大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的數(shù)字檔案管理探析

李劍峰

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息存儲(chǔ)和服務(wù)技術(shù)手段如：物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和云存儲(chǔ)等開始廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)的檔案時(shí)代的來(lái)臨。大數(shù)據(jù)的思想和技術(shù)手段有效促進(jìn)了檔案利用，也對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。分析了在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下數(shù)字檔案管理的意義及存在問題，并提出了提高檔案管理水平的具體路徑和方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；云計(jì)算

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息存儲(chǔ)和服務(wù)技術(shù)手段如：物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和云存儲(chǔ)等開始廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)的檔案時(shí)代的來(lái)臨。大數(shù)據(jù)的思想和技術(shù)手段有效促進(jìn)了檔案利用，也對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)的檔案管理時(shí)代來(lái)臨，大數(shù)據(jù)一般指的是所涉及的數(shù)據(jù)資料量規(guī)模巨大，在合理時(shí)間內(nèi)進(jìn)行擷取、管理、處理、整理成為有效信息的數(shù)據(jù)。近幾年，云計(jì)算迅速發(fā)展成為IT領(lǐng)域主要技術(shù)和未來(lái)重要發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，在社會(huì)上也得到人們廣泛認(rèn)可和使用。目前，IT領(lǐng)域與檔案管理之間的聯(lián)系日益密切，云計(jì)算技術(shù)普及與發(fā)展對(duì)檔案管理起著積極推動(dòng)作用。借助云計(jì)算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，獲得現(xiàn)狀和預(yù)測(cè)的各種信息，滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息的日益多樣化、高效化、個(gè)性化、專業(yè)化的需求。大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作同樣產(chǎn)生了深刻的影響，從檔案信息使用者的角度來(lái)講，從大量檔案中挖掘出來(lái)的大數(shù)據(jù)中可以進(jìn)行更準(zhǔn)確的分析并作出更精確的決策；對(duì)檔案管理者而言，大數(shù)據(jù)意味著檔案管理工作的重點(diǎn)發(fā)生改變，從以往單純注重檔案工作的記錄和保管轉(zhuǎn)向?qū)n案工作的記錄、管理、保護(hù)、數(shù)字化輸入和有效利用等多方面并重，在全面充分檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)注重保護(hù)私人檔案信息。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的主要意義

（1）檔案管理一般是確保市場(chǎng)有效運(yùn)作與發(fā)展的重要工具。作為一類新型的智力勞動(dòng)維護(hù)模式，檔案管理受到更多智力勞動(dòng)人員的重視。在大數(shù)據(jù)階段，檔案的管理在一定層面上維護(hù)了我們智力勞動(dòng)的成果，其落腳點(diǎn)與出發(fā)點(diǎn)就是要維護(hù)勞動(dòng)人員的主要利益。所以，它為社會(huì)性關(guān)系的和睦提出了基礎(chǔ)保障與支撐，是一個(gè)有力的保護(hù)傘。

（2）檔案管理業(yè)務(wù)信息化的主要手段。伴隨著如今社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，要在大數(shù)據(jù)條件下做好檔案的管理業(yè)務(wù)，就應(yīng)當(dāng)全面發(fā)揮有關(guān)機(jī)構(gòu)，檔案管理部門的積極功能，轉(zhuǎn)變以前條塊的管理型模式，全面考慮新型管理的模式，通過大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)與綜合的信息化條件，激發(fā)檔案管理者的主動(dòng)性，增加檔案管理的業(yè)務(wù)效率，使得檔案管理業(yè)務(wù)得到迅速的發(fā)展。

（3）檔案管理業(yè)務(wù)適應(yīng)時(shí)代要求的基本途徑。如今，科技的發(fā)展突飛猛進(jìn)，隨著IT技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理當(dāng)中有關(guān)硬、軟件也在逐日提升，并且逐步實(shí)現(xiàn)了以IT應(yīng)用為核心的基本模式。然而，從近幾年的應(yīng)用狀況來(lái)說(shuō)，檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)，因?yàn)樵谪?cái)力、物力與人力等領(lǐng)域的投入缺乏，技術(shù)的水平還出現(xiàn)一定的缺陷，管理人員關(guān)注程度較低，造成檔案管理環(huán)節(jié)中信息化的深入度缺乏，檔案的現(xiàn)代化管理程度較淺。因而，面臨新的局勢(shì)，大數(shù)據(jù)階段的到來(lái)，檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步提高緊迫性，增加管理的信息化水平，以符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及存在的問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息用戶對(duì)檔案的需求越來(lái)越多，這些需求給現(xiàn)今檔案管理工作提出新的要求，能否應(yīng)付這些挑戰(zhàn)將成為檔案管理工作能否成功邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代的關(guān)鍵，這些挑戰(zhàn)包括：數(shù)據(jù)處理的挑戰(zhàn)，目前相當(dāng)多的檔案館依然采用傳統(tǒng)的手工管理和紙質(zhì)記錄，這種管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足迅速增長(zhǎng)的檔案海量存儲(chǔ)和記錄的需求。大規(guī)模檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行。同時(shí)，海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也帶來(lái)了檔案館在數(shù)據(jù)處理上的問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息用戶對(duì)數(shù)據(jù)的要求是隨機(jī)的，全面的和時(shí)效的，即在要求檔案管理者能夠從自己所儲(chǔ)存的海量數(shù)據(jù)中，按照用戶的需求提供交互式的，實(shí)時(shí)的、有價(jià)值的信息。這要求檔案管理者必須建立有效的數(shù)據(jù)檢索和分析系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，徹底擺脫傳統(tǒng)手工處理檔案的方式。檔案服務(wù)方式的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案數(shù)據(jù)處理和用戶服務(wù)要求的提高，檔案服務(wù)將從當(dāng)今的“供給導(dǎo)向”向未來(lái)的“需求導(dǎo)向”發(fā)展，檔案管理者在管理檔案的時(shí)候，應(yīng)將滿足不同部門的信息需求放到重要的地位，將自身所存儲(chǔ)的檔案資源轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，成為檔案管理者的重要任務(wù)。這就要求檔案管理者必須優(yōu)化檔案工作流程，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，創(chuàng)新檔案服務(wù)的模式，實(shí)現(xiàn)檔案的智能服務(wù)和知識(shí)服務(wù)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作存在的問題：

（1）相關(guān)部門關(guān)注度較低，管理水平較不足。目前，我國(guó)事業(yè)單位和各企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視，大多數(shù)人認(rèn)為，檔案管理只是后勤部門，是企事業(yè)單位的輔助部門，所以，人員擴(kuò)充和資金投入都是極少的，認(rèn)為檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內(nèi)容就可以了，相關(guān)部門的忽視，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。而且檔案管理人員的平均年齡較大，對(duì)于新技術(shù)的掌握度低，知識(shí)面更新不及時(shí)，很多的檔案管理人員還在使用以前的工作形式，使檔案管理的數(shù)字化發(fā)展緩慢。

（2）勞動(dòng)者的安全權(quán)受到破壞。近幾年，因?yàn)闄n案管理領(lǐng)域不夠健全，加之互聯(lián)網(wǎng)的交易虛擬性，使檔案管理出現(xiàn)了一些不安全的問題。安全權(quán)保障在以前檔案的管理中主要是由檔案的管理人員和檔案的提交人員兩方共同完成的，在一般的管理當(dāng)中，僅有當(dāng)檔案的管理人員明確檔案的提交人員能夠查閱的時(shí)候才可以進(jìn)行；當(dāng)該環(huán)節(jié)存在問題的時(shí)候，檔案的管理人員完全能夠?qū)Σ僮鬟M(jìn)行取消，進(jìn)而確保檔案擁有人員的有效權(quán)益。在如今檔案的管理中，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的虛擬性，檔案安全的管理?xiàng)l件就有可能會(huì)受到不法份子與部分黑客的損壞。

（3）缺少一定的行業(yè)自律。一般來(lái)講，檔案的管理缺少相關(guān)的擔(dān)保體制。在商品的買賣中，均會(huì)引進(jìn)第三方來(lái)實(shí)行監(jiān)管，有效的對(duì)不法商家的基本行為進(jìn)行控制。然而，在檔案的管理當(dāng)中，當(dāng)檔案的管理存在問題的時(shí)候，因?yàn)閲?guó)內(nèi)智力勞動(dòng)者維權(quán)的意識(shí)不高，加之其也付出了不高的成本，通常自己會(huì)承擔(dān)這類損失。

三、大數(shù)據(jù)下提高檔案管理水平的路徑和對(duì)策

（1）檔案管理創(chuàng)新。包括：檔案管理創(chuàng)新內(nèi)容：在檔案管理中，服務(wù)是它的基本宗旨。檔案管理創(chuàng)新是依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、服務(wù)空間以及深入服務(wù)發(fā)展來(lái)進(jìn)行，以此滿足用戶對(duì)于資源的需求，為他們提供個(gè)性化特色服務(wù)。創(chuàng)新的必要性：在現(xiàn)代化社會(huì)進(jìn)程之中，有創(chuàng)新才會(huì)有進(jìn)步，創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展基本要求。隨著現(xiàn)代化信息社會(huì)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)上資源也越來(lái)越豐富，這就更加要求檔案管理者將其中的文獻(xiàn)資料進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，向多元化信息服務(wù)靠近，從封閉向開放進(jìn)行轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)質(zhì)量，與用戶多進(jìn)行溝通，為用戶提供更多有效的多元化服務(wù)。樹立創(chuàng)新意識(shí)：在先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理應(yīng)該不斷優(yōu)化創(chuàng)新，積極應(yīng)對(duì)社會(huì)需求。同時(shí)，檔案管理者也應(yīng)該主動(dòng)完善自身專業(yè)知識(shí)與工作素質(zhì)，開設(shè)具有特色的個(gè)性化服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)理念，滿足客戶一切合理需求。

（2）加強(qiáng)重視，注重相關(guān)人員的素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開始，在根本處認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作。促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)條件就是對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握。當(dāng)前，我們必須對(duì)檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對(duì)軟件的使用，還有對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)管理，都要依靠熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程，掌握先進(jìn)的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核，以督促檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)崗位價(jià)值。

（3）提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用度。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們不僅要關(guān)注數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與共享，還要關(guān)注安全問題，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等方面都存著不同程度的安全問題，尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)節(jié)，需要專業(yè)的技術(shù)進(jìn)行檔案的保密管理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)立防火墻等，避免檔案資料受到損害。綜上所述，技術(shù)的提高是迫在眉睫的，技術(shù)的提高能夠促進(jìn)大數(shù)據(jù)綜合管理模式的高度形成。

（4）互聯(lián)網(wǎng)建立平臺(tái)，增加檔案信息的管理安全。檔案的管理在大數(shù)據(jù)條件下必須全面運(yùn)用現(xiàn)存的互聯(lián)網(wǎng)信息的平臺(tái)，建立一個(gè)有關(guān)檔案的管理人員與檔案的提交人員的操作性平臺(tái)。第一，要對(duì)檔案部門的信息化管理?xiàng)l件進(jìn)行改進(jìn)，使之具備大數(shù)據(jù)的相關(guān)平臺(tái)。第二，積極通過大數(shù)據(jù)的平臺(tái)，把檔案的相關(guān)管理工作融為一體，逐步改進(jìn)業(yè)務(wù)的流程。第三，大數(shù)據(jù)的條件下，要積極增加檔案信息管理平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全性，通過合理的制度，使得檔案信息的管理處于安全狀態(tài)。

（5）大數(shù)據(jù)條件下嚴(yán)格檔案的管理體制以及準(zhǔn)入機(jī)制。因?yàn)闄n案的管理主要是對(duì)特殊的智力勞動(dòng)者群體來(lái)說(shuō)的，因而其準(zhǔn)入準(zhǔn)則不但不應(yīng)當(dāng)降低，相反應(yīng)該增加。

在這樣急速變革的社會(huì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使我國(guó)許多行業(yè)都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，面對(duì)大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的方興未艾的信息技術(shù)革命，檔案工作在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，我們需要剖析檔案管理中存在的問題，并正視問題，解決問題。我們要抓住時(shí)代變革帶來(lái)的機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)新求變，為檔案管理工作開創(chuàng)新局面，與社會(huì)一同步入嶄新的時(shí)代。

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（作者單位：中共揚(yáng)州市委黨校，江蘇 揚(yáng)州 225000）