淺析事業(yè)單位人事檔案管理的問題和對(duì)策

汪春芬

【摘要】在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的無紙化辦公，給事業(yè)單位人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，當(dāng)然也是機(jī)遇。原先事業(yè)單位人事檔案管理存在不少問題，如不健全的制度，從而導(dǎo)致信息的泄露，這些都是刻不容緩亟須解決的問題。本文是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用普及出現(xiàn)辦公無紙化這種新形勢(shì)下，針對(duì)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理的一些新老問題，進(jìn)行剖析，繼而提出對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人新形勢(shì)；事業(yè)單位；人事；檔案管理

事業(yè)單位是指受國家行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，沒有生產(chǎn)收入、所需經(jīng)費(fèi)由公共財(cái)政支出、不實(shí)行經(jīng)濟(jì)核算、主要提供教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)公共組織。人事管理，是人力資源管理的第一個(gè)步驟。事業(yè)單位人事檔案管理，是在國有資產(chǎn)建立的活動(dòng)組織進(jìn)行人力資源管理的第一步。隨著改革力度的不斷加大，怎么樣對(duì)其進(jìn)行管理，是一個(gè)重大的而又亟須解決的問題。

一、新形勢(shì)下的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)主義制度優(yōu)越性越來越被人們發(fā)現(xiàn)，社會(huì)各個(gè)部門都在深化改革。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及、無紙化操作，是當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理的最大特點(diǎn)。以前人事管理上的手段，已經(jīng)愈發(fā)不能適應(yīng)現(xiàn)在的情況，我們需要解鎖新的辦法，符合新的狀況。新形勢(shì)下的問題包括：重視不夠、制度落后、信息化程度低、服務(wù)意識(shí)薄弱。

（一）重視不夠。事業(yè)單位人事檔案管理是一個(gè)艱巨的任務(wù)，但由于工作的特殊性，外在的人不容易知道這種工作，不夠光彩奪目。它具有高隱蔽性、高保密性，很多人不知道這是一種怎么樣的工作。這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員在思想上對(duì)于這個(gè)工作不夠重視，認(rèn)為這只是個(gè)傳抄文件，不給別人知道就行了的簡單工作，往往敷衍了事。另一方面，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，經(jīng)常忽視這方面的工作，殊不知，一旦發(fā)生問題，后果很嚴(yán)重。

（二）制度落后。改革開放進(jìn)行了將近40年，我們?nèi)〉昧丝筛杩善某删?，凡是有利就有弊，有好就有壞，生活中很多事情的問題，都會(huì)存在“制度落后”這一點(diǎn)，看來國家的全面深化體制改革還需要加大力度加大投入。我們事業(yè)單位人事檔案管理的制度落后，落后在從事的工作人員專業(yè)性不高，水平低下，這種狀況在以往還能應(yīng)付過去?？墒请S著新形勢(shì)的出現(xiàn)，老一套已經(jīng)不行了。這份工作，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用致使辦公無紙化，雖然效率高了，但需要高素質(zhì)的員工進(jìn)行繁瑣而又連續(xù)性極強(qiáng)的操作。我們發(fā)現(xiàn)，制度落后，如編制問題，如其他部門兼任的問題，會(huì)導(dǎo)致第一個(gè)問題——重視不夠，重視不夠，又反過來導(dǎo)致出現(xiàn)制度落后問題。因?yàn)椋@兩個(gè)問題，是首要的要求同時(shí)解決的問題。

（三）信息化程度低。信息化社會(huì)，無紙化辦公，在這樣的新形勢(shì)下，事業(yè)單位人事檔案管理若是信息化程度低，就是一個(gè)特別尷尬的癥狀。信息化程度低，一些工作就來不及處理，特別是一些流動(dòng)人員的檔案處理。問題在于處理手段老舊而單一，相關(guān)高科技設(shè)備利用率低，甚至還有相當(dāng)一部分老員工根本不會(huì)使用，雖然進(jìn)入無紙化辦公的時(shí)代，但他們還在用紙質(zhì)文件。其他問題還有“死檔”問題，雖然目前由于相關(guān)政策的出臺(tái)，已經(jīng)緩和了一點(diǎn)矛盾，但是隱藏的矛盾還在，不能掉以輕心。

（四）服務(wù)意識(shí)薄弱。這似乎是個(gè)必然存在的問題，重視不夠與制度落后兩大問題相互促成，就不會(huì)對(duì)這種工作進(jìn)行投入，又會(huì)導(dǎo)致信息化程度低這個(gè)問題，自然而然就有了服務(wù)意識(shí)薄弱問題。管理的目的，在于更好的應(yīng)用。但是，即使是現(xiàn)在，很多人認(rèn)為檔案只要保密存儲(chǔ)就行了，并不是經(jīng)常利用，服務(wù)意識(shí)相當(dāng)薄弱，只做了一個(gè)基本的工作，忽視了后續(xù)的工作發(fā)展。就算是用了，也是水平很低的使用，且使用方式單一，范圍小。更不要說在新形勢(shì)下，大多數(shù)人對(duì)于這份工作的認(rèn)知，都沒有達(dá)到它原先該有的狀況。這也是一個(gè)亟須解決的問題。

二、相應(yīng)的對(duì)策

針對(duì)上述的幾個(gè)問題，所提出的對(duì)策不外乎：加強(qiáng)重視，完善制度，培育人才，加速信息化建設(shè)。

（一）加強(qiáng)重視。在社會(huì)主義中國，治國先從治黨做起，治黨先從思想上治黨。毛主席說過，很多人身體上入了黨，思想?yún)s沒有入黨，這是不行的。同樣的道理，加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的重視，首先要加強(qiáng)工作人員以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想上對(duì)于這份工作的重視，加大對(duì)于這份工作的投入，培育熱愛這份工作的意識(shí)，形成工匠精神，做好檔案管理工作。

（二）完善制度。工欲善其事，必先利其器，同樣，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，就要完善制度，要從上往下梳理一遍工作流程，改進(jìn)工藝，改掉不夠重視敷衍了事的毛病，認(rèn)真對(duì)待這份工作，不要認(rèn)為這份工作只是抄寫與保密存儲(chǔ)而已。

（三）培育人才。人才是第一生產(chǎn)力。新形勢(shì)下，人才的爭奪已經(jīng)愈演愈烈，所以我們也要爭奪人才培育人才。我們要不拘一格降人才，不僅從高校中挖掘，還要從生活中發(fā)現(xiàn)；不僅重視對(duì)對(duì)口專業(yè)人才的爭奪，還可以加強(qiáng)對(duì)非對(duì)口專業(yè)但熱愛這份工作的人才的培育；事業(yè)單位文職工作很多是女性，所以新形勢(shì)下我們不僅要女性，也要一些有發(fā)展前途的男性。重視人才、培育人才，只有人才才會(huì)認(rèn)可這份工作并干好這份工作。

（四）加速信息化建設(shè)。在加強(qiáng)重視、完善制度、培育人才的前提下，我們必須加快進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，進(jìn)行全面無紙化操作。加大投入，積極引進(jìn)高科技產(chǎn)品，積極挖掘新的操作流程。引進(jìn)高科技，更要會(huì)使用高科技用好高科技，以此保證檔案管理工作的保密性、高效性等。

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