對(duì)總部片區(qū)辦公室文秘隊(duì)伍建設(shè)的調(diào)查與思考

馬婉星

本文主要以總部片區(qū)5個(gè)單位辦公室文秘隊(duì)伍（主要指從事文字工作的秘書）為對(duì)象，通過(guò)普遍調(diào)查和典型調(diào)查的方式，了解公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍的基本情況，對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，有針對(duì)性地對(duì)加強(qiáng)總部辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍建設(shè)提出建議，探討如何使文秘人員進(jìn)一步適應(yīng)公司改革發(fā)展的需要，希望對(duì)加強(qiáng)公司辦公室系統(tǒng)的文秘隊(duì)伍建設(shè)提供一定的參考。

一、基本情況

（一）調(diào)研對(duì)象基本情況。本次調(diào)研的對(duì)象為總部片區(qū)建設(shè)公司辦公室、三個(gè)事業(yè)部和中核設(shè)計(jì)辦公室文秘人員，主要為從事公文業(yè)務(wù)、文稿寫作相關(guān)人員。據(jù)統(tǒng)計(jì)，公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)共有41人，其中文秘人員有16人，僅有1名男性。1.年齡結(jié)構(gòu)。最大48歲，最小26歲。30歲以下的8人，占50%；30—40歲的6人，占37.5%；40歲以上的2人，占12.5%。2.學(xué)歷構(gòu)成。碩士1人，占6.25%；本科6人，占37.5%；?？?人，占50%；中專1人，占6.25%。其中第一學(xué)歷為本科以上的6人，占37.5%；?？?人，占25%；高中、中專、技校的6人，占37.5%。3.專業(yè)構(gòu)成。文史類對(duì)口或相近專業(yè)人員4人，占25%；理工或其他相距較大專業(yè)12人，占75%。4.政治面貌。黨員10人，占62.5%；群眾或團(tuán)員6人，占37.5%。5.崗位職責(zé)。6人從事與文稿撰寫相關(guān)的工作，即文字秘書，占37.5%；10人從事公文收發(fā)或其他相關(guān)工作，占62.5%。同時(shí)，每個(gè)人都或多或少承擔(dān)信息、督辦、印章、文檔、保密、信訪、會(huì)議等其他事務(wù)性工作?？偛扛魇聵I(yè)部、中核設(shè)計(jì)辦公室文秘人員同時(shí)還要兼顧黨紀(jì)團(tuán)工等工作。

（二）調(diào)研情況。本次調(diào)查問(wèn)卷發(fā)放和訪談范圍包括文秘人員、辦公室主任、辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)和其他部門隨機(jī)人員共計(jì)30人。他們對(duì)于公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍的意見(jiàn)和建議如下：1.31%的人認(rèn)為文秘人員最合適的年齡為25—35歲，38%的人認(rèn)為30—45歲，31%的人認(rèn)為可以不限年齡。2.100%的人認(rèn)為文秘人員需要實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及相應(yīng)的培養(yǎng)。其中18%的人認(rèn)為需要3個(gè)月至半年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，47%認(rèn)為需要1年，35%認(rèn)為需要2—3年；12%的人認(rèn)為需要培養(yǎng)半年，59%的人認(rèn)為需要培養(yǎng)1年，29%的人認(rèn)為需要培訓(xùn)2年。3.71%的人認(rèn)為文秘人員需要秘書、檔案或計(jì)算機(jī)等相應(yīng)的資格證書，29%的人認(rèn)為能力比證書重要。4.100%的人認(rèn)為公司特別是總部辦公室文秘人員崗位任職需要有相應(yīng)的資格或門檻。主要從專業(yè)、資質(zhì)證書、工作經(jīng)驗(yàn)和崗位層級(jí)考慮，同時(shí)也要關(guān)注政治素質(zhì)、工作能力和工作態(tài)度。5.100%的人認(rèn)為文秘人員的文字功底非常重要。同時(shí)還應(yīng)在辦公室辦事、辦會(huì)等業(yè)務(wù)能力方面，在對(duì)公司的戰(zhàn)略及政策等各類信息的了解方面，在各種辦公軟硬件方面，以及為人處事的能力方面等均應(yīng)達(dá)到一定的水平。

二、現(xiàn)狀分析

通過(guò)調(diào)查的結(jié)果分析，公司總部辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍的特點(diǎn)和問(wèn)題表現(xiàn)如下：

（一）年齡結(jié)構(gòu)基本合理，但男女比例失調(diào)?？偛哭k公室系統(tǒng)文秘人員的年齡主要在26—40歲之間，年齡結(jié)構(gòu)基本合理。首先，這一年齡階段的人員正處于精力、體力的上升和峰值階段，對(duì)于辦公室繁雜工作更能勝任。其次，這一階段的人員基本已有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠勝任一般性的文書、秘書類工作，特別是各辦公室的“筆桿子”基本在30—40歲之間，能力閱歷和對(duì)公司情況的了解都有了一定的積累，基本能夠滿足各項(xiàng)工作的需要。

主要問(wèn)題：一是公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)中只有1名男性文秘人員，男女比例嚴(yán)重失調(diào)。一般來(lái)說(shuō)女性具有細(xì)致、穩(wěn)妥、抗壓能力強(qiáng)等特點(diǎn)，比較適合文秘工作。但是，公司總部片區(qū)辦公室文秘人員的年齡段不僅是工作的黃金時(shí)期，也是生養(yǎng)子女的黃金時(shí)期，精力上容易受到影響。二是這一年齡段會(huì)更多考慮下一步的發(fā)展，但受訪文秘人員普遍反映上升通道狹窄，與同時(shí)期參加工作的其他領(lǐng)域人員比較存在差距。

（二）知識(shí)結(jié)構(gòu)欠佳，文秘業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)。文秘人員中大部分為大專畢業(yè)，且專業(yè)五花八門，與文秘工作相距甚遠(yuǎn)。同時(shí)，基本沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的理論教育，其知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力素質(zhì)往往表現(xiàn)出種種不適應(yīng)，不是文筆能力不行，就是對(duì)公司的戰(zhàn)略、政策、機(jī)構(gòu)沿襲、其他部門的情況不甚了解，在運(yùn)用現(xiàn)代辦公技術(shù)處理信息方面的能力也存在不足。僅依靠短短幾天的師帶徒方式，更多地只是從事一些技術(shù)性不強(qiáng)、靠熟悉和重復(fù)就能上手的工作。

主要問(wèn)題：一是很多受訪人員一方面認(rèn)為文秘人員的文字能力很重要，另一方面又認(rèn)為文秘就是做個(gè)收發(fā)文、給領(lǐng)導(dǎo)整理材料、處理雜事而已，文秘人員的工作得不到肯定和重視。二是各單位的“筆桿子”往往只有一個(gè)，缺少后備人選，且存在“能者多勞”的情況。三是受訪人員普遍認(rèn)為，文秘人員既要做專家，又要做雜家，即文秘業(yè)務(wù)能力要專，其他知識(shí)儲(chǔ)備要雜，這樣才能真真做到“外腦”的“輔政”作用。這樣看來(lái)，文秘人員一方面被看低，一方面又被“寄予厚望”。但要達(dá)到又專、又雜，個(gè)人的資質(zhì)、能力、時(shí)間的歷練、系統(tǒng)的培養(yǎng)一個(gè)都不能少。

（三）工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，壓力較大。一方面，大部分文秘人員從事文秘工作時(shí)，不是白紙一張，就是半路出家，缺少文秘方面系統(tǒng)的培養(yǎng)，往往是“趕鴨子上架”，業(yè)務(wù)能力欠缺。但是由于辦公室工作時(shí)效性較強(qiáng)，且與領(lǐng)導(dǎo)直接接觸，各種行為都容易被放大，因此工作壓力較大。另一方面，一些文秘人員整天忙于應(yīng)付事務(wù)工作，“辦文辦會(huì)、跑腿打雜”，成天低頭趕路，很少有時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)和思考如何進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力。

主要問(wèn)題：一是總部辦公室人員流動(dòng)較快，一些經(jīng)過(guò)培訓(xùn)成長(zhǎng)起來(lái)的文秘人員在近五年中不斷調(diào)離，文秘隊(duì)伍經(jīng)受了幾乎是脫胎換骨式的更新交替。新替補(bǔ)上來(lái)的人員往往業(yè)務(wù)不熟悉，基本沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，其知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力水平與工作不適應(yīng)，尤其是文字綜合能力一般甚至較差。二是長(zhǎng)期在總部工作的人員缺少對(duì)基層的了解；而基層調(diào)往總部的人員雖然對(duì)基層了解，但過(guò)于狹窄，對(duì)公司整體情況往往不熟悉、不了解，缺乏全局意識(shí)。三是有些文秘人員曾經(jīng)從事宣傳或工會(huì)、團(tuán)委工作，其性格和辦事風(fēng)格與文秘工作尚不能很好適應(yīng)。四是公司總部辦公室文秘人員在寫作能力上并不突出，對(duì)于紀(jì)要、講話稿、報(bào)告等綜合要求較高的材料，在知識(shí)積累和寫作能力上存在一定差距。

（四）成就感不強(qiáng)，文秘工作動(dòng)力不足。已經(jīng)從事文秘工作的人員，分為三種情況，第一種是處于關(guān)鍵崗位、工作能力較強(qiáng)，已結(jié)婚生子的；第二種是未婚、能力較強(qiáng)，且在公司沒(méi)有較大牽絆的；第三種是從事的崗位專業(yè)要求不高，主要為公文收發(fā)等重復(fù)性或規(guī)范性較強(qiáng)的工作。本科以上的文秘人員往往覺(jué)得與同期參加工作的同事（工程、經(jīng)營(yíng)發(fā)展等方向）相比，長(zhǎng)期止步不前，存在失落感。在評(píng)價(jià)工作績(jī)效時(shí)，文秘人員往往會(huì)被忽視、低看，尤其是文字工作的隱性成績(jī)很難得到認(rèn)可，其他人員對(duì)于文秘工作的整體印象也往往停留在低層級(jí)事務(wù)性崗位的印象上。

主要問(wèn)題：已從事文秘工作的人員，第一種和第三種因?yàn)榧彝ズ蛡€(gè)人能力等原因相對(duì)穩(wěn)定，但第一種人員因自身價(jià)值得不到更多的認(rèn)同感，對(duì)于自我規(guī)劃基本都是向其他專業(yè)方向發(fā)展；第二種人員則存在較大的不穩(wěn)定性，一旦有機(jī)會(huì)或更好的選擇，就會(huì)立刻尋找機(jī)會(huì)離開(kāi)。未從事文秘工作的人員對(duì)于進(jìn)入這一專業(yè)明顯存在疑慮，從更利于自身發(fā)展的角度考慮，一般不將文秘崗位作為最佳選擇。當(dāng)一些優(yōu)秀的文字秘書調(diào)離后，新的人員往往一時(shí)難以補(bǔ)充到位，或出現(xiàn)隨意調(diào)配人員的情況。

三、對(duì)策和思路

從本次調(diào)研獲得的意見(jiàn)顯示，大家（包括文秘人員自身）對(duì)于文秘人員的要求相對(duì)較高。主要?dú)w納如下：政治素質(zhì)高，能夠嚴(yán)守工作秘密；工作經(jīng)驗(yàn)豐富，專業(yè)能力突出（包括PPT制作等現(xiàn)代辦公軟件使用能力等實(shí)用能力，辦事能力，記憶能力等等）；溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，能夠起到公司上下、內(nèi)外的橋梁和潤(rùn)滑作用；學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)，能夠成為雜家；知識(shí)豐富，寫作能力強(qiáng)，能起到以文輔政的作用；細(xì)致耐心，高效執(zhí)行，反應(yīng)迅速；耐得住寂寞、扛得住壓力。結(jié)合調(diào)研結(jié)果和問(wèn)題分析，以及受調(diào)研人員提出的建議，筆者對(duì)公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍建設(shè)提出思路如下：

（一）建立文秘人員尤其是公司總部文秘人員準(zhǔn)入機(jī)制。一是針對(duì)主管以上人員，在專業(yè)和工作經(jīng)驗(yàn)上要有相應(yīng)的要求，比如專業(yè)對(duì)口，應(yīng)有2年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，文筆水平較高，在原單位應(yīng)已承擔(dān)重要文稿寫作工作1年以上；如專業(yè)不對(duì)口，則應(yīng)取得相應(yīng)培訓(xùn)證書，有3年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，文筆水平較高，在原單位應(yīng)已承擔(dān)重要文稿寫作工作2年以上等。同時(shí)，應(yīng)為中共黨員，有原工作單位直接上級(jí)對(duì)其的推薦信、近兩個(gè)季度績(jī)效排名和個(gè)人起草的重要文稿案例。對(duì)于一般事務(wù)性人員則可以適當(dāng)放寬要求，但仍應(yīng)具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

（二）建立試用和淘汰機(jī)制。對(duì)于調(diào)往總部片區(qū)尤其是公司辦公室的文秘人員，應(yīng)采取3個(gè)月的試用期機(jī)制，如不能適應(yīng)總部工作節(jié)奏和要求的，不再留用。同時(shí)，對(duì)于已在總部辦公室工作的文秘人員，如連續(xù)兩個(gè)季度績(jī)效考核倒數(shù)，且直接上級(jí)認(rèn)為不能勝任工作的，建議采取降低崗級(jí)措施，如后續(xù)兩個(gè)季度仍然考核倒數(shù)，沒(méi)有實(shí)質(zhì)改進(jìn)的，建議調(diào)離崗位。通過(guò)嚴(yán)把入口、疏通出口，確保文秘隊(duì)伍的健康發(fā)展。

（三）開(kāi)展上掛鍛煉和崗位交流。定期選調(diào)基層單位文秘人員或其他寫作能力較強(qiáng)的人員到公司總部片區(qū)辦公室跟班學(xué)習(xí)鍛煉至少半年，在此過(guò)程中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀文秘人才，并以此建立文秘后備人員信息庫(kù)，為選拔文秘后備人才提供保障。同時(shí)，對(duì)于總部文秘隊(duì)伍中較優(yōu)秀的人才，可采取崗位交流的方式，到總部其他部門、公司基層單位進(jìn)行1—3個(gè)月的短期學(xué)習(xí)鍛煉，以使他們進(jìn)一步了解公司各方面的情況，拓展內(nèi)部視野。

（四）科學(xué)開(kāi)發(fā)文秘人才。鑒于現(xiàn)實(shí)生活中由于性格、能力使然，不可能讓每個(gè)文秘人員成為全才。因此，在選用過(guò)程中，要不拘一格，不求全責(zé)備。一方面把一些基礎(chǔ)好、素質(zhì)高的人才選進(jìn)文秘隊(duì)伍，另一方面要分析他們的性格和優(yōu)勢(shì)所在，將他們向自己更能勝任的方向和崗位培養(yǎng)。通過(guò)科學(xué)的開(kāi)發(fā)，形成性別比例協(xié)調(diào)、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、富有生機(jī)活力的文秘隊(duì)伍。

（五）加大培訓(xùn)力度。一是采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，不定期組織文秘人員參加社會(huì)培訓(xùn)取證，到其他單位交流學(xué)習(xí)，拓寬視野，拓展知識(shí)面。同時(shí)，結(jié)合工作實(shí)際，邀請(qǐng)外部專家、教師舉辦專題講座、培訓(xùn)課程，內(nèi)部開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流，不斷提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域。不但要學(xué)習(xí)秘書專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)政治理論、政策法規(guī)、綜合協(xié)調(diào)、經(jīng)濟(jì)、管理、安裝專業(yè)和核能行業(yè)、現(xiàn)代辦公工具等有關(guān)知識(shí)，努力使文秘人員成為“多面手”。三是為文秘人員提供更多參與公司重要政策實(shí)施、重要改革落實(shí)的機(jī)會(huì)，讓其盡可能多地旁聽(tīng)各類重要會(huì)議，了解公司的各種真實(shí)信息和領(lǐng)導(dǎo)的所思所想，形成更廣闊的思想格局。

（六）營(yíng)造良好工作環(huán)境。一是堅(jiān)持正確的用人導(dǎo)向。使優(yōu)秀文秘人員在工作中獲得更多的尊重和滿足感，為其提供更廣闊的發(fā)展空間，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造性。二是在工作上創(chuàng)造條件。有意識(shí)地經(jīng)常給文秘人員出課題、定計(jì)劃、交任務(wù)、壓擔(dān)子。讓他們?cè)谄湮?、履其職、盡其責(zé)，發(fā)揮更大的效用，而不是成天被繁雜的事務(wù)性工作捆住手腳。三是加強(qiáng)文秘隊(duì)伍的作風(fēng)建設(shè)。要引導(dǎo)文秘人員正確認(rèn)識(shí)自己的工作和價(jià)值，能以大局為重、工作為重，勇于承擔(dān)責(zé)任；引導(dǎo)他們耐得住寂寞與清苦，甘于在平凡的崗位上創(chuàng)造一流業(yè)績(jī)。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)本次調(diào)研，總體感受大部分受訪的文秘人員工作態(tài)度還是比較樂(lè)觀向上的，只要還在這個(gè)崗位上，都有意愿把每一份工作做好，即使是一份普通文件的校對(duì)成果，一份普通講話稿的寫就，對(duì)他們來(lái)說(shuō)也是一份“小確幸”。同時(shí)，他們也有著自己對(duì)于工作與生活不同的訴求。如何幫助他們進(jìn)一步成長(zhǎng)，如何進(jìn)一步充實(shí)和提升公司總部文秘隊(duì)伍的整體素質(zhì)，因涉及到工作機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、人才機(jī)制等多個(gè)方面，不可能一蹴而就，謹(jǐn)希望通過(guò)這篇文章能夠提供一定的參考。