如何做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作

梁威

【摘要】在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，辦公室文書檔案管理工作變得越來越重要。因此，要做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，使其為辦公室其他各項工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性，并對進(jìn)一步做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書檔案；收集；歸檔；重要性；措施

一、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

（一）有利于辦公室其他各項工作的順利開展。辦公室文書檔案是對辦公室工作的重要記錄，因此辦公室中收集和歸檔文書檔案是非常重要的一項工作，也是辦公室的重要職能。通過做好辦公室文書檔案收集和歸檔處理，能夠使辦公室各項工作有序開展，對提高辦公室各項工作的效率具有非常重要的作用。

（二）記錄各單位發(fā)展歷程。通過對辦公室文書檔案資料進(jìn)行收集、記錄和歸檔，更好地記錄單位的發(fā)展歷程，科學(xué)和規(guī)范地對單位運(yùn)營中產(chǎn)生的書面材料進(jìn)行整合，能夠為單位相關(guān)人員對資料的查閱和使用提供更多的便利條件。

（三）便于管理者進(jìn)行決策。辦公室文書檔案記錄了單位的發(fā)展情況，能夠為單位各項決策提供重要的參考，而且通過辦公室文書檔案能夠更好地了解和掌握單位實際運(yùn)營情況，并與單位的發(fā)展方向有效結(jié)合，從而為單位發(fā)展計劃的制定及各項重要事件決策提供重要的依據(jù)。

二、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。通過對文書檔案收集和歸檔工作進(jìn)行宣傳，可以為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在文書檔案管理工作中，可以采用多種方式來強(qiáng)化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對文書檔案重要性的宣傳力度，進(jìn)一步對文書檔案管理方法進(jìn)行規(guī)范，強(qiáng)化文書檔案核查力度，進(jìn)一步提高文書檔案管理的質(zhì)量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對文書檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高文書檔案的真實性和完整性，確保辦公室文書檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。為了更好地做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要對文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進(jìn)行細(xì)化和明確，針對單位實際情況進(jìn)一步對文書檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，制定合理的職責(zé)分工制度，實現(xiàn)辦公室文書檔案的統(tǒng)一集中保管。同時各單位還要根據(jù)自身發(fā)展的實際需要來對文書檔案管理制度和管理方法進(jìn)行更新和改進(jìn)，從而更好地滿足文書檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強(qiáng)臨時性檔案文件材料的收集。在部分人員調(diào)動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導(dǎo)致文件資料無法及時歸檔，甚至出現(xiàn)丟失的情況。因此文書檔案管理人員要定期對上一年度的文書檔案進(jìn)行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調(diào)動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續(xù)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）全面提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要構(gòu)建完善的管理體制，同時還要努力提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。通過定期培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平和管理能力，全面提升文書檔案管理人員的自身素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好辦公室文書檔案管理工作，努力提高文書檔案管理水平，為文書檔案工作的順利開展起到積極的促進(jìn)作用。

三、結(jié)束語

在辦公室文書檔案收集和歸檔工作中，由于受到傳統(tǒng)文書檔案管理工作的制約，當(dāng)前辦公室文書檔案收集和歸檔工作中還存在許多不足之處，如管理人員自身素質(zhì)不高、檔案管理意識和材料收集意識不強(qiáng)，這些問題的存在都給辦公室文書檔案收集和歸檔工作帶來了較大的影響，造成辦公室文書檔案工作質(zhì)量下降，影響了辦公室文書檔案的利用效率。因此單位管理人員要提高對辦公室文書檔案管理工作的重視度，強(qiáng)化文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其在工作中端正態(tài)度，充分的利用先進(jìn)的技術(shù)和手段來提高辦公室文書檔案收集和歸檔的質(zhì)量，為文書檔案的利用打下堅實的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）.

[2]吳佩霞.淺談文書檔案管理中存在的問題及對策[J].東方企業(yè)文化，2011（24）.

[3]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016-03-25.