開放率與新時期檔案工作的要求還有一定差距。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)已變成經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)，信息的利用與開發(fā)能力在很大程度上決定著整個社會的創(chuàng)新能力，如果不能及時地開放檔案或數(shù)據(jù)，讓社會公眾掌握充分正確的數(shù)據(jù)，勢必會影響政府的行政效率、以及社會的創(chuàng)新力。美國聯(lián)邦政府的數(shù)據(jù)開放策略或許會給我們一些啟示，2009年5月至12月，美國聯(lián)邦政府開放數(shù)據(jù)平臺DATA.GOV共收到社會各界約900項開放數(shù)據(jù)的申請，美國聯(lián)邦政府回復(fù)：16%的數(shù)據(jù)立即開放，26%將在短期內(nèi)開放，36%將計劃開放，還有22%因為國家安全、個人隱私以及技術(shù)方面的限制無法開放。因此，面對大數(shù)據(jù)時代對檔案工作提出的新要求，怎樣順應(yīng)形勢做好檔案開放工作是檔案工作者必須認真考慮的問題。

（二）影響檔案開放工作的原因

從實際情況看，影響檔案開放的因素有很多，既有檔案意識的原因，也有法律、人才隊伍等方方面面的原因，諸多復(fù)雜的因素交織在一起，導(dǎo)致了我國檔案開放工作進展得不甚理想。一是因為法律規(guī)定太籠統(tǒng)，《檔案法》規(guī)定了檔案應(yīng)該開放的時限，而對于限制開放的規(guī)定則過于籠統(tǒng)，不夠細致；另外，由于檔案部門開放檔案的責(zé)任太寬泛，社會各界對于利用檔案的訴求也日益多元，對于檔案工作者來說，開放檔案不僅意味著方便了檔案利用，也意味著承擔(dān)了更多的未知責(zé)任，檔案利用現(xiàn)實工作中出現(xiàn)的問題也反復(fù)在“告誡”檔案工作者，開放檔案一定要“慎之又慎”，這給檔案開放工作確實帶來了很多限制。

（三）如何做好大數(shù)據(jù)時代的檔案開放工作

數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時代社會最基本的組成單元，數(shù)據(jù)采集和處理將成為社會發(fā)展的一項重要工作，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)的增長必然是幾何數(shù)量的。面對這樣龐大的數(shù)據(jù)量，如果單純依靠單一部門（比如檔案館）的力量很難做好數(shù)據(jù)處理工作。對我國檔案工作者來說，明確檔案開放鑒定的主體，由檔案專職人員負責(zé)檔案及數(shù)據(jù)開放鑒定工作，制訂限制開放及利用的清單，在向國家綜合檔案館移交檔案時，由檔案移交單位提出檔案開放意見，注明哪些檔案或數(shù)據(jù)應(yīng)該延期開放，延期多長時間，除此以外全部開放。同時，還要以法律的形式列出國家綜合檔案館的免責(zé)條款，免除檔案館開放檔案的責(zé)任，檔案館只負責(zé)提供檔案利用，由于檔案利用而延伸引起的各種責(zé)任則與檔案館無關(guān)。

四、運用大數(shù)據(jù)思維提升檔案信息綜合服務(wù)能力

（一）搭建“智慧檔案”服務(wù)平臺

根據(jù)工業(yè)和信息化部的統(tǒng)計，目前全國有400多個大中型城市提出了建設(shè)“智慧城市”的目標，約占地級以上城市數(shù)量的60%以上。雖然“智慧城市”的建設(shè)還處在起步階段，但城市運行與管理的各個系統(tǒng)已經(jīng)在獨立地發(fā)展，很多大中城市在智慧交通、智慧金融等系統(tǒng)已經(jīng)取得了初步成果。檔案部門可以抓住建設(shè)“智慧城市”的機會，結(jié)合檔案工作實際，提出一套“智慧檔案”服務(wù)平臺的完整指標體系，運用信息和通信技術(shù)手段，向社會民眾提供跨平臺、跨設(shè)備和跨服務(wù)機制的檔案數(shù)字服務(wù)，整合檔案信息化建設(shè)形成的“信息孤島”，解決檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題，真正實現(xiàn)檔案的信息化管理、專業(yè)化挖掘、智能化應(yīng)用，從而為社會創(chuàng)新和社會發(fā)展服務(wù)。

（二）拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域

在大數(shù)據(jù)時代的一個重要目標就是對數(shù)據(jù)獲取和利用的便捷性，在我們提升檔案信息服務(wù)能力的過程中，除了要開展檔案信息化以及做好網(wǎng)絡(luò)信息平臺的整合，更重要的是要以用戶體驗為中心，把檔案信息服務(wù)領(lǐng)域延伸到手機及手持終端領(lǐng)域。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心的統(tǒng)計，截止2014年6月底，我國移動電話用戶數(shù)量已突破12億戶，而手機網(wǎng)民的數(shù)量已達5.27億，手機用戶已經(jīng)成為信息產(chǎn)業(yè)的重要客戶群體。檔案部門要著眼于未來手機以及手持應(yīng)用終端的市場，積極搭建具有拓展性的綜合信息平臺，開發(fā)多樣的手機應(yīng)用APP，使人們隨時隨地都能享受高質(zhì)量的信息服務(wù)。

（三）制訂數(shù)據(jù)管理體系

大數(shù)據(jù)時代，任何一個機構(gòu)都要面對海量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)的格式是多種類型的，如果沒有一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，很難做好數(shù)據(jù)的采集、利用工作。因此，檔案部門要著眼于大數(shù)據(jù)時代檔案工作的發(fā)展需要，積極與信息化統(tǒng)籌部門合作，制訂各種數(shù)據(jù)的管理體系，對于各行業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)進行規(guī)范，確定數(shù)據(jù)的種類，構(gòu)建數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)時代的檔案管理打好基礎(chǔ)。

（作者單位：延安市兒童福利院）