談新時期檔案管理中的信息化建設(shè)

劉穎+高超

摘 要：所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理并利用這些資源為用戶提供服務(wù)，是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案數(shù)字化和向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。本文在簡要分析檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義基礎(chǔ)上，針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題，提出新時期檔案管理信息化建設(shè)的相應(yīng)對策，以信息化建設(shè)促進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 標(biāo)準(zhǔn)化

蘊(yùn)含豐富信息的檔案信息資料管理一直是一個復(fù)雜的工作，但是信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用對其管理效率的提高發(fā)揮了巨大作用。 隨著時代的發(fā)展采用現(xiàn)代化的技術(shù)管理和開發(fā)利用檔案信息資源，全面推動檔案管理的信息化建設(shè)迫在眉睫，是檔案改革工作之重點(diǎn)。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息滿足社會各界的需求。

1、充分認(rèn)識信息化建設(shè)必要性

目前，由于經(jīng)常性的檔案知識的宣傳和普及，職工的檔案意識得到提高，促進(jìn)了檔案的歸檔數(shù)量越來越多，歸檔范圍越來越廣，利用率越來越高。豐富、翔實(shí)的信息資料，通過收集、整理、歸檔后，不但具備了可持續(xù)利用價值，還將繼續(xù)產(chǎn)生不可低估的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。而傳統(tǒng)的檔案管理模式已漸漸不能適應(yīng)當(dāng)前的信息化進(jìn)程，不能滿足事業(yè)發(fā)展的需要。社會對信息的需求量、系統(tǒng)性、時效性等要求在不斷提高，紙質(zhì)文件數(shù)量的日益增加，庫存量的日漸飽和，傳統(tǒng)的收集、整理、保管方式使檔案管理工作更加繁重。因此，對檔案管理方式進(jìn)行信息化改革來適應(yīng)檔案信息化建設(shè)勢在必行，可以更好地促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)既為檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，也帶來了發(fā)展機(jī)遇，全面促進(jìn)了檔案管理工作在信息化時代發(fā)揮更大的作用。檔案管理的現(xiàn)代化，帶來了檔案管理工作的新活力，保證了檔案管理全面持續(xù)的新發(fā)展，促進(jìn)了檔案信息的深入開發(fā)和利用，推動了事業(yè)的平穩(wěn)和快速發(fā)展。

2、全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者，檔案信息化建設(shè)離不開檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。電子檔案管理在操作技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、人員素質(zhì)等方面的要求都高于紙質(zhì)檔案，因此，培養(yǎng)一大批思想素質(zhì)好、有創(chuàng)新精神、知識面廣、能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理人員顯得尤為重要。通過有計劃、有針對的系統(tǒng)培訓(xùn)，可以使檔案管理人員盡快掌握信息技術(shù)的新知識，緊跟信息技術(shù)發(fā)展的步伐。檔案現(xiàn)代化管理的核心就是檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，是檔案計算機(jī)管理的基礎(chǔ)。計算機(jī)的高速運(yùn)算與超強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力使檔案管理工作更科學(xué)有效，檢索方法更先進(jìn)快捷。檔案管理人員要適應(yīng)檔案計算機(jī)管理以及電子文件的歸檔和管理工作，就必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計算機(jī)等各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的拷貝、制作、使用和維護(hù)，才能確保檔案資料的使用安全。在熟練使用計算機(jī)的同時，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，拓寬知識面，善于整理和分析相關(guān)資料，培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)信息的能力，成為一名復(fù)合型人才。借助信息化建設(shè)提供的便利條件，能夠快速準(zhǔn)確地從紛繁復(fù)雜的信息中提取精華，積攢經(jīng)驗(yàn)，為事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

3、注重完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一個既專業(yè)又安全的檔案保管環(huán)境，有利于提高檔案管理質(zhì)量。檔案室計算機(jī)及其配套設(shè)施的配置，促進(jìn)了檔案現(xiàn)代化管理。硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用，加快了檔案信息化的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理工作，紙質(zhì)檔案資料占主體，不宜于長期保存和更新維護(hù)。掃描儀設(shè)備的配備，可以對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行全文原貌逐頁存儲為圖像文件，較好地保護(hù)了檔案原件。職工檔案意識的提高，使歸檔數(shù)量和檔案利用率不斷增加，檔案管理工作越來越繁重。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件配備，具有規(guī)范化、通用化和較強(qiáng)的包容性，可以隨時隨地進(jìn)行統(tǒng)計、打印報表、借閱登記、催還檔案等工作，使檔案人員能夠從繁雜的日常事物中解脫出來。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的使用實(shí)現(xiàn)了資源共享，豐富的網(wǎng)絡(luò)信息庫，使各部門之間合作更融洽，互為補(bǔ)充，減少了重復(fù)勞動，節(jié)約了大量人力、物力和財力。計算機(jī)的配置和廣泛應(yīng)用，增強(qiáng)了電子信息的存儲，實(shí)現(xiàn)了最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集和快速檢索，為檔案利用人員提供的數(shù)據(jù)速度更快、系統(tǒng)性更強(qiáng)、完整性更高。檔案信息化建設(shè)中要注意檔案的根本作用即憑證作用，檔案實(shí)體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。在電子檔案尚未得到確認(rèn)的情況下，注意將電子檔案與紙質(zhì)檔案并重存在，各盡其能，互相依存、互相轉(zhuǎn)化。

4、不斷加強(qiáng)檔案信息技術(shù)的管理

傳統(tǒng)的檔案只有一種紙質(zhì)文件，隨著計算機(jī)相關(guān)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及，出現(xiàn)了多種新型載體材料的檔案。隨著辦公自動化程度的提高和無紙化辦公的出現(xiàn)，電子文件越來越多，只有及時合理的歸檔管理，才能確保很多具有保存價值的檔案信息不會遺漏和消失。信息存儲的電子化已成為主要的發(fā)展趨勢。激光全息存儲，比普通微縮影像信息存儲密度高幾十倍，全息攝像機(jī)操作簡單，記錄快速，內(nèi)容不易丟失，便于保存，可達(dá)數(shù)百年，但還達(dá)不到廣泛普及。目前應(yīng)用率較高的是光盤存儲，是一種光學(xué)信息存儲技術(shù)，可以記錄載有聲像的活動畫面以及各種原件的圖形和文字信息，存儲密度高，易于隨機(jī)檢索，還原效果好，便于拷貝復(fù)制，適用范圍廣。但是電子文件在存入光盤后，長期保存的一定要定期進(jìn)行復(fù)制，防止信息損失，最好不用磁盤存儲。新型存儲介質(zhì)的載體檔案的廣泛應(yīng)用，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式上有著不同的特點(diǎn)和要求，要想有效保存和管理這些新型載體檔案，確保檔案信息內(nèi)容安全、真實(shí)、完整，就要不斷地將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。檔案信息化建設(shè)開辟了檔案工作的新領(lǐng)域，推進(jìn)了檔案事業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展。

當(dāng)前，檔案管理工作正由手工操作向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會信息發(fā)展的必然選擇。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不但擴(kuò)大了檔案管理的功能，而且全面提升了為社會服務(wù)的能力，促進(jìn)了檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

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