新時期辦公室行政管理精細化的思路與策略探究

摘 要：以精細化方式開展辦公室行政管理工作，能夠使企業(yè)管理水平不斷提升。其實施過程中涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較多，不僅要對管理目標、工作流程等具備清晰的認識和了解，更要予以量化和細化，以相關(guān)制度為依托，使管理過程更加精細，實現(xiàn)企業(yè)員工職業(yè)素養(yǎng)的提升。本文主要論述辦公室行政管理精細化內(nèi)容，并提出具體精細化管理思路及策略，使辦公室行政管理工作能夠順利進行。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政管理 精細化

前言

當(dāng)前經(jīng)濟市場環(huán)境下，將精細化管理理念應(yīng)用到辦公室行政管理工作中極為必要。其既注重管理過程中的科學(xué)性，也講求社會分工和服務(wù)質(zhì)量方面的精細化?，F(xiàn)如今，很多辦公室行政管理工作過于隨意，導(dǎo)致管理效果不佳。開展具體管理工作時，應(yīng)了解該過程中存在的相關(guān)問題，采用針對性方法予以解決，為后續(xù)各項工作開展奠定良好基礎(chǔ)。

1、辦公室行政管理精細化重要性

辦公室作為企業(yè)重要組織架構(gòu)，在其運營及發(fā)展中不可或缺。既要服從上級管理，及時完成上級領(lǐng)導(dǎo)下達的各項工作任務(wù)，還要與基層員工進行良好關(guān)系建構(gòu)。工作內(nèi)容多且復(fù)雜。將精細化管理理念及思路應(yīng)用到該過程中極為必要，既能夠消除日常管理工作中的各項安全隱患，又能夠規(guī)避各類不良現(xiàn)象，有助于辦公室工作質(zhì)量及效率提升，對企業(yè)發(fā)展極為有利。

2、辦公室行政管理精細化內(nèi)容

（1）定崗和定責(zé)，實施權(quán)責(zé)制衡。開展日常工作時，結(jié)合定崗和定責(zé)要求，構(gòu)建完整的辦公室責(zé)任體系。根據(jù)辦公室工作內(nèi)容，進行明確的工作崗位設(shè)置及分工；對各崗位職責(zé)具備清晰的認識和了解，將各項銜接工作落實到位，實現(xiàn)分工明確；依據(jù)功能，在各工作崗位上，實施管理標準分解，生成有效的工作規(guī)范。

（2）進行流程優(yōu)化及運作。將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用到辦公室行政管理工作中，精簡工作流程，能夠確保辦公室管理工作科學(xué)有序的開展。依據(jù)具體職能，采用信息調(diào)研的方式，對辦公室各項工作進行梳理，使其具備流程化特征。該過程中，不僅提前制定明確的管理目標，也應(yīng)將各環(huán)節(jié)工作落實到位，確保其銜接性和有效性[1]。

（3）考核評議，提高績效。明確具體考核標準，針對具備量化和程序特點的辦公室工作，合理設(shè)計量化指標是非常必要的。部分工作具備主觀性特點，需要設(shè)計定性評價指標。借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將各工作指標適用性發(fā)揮到最大。該過程中，也有部分指標很難進行實踐量化，可采用人工方式，保障考核效果。

（4）完善相關(guān)制度。改革以往辦公室行政管理工作模式，使政務(wù)服務(wù)和事務(wù)管理更加完整，進行內(nèi)部運作，減少管理過程中的問題及疏漏。不斷完善集團決策和專家咨詢、聽證等相關(guān)決策機制，達到良好的輔助決策效果。更新機制，實施科學(xué)、有效、完整的專業(yè)管理系統(tǒng)建構(gòu)。

（5）采用新型管理手段。將先進的信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到辦公室行政管理工作中，使其運作流程及相關(guān)評價工作等更加完整、規(guī)范，具備自動化、標準化和信息化特點，以科學(xué)的方式，實現(xiàn)精細化管理目標。

3、辦公室行政管理精細化思路與策略

3.1 加強企業(yè)文化建設(shè)

辦公室行政管理工作中，企業(yè)文化建設(shè)尤為重要。將精細化管理理念應(yīng)用到辦公室行政管理工作中，應(yīng)注重細節(jié)呈現(xiàn)，在該層面上對管理成效予以顯示，實現(xiàn)社會、經(jīng)濟效益最大化。同時，辦公室領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)明確下屬員工職責(zé)，增強其工作空間和彈性。以業(yè)務(wù)部門為例，依托于企業(yè)經(jīng)營理念，實施市場業(yè)務(wù)接洽，并進行正確的宣傳和推廣，經(jīng)高層和基層管理人員共同商議之后，將辦公室行政管理工作交由下屬完成，僅予以督促檢查即可。

例如，近年來，很多企業(yè)對外參與到各類公益活動中，對內(nèi)構(gòu)建各層級培訓(xùn)機制，實施文化平臺建設(shè)，以微博、微信的形式建立企業(yè)公眾號，倡導(dǎo)正能量等，使員工在該過程中受益和發(fā)展，從而更樂于參與到辦公室行政管理工作中，認真對待工作中遇到的各種問題。

3.2 以制度化推進精細化

將精細化管理理念及方法，應(yīng)用到辦公室行政管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)管理水平提升。具體實施方法是：依據(jù)辦公室行政管理工作要求，制定一套與之相匹配的管理制度，詳細規(guī)定各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容。針對重大事項和集中決策，需要采用民主式，以確保決策質(zhì)量及效果。同時，保留有用機制，摒棄無用機制，使管理過程更加科學(xué)、有效，確保精細化管理工作的有效實施。向員工普及相關(guān)規(guī)章制度，并在各部門之間建立良好的溝通互動關(guān)系，確保監(jiān)督過程的有效性[2]。

3.3 培養(yǎng)管理者意識及實踐能力

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)定期或不定期到基層辦公室進行調(diào)研，依據(jù)各崗位要求，制定完整、針對性的管理方法，注重精細化特點。細化各項管理工作，了解它們之間的共同點和不同點，幫助企業(yè)員工成長和進步，將員工個人優(yōu)勢發(fā)揮到最大。全面了解與辦公室行政管理相關(guān)的規(guī)章制度，構(gòu)建良好的辦公室工作氛圍，定期對企業(yè)員工進行培訓(xùn)，保障其利益，引導(dǎo)他們積極參與到辦公室工作中，提高辦公室整體工作質(zhì)量，達到良好工作效果。

3.4 提升員工職業(yè)素養(yǎng)

在辦公室行政工作中，實施精細化管理，必須注重員工學(xué)習(xí)意識培養(yǎng)，為其營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，提升其專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，在具體工作中，加以嘗試和應(yīng)用，實現(xiàn)工作質(zhì)量及效率的雙向提升；培養(yǎng)員工經(jīng)濟化意識和團隊精神，使其參與到團隊合作中，相互學(xué)習(xí)和包容；注重細節(jié)管理，辦公室行政管理工作力求規(guī)范，及時發(fā)現(xiàn)該過程中存在的相關(guān)問題，予以解決，實現(xiàn)創(chuàng)新，使企業(yè)員工具備良好的工作習(xí)慣，并在具體工作實踐中加以落實，充分發(fā)揮辦公室行政工作的有效性[3]。

4、結(jié)語

綜上所述，辦公室行政管理直接關(guān)系到企業(yè)的運營及發(fā)展。該過程中，涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較多，對行政人員提出了很高的要求。將精細化管理理念應(yīng)用到日常工作實踐中，能夠充分發(fā)揮辦公室的職能和作用，使企業(yè)各項生產(chǎn)及管理工作順利進行，達到良好的企業(yè)管理效果，提高其市場競爭力，樹立良好的口碑。

參考文獻

[1]鞏其晶.辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].經(jīng)濟管理：文摘版，2016，（6）：75.

[2]王欣.實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].科技與企業(yè)，2013，（5）：69.

[3]韋新.辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].大學(xué)教育，2016，N0.72（6）：185-186

作者簡介

李斌（1971.09），男、漢族，大學(xué)學(xué)歷，江蘇泰州人，主要負責(zé)辦公室日常管理工作。