企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

王若琪

[摘 要] 當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代，而檔案是一個(gè)企業(yè)的重要組成部分，是日常經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)性工作。原始的保存方法非常的麻煩，查找困難，且不夠準(zhǔn)確，不夠統(tǒng)一。想要管理好企業(yè)的檔案，就必須跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化建設(shè)，使檔案辦公自動(dòng)化，讓檔案工作更加規(guī)范更加標(biāo)準(zhǔn)。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 060

[中圖分類號(hào)] G251 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0123- 02

0 前 言

傳統(tǒng)的手工管理檔案，有很多弊端?，F(xiàn)如今企業(yè)檔案管理信息化能夠提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。信息化建設(shè)，就是利用新時(shí)代的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，使資源得到整合和利用，也能提高企業(yè)的辦事效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。同時(shí)企業(yè)檔案合理管理，能夠使企業(yè)更加規(guī)范，能夠順利開(kāi)展其他工作，對(duì)于提高企業(yè)管理水平和服務(wù)質(zhì)量有非常重大的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在企業(yè)檔案管理中運(yùn)用得越來(lái)越廣泛。計(jì)算機(jī)能夠很好保存圖像和音像，還能查到歷史記錄，用科學(xué)的原理來(lái)管理企業(yè)檔案，能夠使檔案業(yè)務(wù)工作更加輕松化，也能夠使檔案信息得到充分的開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力和支撐，更好地服務(wù)社會(huì)服務(wù)大眾，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化。

1 目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理都是手工操作，不僅人員多，使用的工具也多，效率還非常低，過(guò)程也很復(fù)雜，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案數(shù)量大還非常占面積，保存的文件也很容易破損。而且想要資料，也很難查找到。

部分企業(yè)不重視檔案管理，認(rèn)為檔案管理信息化就是在網(wǎng)上加上文字，且最終會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)的質(zhì)量不能共享，成為垃圾，造成浪費(fèi)。

還有一些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作很簡(jiǎn)單，認(rèn)為企業(yè)檔案管理就是收集和整理資料，而且認(rèn)為檔案管理并沒(méi)有什么意義，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也沒(méi)有作用，反而是浪費(fèi)時(shí)間和人力，忽視了企業(yè)檔案管理工作的重要性。

企業(yè)檔案管理信息化制度也不夠完善。一直以來(lái)，很多企業(yè)都是采用傳統(tǒng)的方法經(jīng)行檔案管理，沒(méi)有把信息技術(shù)結(jié)合進(jìn)去。而且企業(yè)檔案管理也缺乏資金和技術(shù)支持，想要檔案管理信息化，就必須結(jié)合計(jì)算機(jī)使用先進(jìn)的系統(tǒng)，而先進(jìn)的系統(tǒng)要不斷的維護(hù)和更新，這就需要相關(guān)技術(shù)人員和資金的投入。大多數(shù)企業(yè)在這方面缺少資金，也就無(wú)法請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，無(wú)法配備設(shè)備，使信息化建設(shè)發(fā)展緩慢，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作不能得到落實(shí)貫徹，沒(méi)有發(fā)揮到作用，

企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理人員在檔案建設(shè)中扮演著非常重要的角色，這就需要專業(yè)的檔案管理人員。目前大部分企業(yè)檔案管理人員不專業(yè)，不知道如何管理檔案，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)也不熟悉，甚至有的人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)非常陌生，完全不會(huì)使用，這就會(huì)在實(shí)際工作中出現(xiàn)很多困難，面臨很多問(wèn)題，使檔案管理信息化不能夠有效進(jìn)行。那么就必須提高企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理的專業(yè)知識(shí)，讓他們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，使用計(jì)算機(jī)，掌握最新的管理技能。

2 企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要意義

企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要。如今所處的年代是一個(gè)信息化時(shí)代，信息是很重要的資源，檔案管理部門是掌握信息資源的重要部門，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供高質(zhì)量的服務(wù)，更能為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

如今的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)很強(qiáng)，優(yōu)勝劣汰，只有采用先進(jìn)的信息化管理，才能使企業(yè)不斷發(fā)展向前，使企業(yè)在社會(huì)發(fā)展中不被淘汰。檔案是企業(yè)非常重要的資源，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案只有信息化才能有助于企業(yè)的發(fā)展，才能提高企業(yè)的工作效率。

信息化建設(shè)提高了檔案管理水平，利于檔案的整理，改善了傳統(tǒng)管理工作帶來(lái)的困難和弊端。只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，才能使檔案管理越來(lái)越開(kāi)放，才能利用職能實(shí)行服務(wù)轉(zhuǎn)變，而且企業(yè)檔案管理信息化也給企業(yè)高層做出重大決策提供了檔案支持，比如對(duì)某職員進(jìn)行任免，或者競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息，都提供了很好的背景支持，使企業(yè)高層能夠更加充分全面地了解自己或者對(duì)手的基本信息，知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆。

加快檔案管理現(xiàn)代化工作，也是檔案事業(yè)的需要，檔案信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中有著非常重要的作用，只有積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，才能提高檔案工作效率和質(zhì)量。檔案管理其實(shí)就是知識(shí)管理，是信息管理的延伸，實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化和知識(shí)共享，把檔案管理深化落實(shí)，從而提供了檔案工作的社會(huì)地位，也提高了檔案工作人員的社會(huì)地位，才能使檔案事業(yè)得到很好的發(fā)展。

3 如何運(yùn)用信息化建設(shè)管理企業(yè)檔案

3.1 加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)資金的投入

馬克思在資本論中提出：經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，首先要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金的投入，才能夠進(jìn)行后續(xù)工作，只有提供資金支持，才能夠配備完善的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，這也是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

3.2 完善硬件設(shè)備

這是企業(yè)檔案管理信息化最基礎(chǔ)的，有了設(shè)備才能夠?qū)⑿畔⒒\(yùn)用到實(shí)踐中。想要加快信息化建設(shè)，就必須配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和專業(yè)的的輔助設(shè)備。還要完善軟件設(shè)備，要選擇操作性強(qiáng)、安全系數(shù)高的應(yīng)用軟件，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，也要保證通信設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)技能培訓(xùn)

提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。注重檔案管理人才的培養(yǎng)，檔案管理人員應(yīng)具備一定的技術(shù)，對(duì)日常檔案管理存在的故障能進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，能夠隨時(shí)提供技術(shù)指導(dǎo)，要及時(shí)更新最新最先進(jìn)的系統(tǒng)供檔案管理人員操作使用。還可以聘請(qǐng)一些相關(guān)的技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，與一些專門搞科學(xué)搞技術(shù)的專業(yè)人士合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，使企業(yè)檔案管理更加科學(xué)化，更加標(biāo)準(zhǔn)化。這樣檔案管理人員不僅會(huì)掌握計(jì)算機(jī)操作，還會(huì)對(duì)其他制作和處理得心用手。那么就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)會(huì)創(chuàng)作創(chuàng)新，也讓他們自學(xué)，還可以加入考試，這樣檔案管理人員就會(huì)非常努力，不斷學(xué)習(xí)，使檔案管理變得越來(lái)越專業(yè)。

3.4 運(yùn)用現(xiàn)代的先進(jìn)的管理模式

使檔案管理專業(yè)化，提高管理人員工作效率，并且落實(shí)責(zé)任。許多企業(yè)都存在管理不善不到位的情況，這就使得企業(yè)提高檔案管理水平，運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)使檔案管理更加科學(xué)化。

3.5 企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)知

建立完善的操作管理制度，使各個(gè)部門之間的職責(zé)更加明確，這是企業(yè)檔案管理信息化的重要前提。不僅要妥善保管紙張檔案，還要把計(jì)算機(jī)硬盤中的檔案歸類整理，要進(jìn)行備份，在使用過(guò)程中做好登記工作，選擇性進(jìn)行加密，防止資料外泄，或者被盜，泄露客戶隱私或者商業(yè)機(jī)密。明確崗位職責(zé)，什么樣的職位開(kāi)通或者關(guān)閉哪些功能，使企業(yè)檔案管理正規(guī)化。企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的管理，保證信息系統(tǒng)的安全。

4 結(jié) 語(yǔ)

這是一個(gè)信息化的時(shí)代，信息化也是目前檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。企業(yè)檔案管理信息化要不斷創(chuàng)新，不斷改變，去選擇合適的先進(jìn)的管理模式，這個(gè)使命任重而道遠(yuǎn)，很有挑戰(zhàn)性，也很艱難。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，企業(yè)在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，這是發(fā)展趨勢(shì)，也能提高更多的經(jīng)濟(jì)收益。企業(yè)想要得到很好的發(fā)展，那么在管理方面就應(yīng)該是全方位的，在檔案管理方面更加專業(yè)化，在檔案管理模式上不斷創(chuàng)新，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在檔案信息管理中，掌握全新管理理念和管理機(jī)制，加大這方面人力和財(cái)力的投入，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，有利于提高工作效率，降低成本，企業(yè)才能更好地生存和發(fā)展。

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