搞好基層單位檔案管理須從文書工作入手

劉錚

【摘要】本文以討論我國基層單位檔案管理工作為主要目的，從機(jī)關(guān)文書方面進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供一些基礎(chǔ)的方法。

【關(guān)鍵詞】基層單位；檔案管理；機(jī)關(guān)文書

檔案管理對于很多單位和企業(yè)來說是一項(xiàng)看起來沒有多難，但是實(shí)際上又對單位的發(fā)展起到至關(guān)重要作用的工作，很多單位知道該工作的重要性，但是重視度和管理度并沒有相應(yīng)地提高，尤其是一些基層單位，不管是技術(shù)上還是人員調(diào)配上都存在著一些問題，要想解決檔案管理工作中出現(xiàn)的情況，就要從機(jī)關(guān)文書方面入手，保證檔案管理工作有序地進(jìn)行和規(guī)劃。

一、機(jī)關(guān)檔案和文書的關(guān)系

機(jī)關(guān)文書和檔案的關(guān)系是十分密切的，檔案來源于對工作文件的有效提取和整理，而工作文件是在機(jī)關(guān)文書工作過程中形成和處理的，因此，工作文件的質(zhì)量將會直接對檔案資料的質(zhì)量和管理產(chǎn)生一定的影響，也就是說，檔案管理工作的前提是機(jī)關(guān)文書的管理，機(jī)關(guān)文書的質(zhì)量將會直接影響到檔案編錄工作的發(fā)展方向。所以，抓好機(jī)關(guān)文書工作就是搞好機(jī)關(guān)檔案文件的關(guān)鍵。

本文所提及的基層單位主要指的是地級市、縣級市、中小型企業(yè)、公司、事業(yè)單位，當(dāng)然也包括各地方的區(qū)鎮(zhèn)鄉(xiāng)政府以及各種二級機(jī)構(gòu)等，那么，在基層單位中，應(yīng)該從哪幾方面來注意機(jī)關(guān)文書工作呢？

二、基層單位機(jī)關(guān)文書工作入手方向

在基層單位中，不管是否建立了相應(yīng)的檔案管理室，不管是否配備有專業(yè)的檔案管理工作人員，要想真正地做好檔案管理工作，就必須要從基層單位機(jī)關(guān)文書工作入手。

（一）保證做好各種文件的處理工作，提高文件的整體質(zhì)量。在很多基層單位處理的工作文件中，大部分都會存在一些質(zhì)量問題，主要表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：一是沒有按照相應(yīng)的規(guī)定和要求辦事；二是文件審核過程不嚴(yán)謹(jǐn)；三是負(fù)責(zé)文件校驗(yàn)和打印的工作人員素質(zhì)較差。對文件的審閱不嚴(yán)格，不細(xì)心，導(dǎo)致文件打印出來漏洞百出，格式混亂，有些文件甚至沒有單位公章就往外寄出，發(fā)文質(zhì)量如果存在問題，不僅會給單位的整體形象帶來影響，而且還會影響到后續(xù)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

對于機(jī)關(guān)文書文件的加工和處理工作，一定要采取一定的強(qiáng)化措施，要建立嚴(yán)格的對于文書文件的擬稿、改稿、審核、簽訂、蓋章、打印、校對、外發(fā)制度，該制度的有效建立和實(shí)施是保證文書文件工作能夠不對后續(xù)檔案管理工作產(chǎn)生影響的基礎(chǔ)條件，對于文件的審核和蓋章過程，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)，最好能做到事必躬親。每一個(gè)單位都應(yīng)該統(tǒng)一建立一個(gè)部門或者辦公室來進(jìn)行文書文件的管理和審核。負(fù)責(zé)公文發(fā)布的工作人員要注意對于需要發(fā)出的文件要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，公文簽發(fā)負(fù)責(zé)人也要嚴(yán)格地按照規(guī)定從原則和政策方面對文件進(jìn)行把關(guān)，凡是需要經(jīng)過打印和蓋章的文書資料，都要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)和簽字后才能執(zhí)行。而且在文件打印期間，一定要注意文件文字的排版、格式以及字號大小，還要注意文本文字間語言的通順和錯(cuò)別字的改正問題，保證打印出來的文件美觀大方，文字清晰，內(nèi)容簡潔明了，進(jìn)而提高整個(gè)文件的質(zhì)量，為后續(xù)的檔案管理工作做足前提保障。

（二）做好文書資料的接收和處理工作，提高文書工作的效率。一份文書文件的收集和處理的質(zhì)量可以直接反映出領(lǐng)導(dǎo)人擬辦工作是否正確及時(shí)，承辦人承辦得是否準(zhǔn)確無誤，這同樣也是提高基層單位文書資料工作的重要表現(xiàn)。然后收到的文書資料能夠有效地在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，還在于基層單位的文書管理人員能否及時(shí)準(zhǔn)確地對文書資料進(jìn)行重要內(nèi)容的提取和傳閱以及催辦。一般按照規(guī)定，當(dāng)天接到的文件，當(dāng)天就要及時(shí)地貼上收文處理單，然后遞交到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)辦公室，等待其進(jìn)行批辦和審閱，文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意和批辦后，文書管理工作人員就要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的批示，進(jìn)行不同部門之間的傳閱?？偠灾?，只有這樣，才能有效地保證在當(dāng)前的基層單位文書接受和處理工作中避免出現(xiàn)文件延遲處理，文件積累、互相推諉、辦事效率低的不良現(xiàn)象。

（三）做好文書管理工作，保證文件集中統(tǒng)一管理。文書文件集中統(tǒng)一管理是保證文件的安全性和及時(shí)性以及準(zhǔn)確性的關(guān)鍵，也是保證歸檔文件齊全、完整的前提，在一個(gè)單位當(dāng)中，以單位的名義進(jìn)行收錄的文件，必須要由相應(yīng)的文書管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行統(tǒng)一的收拆、登記、分送并記錄在冊，收錄文件不多的單位，可以采取按照每周、每月根據(jù)文件收錄的密度來進(jìn)行時(shí)間上的劃分，可以一年使用一個(gè)流水編號，進(jìn)行登記和處理，等待資料全部處理完畢后，及時(shí)地對其進(jìn)行回收和整理，另外關(guān)于單位的發(fā)文，不管數(shù)量多少盡可能做到每年一個(gè)流水號進(jìn)行另外登記，等到文件正本發(fā)出之后，再將文件定稿和存本進(jìn)行及時(shí)歸卷?？傊还苁鞘瘴倪€是發(fā)文，都要及時(shí)地進(jìn)行歸卷，保證其資料的完整性和安全性。

三、結(jié)語

本文介紹了當(dāng)前大多數(shù)基層單位存在的一些關(guān)于檔案整理和文書文件處理方面的問題，關(guān)于文書資料，一定要對其進(jìn)行及時(shí)地處理和歸檔，避免產(chǎn)生拖欠的情況。否則很容易導(dǎo)致在今后的文書資料處理過程中發(fā)生混亂，導(dǎo)致資料的丟失和記混，這對于后期的檔案管理工作來說是非常重要的，也是最基礎(chǔ)的。希望本文能夠?qū)Ω鱾€(gè)地區(qū)基層單位機(jī)關(guān)文書方面的處理工作提供一些幫助。

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