新背景下事業(yè)單位檔案管理改革策略探究

謝錦

【摘要】事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有重要作用。檔案管理部門需要通過制定相應的規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理。與此同時，國家也要完善檔案管理的相關法律法規(guī)，使檔案管理有法可依，保證管理工作有效展開，維護檔案管理人員的合法利益。本文致力于從現(xiàn)狀和改革策略兩個方面研究檔案管理，從而為這一工作獻計獻策。

【關鍵詞】事業(yè)單位檔案管理；改革措施

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，對于事業(yè)單位的工作人員來說，需要有較強的事業(yè)心和敬業(yè)精神，需要有較強的專業(yè)知識和技能。研究這一方面的現(xiàn)狀和應對策略，希望能夠為相關工作人員提供有益參考。

一、事業(yè)單位目前的檔案管理情況

（一）對事業(yè)單位的檔案管理工作重視程度不足。幾乎每個事業(yè)單位都設有檔案管理部門和相應的工作人員，但不管是單位領導，還是工作人員本身，對檔案管理工作的重視度均不夠。很多人的認識水平還停留在檔案管理只不過是抄抄寫寫的工作觀念上，這在思想上就妨礙了這一工作的發(fā)展。他們沒有認識到檔案部門是事業(yè)單位的重要部門。

（二）管理人員自身業(yè)務素質差。在現(xiàn)實的管理中，由于缺乏對檔案管理的重視，檔案管理人員的使用存在著專業(yè)知識缺乏、業(yè)務水平差的問題。更多單位檔案管理人員并非由相關專業(yè)知識的人來擔任，廣泛存在著其他工作人員兼職管理檔案的情況。這勢必造成檔案管理的混亂。同時由于很多單位辦公條件，特別是檔案管理沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公，管理人員仍然采取手抄的辦公方式，效率低下、質量不高成為問題，諸如信息不完，不細，調整難度大等等。不加強計算機和網(wǎng)絡知識學習，不增強專業(yè)知識學習，不改善辦公條件，不進行相關技能培訓，檔案管理已經(jīng)達不到單位現(xiàn)代化人事管理的要求。

（三）檔案管理的設備技術條件落后。隨著信息時代的到來，計算機網(wǎng)絡技術快速發(fā)展，現(xiàn)代化的辦公設備和人事管理軟件已經(jīng)得到廣泛推廣，特別是在經(jīng)濟發(fā)展迅猛的企業(yè)單位里。相比之下，在一些事業(yè)單位中，辦公設備和技術手段仍然停留在傳統(tǒng)水準上，這種情況不改善，高效率、高質量的檔案管理只能是一句空話。

二、新的背景下事業(yè)單位檔案管理改革策略

（一）增強法律意識，建立健全檔案管理的規(guī)章制度。在檔案管理中要增強權利和義務意識，這是做好這一工作的重要前提。首先，加強對檔案管理的核心法律——《檔案法》的學習和研究，如此，檔案管理人員在從事這一工作時，才能明確哪些事情是該做的，哪些事情是不該做的不能做的。這樣在工作中就能自覺約束自己。其次，事業(yè)單位領導也要高度重視，對沒有相關規(guī)則制度的要盡快建立相關規(guī)章制度，有相關規(guī)章制度的，要進一步完善這一制度，嚴格按照制度辦事，對工作人員嚴格要求，定期要求他們匯報工作，加強監(jiān)察督促。同時把檔案管理工作納入單位整體工作計劃中，建立工作計劃，使工作人員按計劃有步驟展開工作。

（二）改善檔案管理的辦公設施，提高辦公效率。正如上文提到的，計算機網(wǎng)絡技術在現(xiàn)代辦公中廣泛運用，檔案管理，涉及信息多，操作繁雜，工作人員的工作量繁重，需要運用現(xiàn)代化的辦公技術來提高辦公效率。購置現(xiàn)代化的辦工設備和相關辦公軟件，配備相應的技術手段，是現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展檔案管理的必然選擇。雖然一些單位辦公經(jīng)費少，申請困難，但仍然需要有關領導，特別是檔案主管方面的單位和領導積極主動向政府申請改善辦公經(jīng)費，從而保證事業(yè)單位檔案管理辦公設備和辦公條件的改善。除了購買相關設施外，辦公人員也要學習辦公知識，研發(fā)一些有利于提高辦公效率和質量的軟件，不但減少了自己的工作量，提高了辦公效率，也為事業(yè)單位節(jié)約了資源。知識就是力量，知識就是效率，對于檔案管理來說，這同樣是一條至理名言。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務水平和專業(yè)知識技能。提升相關人員的業(yè)務水平和專業(yè)技能要求我們從以下幾方面入手：第一，要加強對檔案管理人員對自身工作的認可度，明確自身工作的重要性，明確工作的具體內容和流程。第二，要加大宣傳，讓更多的員工了解到這一工作的性質，聘用更多專業(yè)人士參加這一工作。第三，對在職人員要加強業(yè)務培訓，增強專業(yè)能力，提高工作效率和質量。第四，完善部門內部分工和具體工作機制，使工作人員各司其職，有序高效工作。第五，對工作人員實行獎懲制度，激勵先進，鞭策后進，形成一個積極向上、充滿競爭和活力的工作環(huán)境。

三、 結語

提高事業(yè)單位檔案管理的水平，需要單位領導和全體員工的參與和支持。相關領導要切實負起責任，重視這一核心工作，改變落后的檔案管理定位，加強對檔案管理工作人員的管理和督促，使工作效率和質量切實提升到新的水平；全體員工也要積極關注和支持檔案管理工作，主動配合檔案管理部門和人員的工作，理解他們工作中遇到的問題。只要整個事業(yè)單位全體人員團結一致，共同關注，檔案管理工作在單位的各項工作中，一定能夠不斷改善，從而促進事業(yè)單位整體工作良好發(fā)展。

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