應用型本科院校檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

【摘要】檔案管理是高校推進轉型發(fā)展和強化行政管理的重要工作環(huán)節(jié)，需要與時俱進，在學校新一輪改革發(fā)展中發(fā)揮其獨特的作用。本文分析了當前應用型本科院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討新形勢下高校檔案管理的發(fā)展趨勢，希望對于推進應用型高校檔案管理工作不斷創(chuàng)新思路、提高成效提供一定的幫助。

【關鍵詞】應用型高校；檔案管理；現(xiàn)狀；發(fā)展趨勢

根據(jù)教育部公布的數(shù)據(jù)，截至2016年5月30日，全國普通高等學校發(fā)展到2595所，其中，本科院校1236所，高職專院校1359所。毫無疑問，高等教育體系為我國改革開放40年來的快速發(fā)展作出了重大貢獻。然而，近年來普通高校尤其是地方本科院校人才培養(yǎng)的結構性矛盾日益突出，畢業(yè)生就業(yè)率低與生產(chǎn)一線所需人才嚴重匱乏之間形成了明顯反差，拷問著高等教育的辦學成效。在這樣的背景下，圍繞經(jīng)濟社會發(fā)展和產(chǎn)業(yè)轉型升級對人才多樣化的需求，積極引導和促進地方高校重新定位、分類發(fā)展，已經(jīng)形成高層決策和社會共識。

地方高校轉型發(fā)展是一項系統(tǒng)工程，涉及方方面面，考驗著高校的頂層設計能力與綜合管理水平。檔案管理工作是高校實施綜合管理的一項非常重要的基礎工作，同時也在一定程度上體現(xiàn)出高校行政管理水平的高低，應當引起足夠的重視。為了適應新形勢下轉型發(fā)展的需要，高校檔案管理工作必須著眼和服務于大局，積極做出與學校改革相適應的改變，推動應用型普通高校健康穩(wěn)定地發(fā)展。

一、高校檔案管理工作的重要性

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校檔案涵蓋了高校的基礎建設、師資隊伍建設、教學、科研、行政、財務等方方面面，是反映高校發(fā)展過程的重要材料和依據(jù)，也是高校健康有序、高效運行的有效保證。對于高校而言，檔案真實反映出高校教學研究與依法民主治理學校的進程，具有權威性、真實性，為高?；A建設、教學評估、師生管理、科學研究等各個管理項目的開展提供了參考數(shù)據(jù)，為高校領導層的科學決策提供了原生態(tài)的信息資料和參考依據(jù)。高校檔案管理的成效，不僅僅是檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)與能力的體現(xiàn)，更是高校推進現(xiàn)代教育改革和發(fā)展總體成效的一面折射鏡和記錄儀，因此，高校檔案工作對于高校的現(xiàn)行管理和未來發(fā)展都具有重要意義。

人才培養(yǎng)始終是高校的第一使命和根本任務。就教學和科研等人才培養(yǎng)活動而言，檔案管理也同樣發(fā)揮著重要的作用?？偟膩碚f，高校的人才培養(yǎng)目標實現(xiàn)最終還是要落實到各項教學與科研活動上。良好的學術風氣、完備的教學能力是學校永續(xù)發(fā)展的基礎，完善的管理制度則是高校順利運行的保證。然而這一切的有效落實，離不開高校檔案的支持，通過梳理歷史檔案，從中發(fā)現(xiàn)學校在處理教學、科研等制度上的態(tài)度、結果等，為現(xiàn)行和未來的教學、科研等活動服務。在制定相關的教學管理制度和教學文件材料時，通過查閱相關的檔案資料，承上啟下、承前啟后，可以做到更加有效的銜接。此外，高校的檔案信息還是教師成長發(fā)展過程的重要存儲器，可以為教師在職稱申報、評先評優(yōu)上提供必要依據(jù)。

二、當前應用型本科院校檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷擴大，這對高校檔案管理來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案管理屬于一項系統(tǒng)化的工程，并且與諸多具體工作項目緊密相連，存在協(xié)同發(fā)展的關系。對于應用型本科院校而言，檔案管理工作受到諸多因素的影響，存在著多方面的問題和不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）對檔案管理工作重視程度不夠。當下我國高等教育走到了戰(zhàn)略性結構調整時代的關口，特別是地方普通高校，面臨著向應用技術型高校轉型發(fā)展的巨大壓力和戰(zhàn)略機遇期。在此背景下，因各高校辦學歷程、辦學目標和辦學條件等不盡相同，導致高校檔案管理尚未形成統(tǒng)一標準，部分高校對于檔案管理工作沒有引起足夠重視，甚至持有輕視的錯誤理念，從而導致檔案管理工作不能步入正常軌道。

（二）檔案管理人員素質參差不齊。由于應用型本科院校普遍成立時間較短、辦學條件相對薄弱，在學校檔案工作上的經(jīng)費投入和管理方式存在許多先天不足。在人員的素質上，檔案管理編制不足，檔案管理從業(yè)人員并不都是專門崗位，人員的素質和業(yè)務能力參差不齊，對于檔案管理的重要性缺乏應有認識，工作方式依然局限在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認為檔案管理就是簡單的檔案資料的收檔、歸納和整理工作，往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責任意識和進取精神，工作的積極性與主動性需要進一步加強。

（三）崗位待遇反差較大。相對于高校的教學、科研、財務等主體崗位而言，檔案管理機構偏于一角，地位不高，檔案從業(yè)人員在進修、培訓與個人發(fā)展等方而的機會不多，崗位待遇較低。另一方面，在應用型高校全面推進轉型發(fā)展、不斷深化校企合作和加強對外交流的新形勢下，檔案管理工作的內(nèi)容和資料收集范圍必將進一步擴大，這給高校檔案管理人員帶來了極大的工作壓力。長此以往，造成很多檔案從業(yè)人員的個人成就感降低，表現(xiàn)出一定的職業(yè)倦怠傾向。

（四）機構設置不健全?，F(xiàn)實中依然存在部分高校沒有設置專門的檔案結構和管理工作人員，或者專職的檔案管理人員隊伍還沒有形成，片面地將檔案管理工作和一般的辦公室業(yè)務行為混為一談，部分高校的檔案管理工作甚至是由其他相關辦公室人員兼職完成，從而導致檔案管理制度不完善，管理標準不統(tǒng)一，檔案質量良蕎不齊。

（五）經(jīng)費投入不足。由于應用型高校正處于轉型發(fā)展和上升期，各項建設都需要經(jīng)費支撐，對檔案管理的經(jīng)費預算相對不足，導致很多檔案管理的硬件設施和辦公條件停留在早期水平上，甚至沒有設立專門的檔案庫房，檔案管理的信息化建設更是無從談起，嚴重制約了高校檔案管理的現(xiàn)代化進程。

（六）管理方式相對落后。近年來，現(xiàn)代科技與計算機信息技術飛速發(fā)展，給各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極推動作用。然而，就高校的檔案管理工作看，管理方法與手段大部分還處于落后的境況，有些高校在檔案管理上依然只有“紙上談兵”，（下轉第172頁）（上接第170頁）電子化和數(shù)字化的檔案管理模式?jīng)]有提上建設議程，檔案形式過于單一，檔案管理工作中的方法與技術缺乏多元化手段，檔案的利用效率低下。

三、未來應用型本科院校檔案管理的發(fā)展趨勢

雖然高校檔案管的工作還存在著諸多不足和問題，但隨著信息化時代和科技時代的到來，各高校會做出更多的努力，以改變現(xiàn)在的不良工作現(xiàn)狀。隨著我國高等教育改革的日益深化，結合社會實踐對檔案管理工作的客觀要求和現(xiàn)代科技與信息化手段在檔案管理工作的應用，高校檔案管理工作也在積極適應新形勢，跟上時代發(fā)展的步伐，總體上高校檔案管理工作未來呈現(xiàn)以下幾方面的發(fā)展趨勢。

（一）檔案管理的標準化。建立檔案管理評估體系，健全完善的檔案管理標準，是提升應用型本科院校檔案管理工作水平的重要保障。要把檔案人員的經(jīng)驗式管理變?yōu)闃藴驶椭贫然墓芾?，做到依照?guī)程，有章可循。同時，建立良好的評估監(jiān)督體系，形成監(jiān)督機制，能夠及時糾正工作偏差，促進檔案管理工作規(guī)范化。

（二）檔案管理的專業(yè)化。檔案管理專業(yè)化程度在一定程度上決定著高校的整體管理水平，只有建立了自己的專業(yè)化檔案管理體制，建設和發(fā)展專業(yè)化的檔案管理隊伍，才能確保高校在其他建設方面更穩(wěn)定地發(fā)展。高校檔案管理人員要提高對檔案管理專業(yè)化的認識，要用專業(yè)的知識和技術開展工作，創(chuàng)建專業(yè)化管理模式，充分發(fā)揮檔案管理在高校發(fā)展中的重要服務功能。

（三）檔案信息的開放化。高校的檔案資料涉及國家和商業(yè)機密及個人利益，受到《保密法》《著作權法》等相關法律的約束。檔案信息的開放，遵循著檔案自由利用原則、檔案安全原則、保護知識產(chǎn)權和個人隱私權原則。檔案自由利用原則的目標是檔案開放的范圍應最大化、檔案保密的范圍應最小化。從這個角度看，高校檔案應在維護保密和安全的原則下，盡量加大開放力度，發(fā)揮其在人才培養(yǎng)和高校整體發(fā)展過程中的積極作用。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是順應經(jīng)濟社會轉型發(fā)展的現(xiàn)實需要。檔案管理現(xiàn)代化，包括檔案管理組織的現(xiàn)代化、檔案管理方法的現(xiàn)代化、檔案管理技術與設備的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是在傳統(tǒng)檔案管理基礎上發(fā)展起來的，充分利用計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等進行檔案的信息化管理，包括文件材料存貯的電子化、數(shù)字檔案管理過程的計算機化、數(shù)字檔案信息檢索的自動化以及信息流通的網(wǎng)絡化，可見，這是一個綜合性系統(tǒng)工程，也需要配備專業(yè)的技術人員。檔案管理現(xiàn)代化將大大提高檔案管理的工作效率和歸檔資料的查詢與利用效率，還可以減少對紙質檔案的損傷。

四、結語

高校的檔案管理工作應當緊密服務于高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新四大職能，圍繞學校發(fā)展主題，找準自身工作定位，了解發(fā)展和需求趨勢，創(chuàng)新管理策略和工作方式，實施現(xiàn)代化管理模式，不斷增強服務的主動性和預見性，為領導決策和學校各部門開展工作提供優(yōu)質服務，體現(xiàn)檔案工作的價值，更好地為學校發(fā)展作出應有貢獻。

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